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Checkliste für das Treffen der Trauergruppe

Bei einem Treffen der Trauergruppe brauchen Raum und Ablauf besonders viel Ruhe und Verlässlichkeit. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung des Ruheraums über Einladungen und Anmeldungen bis zur Vorbereitung vor Ort. Plane Gesprächsleitung, Zugang, Sitzkreis und Verpflegung frühzeitig, damit am Tag selbst nichts Grundlegendes fehlt. Auch kleine Dinge wie Namensschilder, Wasser, Taschentücher und gekennzeichnete Diätoptionen solltest du nicht erst kurz vor Beginn organisieren.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ruheraum reservieren

  • Gesprächsleiter bestätigen

  • Einladung erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Praktische Informationen versenden

  • Anwesenheitsliste erstellen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle im Kreis aufstellen

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

  • Erinnerungsecke einrichten

    2 Personen

  • Flipchart aufstellen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Suppe und Brot vorbereiten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

  • Diätoptionen deutlich kennzeichnen

  • Taschentücher und Wasser bereitstellen

  • Begleiter über den Ablauf informieren

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Programm und Absprachen erläutern

  • Eröffnungsritual begleiten

    2 Personen

  • Gesprächsrunde moderieren

    2 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Pause betreuen

    2 Personen

  • Individuelle Unterstützung anbieten

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Zweite Gesprächsrunde betreuen

    2 Personen

  • Gedenkmoment begleiten

    2 Personen

  • Ruhige Pause gestalten

  • Abschließende Gesprächsrunde begleiten

    2 Personen

  • Abschluss und Nachsorge erläutern

    2 Personen

  • Teilnehmer persönlich verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Zurückgelassene Gegenstände kontrollieren

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Abfall sammeln und wegbringen

  • Teilnahmeliste sicher aufbewahren

  • Veranstaltungsort abschließen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Nachsorge-Nachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 24
  • BeistelltischeAnz. 3
  • Garderobenständer

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 24
  • TrinkgläserAnz. 24
  • SuppenschalenAnz. 24
  • TellerAnz. 24
  • BestecksetsAnz. 24
  • ServierlöffelAnz. 4
  • TablettsAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • LED-KerzenAnz. 12
  • BlumenvasenAnz. 3
  • NamensschilderAnz. 24

Ausstattung

  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • Flipchart
  • StifteAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 3
  • Suppenschalen mit DeckelAnz. 2
  • KaraffeAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 6
  • GeschirrtücherAnz. 6

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Ruheraum möglichst 3 bis 4 Wochen vorher und bestätige die Gesprächsleitung spätestens 14 Tage vor dem Termin. So bleibt Zeit, bei einer Absage Ersatz zu finden.
  • Verschicke die Einladung etwa 3 Wochen vorher und sende die praktischen Informationen 3 bis 5 Tage vor dem Treffen erneut. Bitte dabei ausdrücklich um Ernährungswünsche und besondere Hinweise.
  • Plane für jede angemeldete Person einen Stuhl im Kreis plus 2 bis 3 Ersatzstühle ein. Stelle Namensschilder, Wasser und Taschentücher vor Beginn sichtbar bereit, statt sie während des Gesprächs zu verteilen.
  • Rechne für Kaffee und Tee mit 2 Tassen pro Person und für Wasser mit mindestens 0,5 Litern pro Person. Bereite Suppe und Brot so vor, dass auch gekennzeichnete Diätoptionen ohne Nachfragen erkennbar sind.
  • Kontrolliere den Raum 60 bis 90 Minuten vor Beginn: Zugang, Schlüssel, Sitzkreis, Flipchart, Beleuchtung und Küche. Informiere Begleiter vorab über den Ablauf und darüber, wer die Gruppe empfängt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Treffen der Trauergruppe organisieren?
Beginne etwa 4 Wochen vorher mit der Raumreservierung und der Bestätigung der Gesprächsleitung. Die Einladungen sollten ungefähr 3 Wochen vor dem Treffen verschickt werden.
Wie viele Stühle braucht man für ein Treffen der Trauergruppe?
Plane pro angemeldeter Person einen Stuhl im Kreis und zusätzlich 2 bis 3 Ersatzstühle ein. Für Gesprächsleitung und Begleitung solltest du ebenfalls feste Plätze vorsehen.
Wie viel Kaffee, Tee und Wasser braucht eine Trauergruppe?
Rechne mit etwa 2 Tassen Kaffee oder Tee pro Person und mindestens 0,5 Litern Wasser pro Person. Stelle Getränke vor Beginn bereit und fülle sie während einer Pause nach.
Wann sollte der Raum für die Trauergruppe vorbereitet werden?
Beginne 60 bis 90 Minuten vor dem Start mit der Raumkontrolle und dem Aufbau. In dieser Zeit lassen sich Sitzkreis, Willkommenstisch, Erinnerungsecke, Getränke und Verpflegung ohne Zeitdruck vorbereiten.

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