Organiser une réunion de groupe de deuil, étape par étape

Une réunion de groupe de deuil demande un cadre calme, prévisible et accueillant. Commencez par réserver une salle suffisamment intime, puis confirmez les animateurs et envoyez des informations pratiques claires. Les derniers jours servent surtout à vérifier les présences, les besoins alimentaires et l’accès au lieu. Le jour même, prévoyez un accueil discret, des chaises en cercle, de l’eau, des mouchoirs et un repas simple à partager.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver une salle calme
Confirmer les animateurs de discussion
Rédiger l’invitation
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations pratiques
Faire la liste des présences
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
2 personnes
Disposer les chaises en cercle
2 personnes
Installer la table d’accueil
Aménager un coin souvenir
2 personnes
Installer le paperboard
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Préparer les en-cas
2 personnes
Préparer la soupe et le pain
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
Indiquer clairement les options alimentaires
Préparer des mouchoirs et de l'eau
Informer les accompagnateurs sur l’organisation
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Expliquer le programme et les consignes
Animer la cérémonie d’ouverture
2 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer la pause
2 personnes
Offrir un soutien individuel
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Animer le deuxième tour d’entretiens
2 personnes
Animer le moment de recueillement
2 personnes
Prévoir une pause calme
Animer le tour de parole de clôture
2 personnes
Expliquer la clôture et le suivi
2 personnes
Saluer personnellement les participants au départ
2 personnes

Suivi

Vérifier les objets oubliés
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
Ranger la liste des présences en lieu sûr
Fermer le lieu
Restituer le matériel emprunté
Envoyer le message de suivi

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Tables d'appointqté 3
Porte-manteau

Vaisselle

Tasses à caféqté 24
Verres à boireqté 24
Bol à soupeqté 24
Assiettesqté 24
Couvertsqté 24
Louchesqté 4
Plateauxqté 4

Décoration

Nappesqté 6
Bougies LEDqté 12
Vases à fleursqté 3
Badges nominatifsqté 24

Équipement

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Rallongesqté 2
Paperboard
Marqueursqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Louchesqté 3
Soupières avec couvercleqté 2
Carafeqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Torchonsqté 6

Nettoyage

Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 8
Poubellesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle au moins 3 à 4 semaines à l’avance et vérifiez qu’elle permet de disposer les chaises en cercle, avec un espace séparé pour l’accueil et le coin souvenir.
Envoyez l’invitation 2 à 3 semaines avant la rencontre, puis clôturez les inscriptions environ 5 jours avant afin de connaître les présences et les besoins alimentaires.
Transmettez les informations pratiques au plus tard 3 jours avant : adresse, horaires, accès, stationnement éventuel et personne à contacter en cas de difficulté.
Préparez l’accueil 45 à 60 minutes avant l’arrivée du groupe. Installez les badges, le paperboard, l’eau et les mouchoirs avant de commencer le café, le thé et les boissons fraîches.
Pour une rencontre de 2 à 3 heures, comptez environ 2 boissons chaudes par personne, une portion de soupe et de pain par personne, puis quelques en-cas supplémentaires pour 10 % des inscrits.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion de groupe de deuil ?: Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la réunion, avec la durée, l’adresse et les modalités d’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu environ 5 jours avant afin d’établir une liste fiable des présences.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez 45 à 60 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai permet de disposer les tables et les chaises, préparer l’accueil, installer le paperboard et mettre en place les boissons, la soupe et la vaisselle.
Que prévoir pour l’accueil d’un groupe de deuil ?: Préparez des badges nominatifs, une table d’accueil, de l’eau et des mouchoirs. Ajoutez un coin souvenir clairement identifié et informez les accompagnateurs de l’organisation avant le début de la rencontre.
Quelle quantité de boissons et de nourriture prévoir ?: Pour une réunion de 2 à 3 heures, comptez environ 2 boissons chaudes par personne, une portion de soupe et de pain par personne, ainsi que 10 % d’en-cas supplémentaires. Vérifiez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et indiquez clairement les options disponibles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.