Project-kick-off organiseren: complete checklist

Een project-kick-off vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum en een presentatie. Je regelt deelnemers, dieetwensen, catering, werkvormen en techniek, en richt de ruimte zo in dat de start direct kan beginnen. Werk terug vanaf de bijeenkomst: leg eerst locatie en programma vast, bevestig daarna sprekers en catering en controleer in de laatste dagen alle materialen. Met deze checklist houd je overzicht over de voorbereiding, de inrichting en de ontvangst van deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Ruimte reserveren
Programma en tijdschema maken
2 personen
Presentatie voorbereiden
2 personen
Sprekers en begeleiders bevestigen
Werkvormen voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes opstellen
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Techniek en presentaties testen
2 personen
Catering en dieetwensen controleren
Ruimte en sleutel regelen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

Ontvangst van deelnemers
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Kick-offpresentatie verzorgen
2 personen
Projectdoelen toelichten
2 personen
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Interactieve werksessies begeleiden
4 personen
Uitkomsten van werksessies verzamelen
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
Diner en drankjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Informele netwerkborrel begeleiden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten verpakken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen en opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Deelnemerslijst en notities archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Serveerplateausaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoonaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Flip-overaantal 2
Flip-overstandaardsaantal 2
Afstandsbediening presentatie

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafelkleedjesaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Pijlbordjesaantal 6
Markersaantal 12
Post-itsaantal 12
Pennenaantal 70
A4-notitieblokkenaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de definitieve deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen vooraf vast. Gebruik die lijst voor naamkaartjes, catering en dieetwensen, zodat je niet op de ochtend zelf aantallen hoeft te schatten.
Plan een volledige techniektest uiterlijk 1 werkdag vooraf. Sluit laptop, HDMI-kabel, beamer, projectiescherm, microfoon en speakers tegelijk aan en controleer ook het geluid in de achterste stoelen.
Zet het programma op tijd vast en reserveer per onderdeel 5 tot 10 minuten overgangstijd. Dat voorkomt dat werkvormen, vragen of een wissel van spreker je hele kick-off laten uitlopen.
Maak de ontvangsttafel minimaal 30 minuten voor aanvang klaar. Leg naamkaartjes en de deelnemerslijst daar neer en zet koffie, thee en water zo neer dat de entree niet blokkeert.
Controleer de ruimte de dag ervoor op sleutel, stroompunten en opstelling. Houd minstens één vrije doorgang over en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar voordat tafels en stoelen definitief staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een project-kick-off organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 1 week voor de kick-off de meeste aanmeldingen, dieetwensen en afmeldingen binnen hebt.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een project-kick-off klaar te zetten?: Reken op 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, presentatieruimte, ontvangsttafel, catering en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige controle voordat deelnemers binnenkomen.
Wanneer moet ik de catering voor een project-kick-off bevestigen?: Geef het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen vooraf door aan de catering. Controleer de levering en de speciale maaltijden nog een keer op de dag zelf, vóór de ontvangst start.
Welke techniek heb ik nodig voor een project-kick-off?: Reken minimaal op een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengkabels en stekkerdozen. Voeg een draadloze microfoon en draagbare speakers toe als de ruimte groot is of als meerdere sprekers deelnemen; test alles uiterlijk 1 werkdag vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.