Checklist para organizar un kick-off de proyecto
Organizar un kick-off de proyecto requiere coordinar personas, contenidos y logística en el orden adecuado. Primero fija la fecha y el lugar, confirma las inscripciones y recoge las necesidades dietéticas. Después cierra el programa, las presentaciones, las dinámicas y el catering. En los últimos días, prueba el proyector, el portátil, el micrófono y todos los cables; el día del evento prepara la recepción, las tarjetas de nombre, las mesas y las bebidas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar el espacio
Crear el programa y el horario
2 personas
Preparar la presentación
2 personas
Confirmar a los ponentes y acompañantes
Preparar las dinámicas
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir la lista de participantes
Hacer la compra
2 personas
Probar la técnica y las presentaciones
2 personas
Comprobar el catering y las necesidades dietéticas
Gestionar el espacio y la llave
Colocar mesas y sillas
3 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
2 personas
Realizar la presentación de apertura
2 personas
Explicar los objetivos del proyecto
2 personas
Reponer las bebidas del descanso
2 personas
Guiar sesiones de trabajo interactivas
4 personas
Recopilar los resultados de las sesiones de trabajo
2 personas
Montar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena y las bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar el cóctel informal de networking
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Empacar lo sobrante
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Apagar y guardar el equipo
2 personas
Devolver los objetos prestados
Archivar la lista de participantes y las notas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetescant. 8
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Bandejas para servircant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavoces portátilescant. 2
- Pizarra de hojascant. 2
- Atriles de rotafoliocant. 2
- Mando a distancia de la presentación
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Cucharonescant. 6
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Manteles individualescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Carteles de flechascant. 6
- Marcadorescant. 12
- Post-itscant. 12
- Bolígrafoscant. 70
- Bloc de notas A4cant. 60
Limpieza
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el espacio y las invitaciones con varias semanas de margen: necesitas tiempo para gestionar inscripciones, acompañantes y preferencias dietéticas antes de reservar el catering.
- Define el programa y el horario antes de preparar las diapositivas y las dinámicas. Reserva bloques concretos para la presentación, la participación y las pausas, y confirma a cada ponente al menos una vez.
- Haz una prueba técnica completa antes del kick-off: conecta el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, las regletas y los alargadores; comprueba también el mando, el micrófono y los altavoces.
- Prepara la recepción antes de que llegue la primera persona: coloca la lista de participantes y las tarjetas de nombre en una mesa visible, y deja asignada a una persona para gestionar las inscripciones.
- No dejes el catering y las bebidas para el último momento. Comprueba las necesidades dietéticas, enfría las bebidas y prepara con antelación el café, el té, los aperitivos, la vajilla y las bandejas de servicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un kick-off de proyecto?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para poder confirmar el número de asistentes, las dietas y el catering.
- ¿Cuándo hay que probar la presentación y el equipo técnico?
- Haz una primera prueba al menos 3 días antes y una comprobación final el mismo día, antes de la recepción. Revisa cada presentación, el proyector, el cable HDMI, el micrófono, los altavoces y las conexiones eléctricas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el espacio del kick-off?
- Reserva entre 60 y 90 minutos para abrir el espacio, colocar mesas y sillas, preparar la zona de presentación, montar la mesa de recepción y colgar la decoración. Añade tiempo extra si debes gestionar una llave o mover mucho mobiliario.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering de un kick-off?
- Confírmalo entre 5 y 7 días antes, cuando ya conozcas el número de participantes y sus necesidades dietéticas. El día anterior comprueba la entrega y deja listas las bebidas, el café, el té y los aperitivos.
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