Checklist pour organiser un lancement de projet

Un lancement de projet réussi repose sur une préparation suivie dans le bon ordre. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance vers les invitations, les inscriptions, le programme et la logistique d’accueil. Prévois aussi un délai pour confirmer les intervenants, recueillir les besoins alimentaires et tester chaque élément technique. Cette checklist rassemble 45 tâches et 39 fournitures pour ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver la salle
Établir le programme et le planning
2 personnes
Préparer la présentation
2 personnes
Confirmer les intervenants et accompagnateurs
Préparer les méthodes de travail
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Tester la technique et les présentations
2 personnes
Vérifier le service traiteur et les besoins alimentaires
Prévoir la salle et la clé
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

Accueil des participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer la présentation de lancement
2 personnes
Présenter les objectifs du projet
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
Animer les ateliers interactifs
4 personnes
Collecter les résultats des ateliers
2 personnes
Installer le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner et les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le cocktail networking informel
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Emballer les restes
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Éteindre et ranger le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Archiver la liste des participants et les notes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Couvertsqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans filqté 2
Enceintes portablesqté 2
Paperboardqté 2
Supports pour paperboardqté 2
Télécommande de présentation

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 6
Marqueursqté 12
Post-itqté 12
Stylosqté 70
Blocs-notes A4qté 60

Nettoyage

Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la salle et le traiteur dès que la date est fixée, idéalement 4 à 6 semaines avant le lancement. Cela laisse du temps pour ajuster le nombre de participants et les besoins alimentaires.
Demande les informations alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le nombre final au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement. Garde une liste imprimée à l’accueil pour vérifier les réponses.
Finalise le programme et la présentation au moins 3 jours avant. Teste ensuite l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le micro et les enceintes dans la salle prévue.
Prépare les badges nominatifs et la liste des participants la veille. Installe la table d’accueil près de l’entrée et prévois 10 à 15 minutes pour distribuer les badges sans créer de file.
Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée, puis prépare le café et le thé juste avant l’accueil. Pour le buffet, compte environ une assiette, un verre et un jeu de couverts par participant, avec une marge de 10 %.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un lancement de projet ?: Commence 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord la salle et le traiteur, puis lance les invitations et construis le programme au fur et à mesure des confirmations.
Quand envoyer les invitations pour un lancement de projet ?: Envoie-les environ 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixe une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant afin de finaliser le traiteur, les badges et la disposition de la salle.
Quel matériel technique prévoir pour une présentation de projet ?: Prévois un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, un câble HDMI, des rallonges et des multiprises. Teste l’ensemble au moins 24 heures avant, puis refais un contrôle rapide le jour même.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réserve au minimum 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce temps couvre l’installation des tables et des chaises, l’espace de présentation, la table d’accueil, le buffet, les boissons et le test technique.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.