Projekt-Kick-off organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Projekt-Kick-off braucht mehr als einen reservierten Raum und eine Präsentation. Du koordinierst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Catering, Technik und einen klaren Zeitplan – und musst am Veranstaltungstag Empfang, Sitzordnung und Verpflegung gleichzeitig im Blick behalten. Plane die Vorbereitung in festen Schritten: zuerst Termin, Ort und Teilnehmende, danach Programm und Ausstattung, zuletzt Aufbau und Techniktest. So fallen fehlende HDMI-Kabel, ungeklärte Schlüssel oder nicht beschriftete Namensschilder nicht erst beim Einlass auf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Raum reservieren
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Präsentation vorbereiten
2 Personen
Sprecher und Betreuer bestätigen
Arbeitsmethoden vorbereiten
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Teilnehmerliste ausdrucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Technik und Präsentationen testen
2 Personen
Catering und Ernährungswünsche prüfen
Raum und Schlüssel organisieren
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen

Event

Empfang der Teilnehmenden
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Kick-off-Präsentation halten
2 Personen
Projektziele erläutern
2 Personen
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
Interaktive Workshops begleiten
4 Personen
Ergebnisse von Arbeitssitzungen sammeln
2 Personen
Dinnerbuffet aufbauen
3 Personen
Abendessen und Getränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Informelle Networking-Getränke begleiten
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Restbestände verpacken
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
Raum reinigen
2 Personen
Geräte ausschalten und verstauen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
Teilnehmerliste und Notizen archivieren
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 8

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
WassergläserAnz. 70
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
ServierplattenAnz. 8

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Kabelloses MikrofonAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
FlipchartAnz. 2
Flipchart-StänderAnz. 2
Präsentationsfernbedienung

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6

Dekoration

NamensschilderAnz. 60
TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6
MarkerAnz. 12
Post-itsAnz. 12
StifteAnz. 70
A4-NotizblöckeAnz. 60

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Raum mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. Prüfe dabei nicht nur die Kapazität, sondern auch Zugang, Schlüsselübergabe, Bestuhlung und Platz für Präsentations- und Empfangstisch.
Verschicke die Einladungen spätestens 3 Wochen vor dem Kick-off und setze eine Rückmeldefrist von 7 Tagen. Frage direkt nach Ernährungswünschen und übertrage die bestätigte Zahl anschließend an das Catering.
Plane den Ablauf rückwärts vom Beginn: Rechne mindestens 60 Minuten für Aufbau, Präsentationsraum, Flipchart und Technik ein. Teste Beamer, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher mit den tatsächlich verwendeten Dateien.
Bereite am Vortag eine Teilnehmerliste und Namensschilder vor. Lege außerdem fest, wer die Ankommenden empfängt und wer bei technischen oder organisatorischen Fragen als Betreuung ansprechbar ist.
Stelle Getränke, Kaffee, Tee und Snacks vor dem Einlass bereit, nicht erst während der ersten Programmpunkte. Kontrolliere am Veranstaltungstag die Cateringmenge, Sonderkost und gekühlte Getränke anhand der finalen Anmeldeliste.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Projekt-Kick-off organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Raum und Einladungen. Eine Woche vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Catering und Rollen verbindlich bestätigt sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Projekt-Kick-off?: Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Präsentationsraum, Empfangstisch und Verpflegung ein. Für einen ersten Techniktest mit Beamer, Laptop, Mikrofon und Lautsprechern solltest du zusätzlich 30 Minuten vorsehen.
Wann sollte man die Einladungen zum Projekt-Kick-off verschicken?: Verschicke sie spätestens 3 Wochen vor dem Termin und gib eine Rückmeldefrist von 7 Tagen an. So bleibt genug Zeit, Catering und Ernährungswünsche anzupassen.
Wie viele Getränke braucht man für einen Projekt-Kick-off?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Für Kaffee und Tee solltest du bei einem halbtägigen Kick-off etwa 2 Tassen pro Person einplanen.

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