Checklist voor een goed georganiseerde presentatietraining

Een presentatietraining vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een beamer. Je moet deelnemersinformatie, oefenpresentaties en presentatiebestanden op tijd verzamelen, terwijl de ruimte geschikt moet zijn voor oefenen, kijken en feedback geven. Deze checklist helpt je de voorbereiding in een vaste volgorde uit te voeren. Ook de minder opvallende zaken komen aan bod, zoals HDMI-adapters, naambadges, dieetwensen, ventilatie en een werkende microfoon.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Trainingsruimte reserveren
Trainingsdatum vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Presentatieprogramma opstellen
Oefenpresentaties verzamelen
Trainingsmateriaal afdrukken
Naambadges voorbereiden
Presentatiebestanden verzamelen
Cateringhoeveelheden bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Trainingsruimte controleren
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen klaarzetten
2 personen
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
Presentatiebestanden testen
2 personen
Werkbladen klaarleggen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Ontvangsttafel inrichten

Event

Deelnemers registreren
2 personen
Deelnemers welkom heten
Trainingsdoelen toelichten
Presentatiestructuur behandelen
Presentatietechnieken oefenen
Koffiepauze verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
Oefenpresentaties begeleiden
2 personen
Feedbackrondes begeleiden
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Presentaties opnemen
Individuele feedback geven
2 personen
Afsluitende oefening uitvoeren
Certificaten uitdelen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten verpakken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Opnamebestanden veilig opslaan
Deelnemersmateriaal nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Kapstok
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 3

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draadloze microfoon
Statief
Videocamera
Powerbankaantal 2

Presentatiemateriaal

Flip-overbord
Flip-overpapieraantal 2
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 8
Pennenaantal 24
Notitieblokkenaantal 24
Werkbladenaantal 30
Naambadgesaantal 24
Certificaatmappenaantal 24

Servies

Dinerbordenaantal 24
Soepkommenaantal 24
Glazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 24
Besteksetsaantal 24
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Soepkommenaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Koelboxenaantal 2

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 2
Afwasborstelsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Vuilniszakhoudersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk twee weken vooraf de trainingsdatum en ruimte, zodat je nog tijd hebt om uitnodigingen, aanmeldingen en deelnemersinformatie te verwerken. Verzamel dieetwensen meteen bij de aanmelding.
Vraag oefenpresentaties en presentatiebestanden uiterlijk 3 werkdagen voor de training op. Test alle bestanden op de laptop met de beamer, HDMI-kabel en eventuele HDMI-adapter; een ontbrekende adapter wordt vaak pas op de ochtend zelf ontdekt.
Richt de ruimte minimaal 60 minuten voor ontvangst in. Zet tafels en stoelen klaar, leg werkbladen, notitieblokken, pennen en naambadges neer en controleer daarna de looproute naar de ontvangsttafel en kapstok.
Test apparatuur niet alleen met een stilstaand beeld: speel ook een presentatie met video of geluid af en controleer de draadloze microfoon. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen en een powerbank klaar voordat deelnemers binnenkomen.
Bevestig de cateringhoeveelheden minstens 3 werkdagen vooraf en koel dranken op tijd. Reken voor een trainingsdag per deelnemer op een koffiemoment bij ontvangst, een pauzemoment en voldoende servies voor het geplande eetmoment; zet afvalbakken zichtbaar neer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een presentatietraining organiseren?: Leg de datum en trainingsruimte bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen vervolgens uiterlijk 2 weken voor de training, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en deelnemersinformatie nog kunt verwerken.
Wanneer moeten deelnemers hun presentatiebestanden aanleveren?: Vraag bestanden en oefenpresentaties uiterlijk 3 werkdagen voor de training op. Test ze daarna op de laptop, beamer en het projectiescherm, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende bestanden of een HDMI-adapter te regelen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de trainingsruimte klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 minuten voor het klaarzetten en testen. Gebruik die tijd voor tafels, stoelen, werkbladen, ontvangsttafel, koffie en thee, ventilatie en een volledige test van beeld, geluid en microfoon.
Wat moet ik meenemen voor een presentatietraining?: Zorg naast laptop, beamer en projectiescherm voor een HDMI-kabel, passende adapter, verlengsnoeren en stekkerdozen. Leg ook flip-overpapier, markers, whiteboardmateriaal, notitieblokken, pennen, naambadges en werkbladen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.