Checklist pour organiser une formation à la présentation
Une formation à la présentation demande plus qu’une salle et un vidéoprojecteur. Il faut caler le programme, récupérer les fichiers à temps, préparer les supports de travail et vérifier chaque branchement avant l’arrivée du groupe. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions à l’accueil des participants. Prévoyez aussi un temps dédié aux besoins alimentaires, aux badges et au test des présentations pour éviter les retards le jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle d’entraînement
Fixer la date de l’entraînement
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Établir le programme de la présentation
Rassembler les présentations d'entraînement
Imprimer le matériel de formation
Préparer les badges nominatifs
Rassembler les fichiers de présentation
Confirmer les quantités de traiteur
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Vérifier la salle d’entraînement
Aérer la salle
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
Tester les fichiers de présentation
2 personnes
Préparer les plans de travail
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Événement
Enregistrer les participants
2 personnes
Accueillir les participants
Expliquer les objectifs de l’entraînement
Traiter la structure de la présentation
S’exercer aux techniques de présentation
Assurer la pause café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer les présentations d’entraînement
2 personnes
Animer les tours de retour d’expérience
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Enregistrer les présentations
Donner un retour individuel
2 personnes
Effectuer l'exercice final
Remettre les certificats
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Emballer les restes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Stocker les fichiers d’enregistrement en lieu sûr
Renvoyer le matériel aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 24
- Porte-manteau
- Table d’accueil
- Poubellesqté 3
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMIqté 2
- Adaptateur HDMIqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Micro sans fil
- Trépied
- Caméra vidéo
- Batterie externeqté 2
Matériel de présentation
- Panneau de paperboard
- Papier pour chevaletqté 2
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 8
- Stylosqté 24
- Blocs-notesqté 24
- Feuilles de travailqté 30
- Badges nominatifsqté 24
- Classeurs de certificatsqté 24
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 24
- Bol à soupeqté 24
- Verresqté 30
- Tasses à caféqté 24
- Couvertsqté 24
- Louchesqté 6
Cuisine
- Machine à café
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 3
- Bol à soupeqté 3
- Plateaux de serviceqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Glacièresqté 2
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 2
- Brosses à vaisselleqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 8
- Porte-sacs-poubelleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et réservez la salle suffisamment tôt pour disposer d’un espace adapté aux tables, aux chaises et aux déplacements. Gardez au moins 30 minutes avant le début pour aérer la pièce et installer l’accueil.
- Demandez les fichiers de présentation au plus tard 2 jours avant la formation. Testez chaque fichier sur l’ordinateur portable utilisé sur place, avec le vidéoprojecteur, le câble HDMI et les adaptateurs nécessaires.
- Préparez un poste de travail par participant : bloc-notes, stylos et feuilles de travail. Ajoutez les badges nominatifs à la table d’accueil et classez les certificats avant l’ouverture des portes.
- Confirmez les quantités du traiteur après la clôture des inscriptions, puis vérifiez les besoins alimentaires au moins 3 jours avant. Prévoyez les assiettes, couverts, verres et tasses en fonction du nombre final de participants.
- Commencez l’enregistrement 15 à 20 minutes avant l’horaire officiel. Pendant ce temps, gardez le programme visible et vérifiez que le café, le thé, les boissons et le matériel de présentation sont déjà accessibles.
Questions fréquentes
- Quand réserver une salle pour une formation à la présentation ?
- Réservez la salle dès que la date de l’entraînement est fixée, idéalement 3 à 4 semaines avant. Demandez une arrivée au moins 30 minutes avant le début pour installer les tables, les chaises et le matériel.
- Quand demander les présentations des participants ?
- Demandez les fichiers au minimum 2 jours avant la formation. Cela laisse le temps de vérifier les formats, de tester les vidéos et de résoudre les problèmes de connexion ou d’adaptateur HDMI.
- Combien de temps prévoir pour l’accueil des participants ?
- Prévoyez 15 à 20 minutes avant le début officiel. Ce délai suffit généralement pour enregistrer les participants, remettre les badges et orienter chacun vers son espace de travail.
- Quand confirmer le traiteur et les besoins alimentaires ?
- Recueillez les besoins alimentaires au moment des inscriptions et confirmez les quantités au plus tard 3 jours avant. Recomptez ensuite les participants inscrits avant de faire les courses ou de valider la commande.
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