Checklist para organizar un entrenamiento de presentación
Organizar un entrenamiento de presentación requiere más que reservar una sala y preparar unas diapositivas. Hay que coordinar inscripciones, preferencias dietéticas, archivos de práctica, acreditaciones, equipos y catering en el orden adecuado. Esta checklist reúne las tareas para preparar la sesión, comprobar la sala y recibir a los participantes sin improvisaciones. Incluye también el material que suele faltar, desde adaptadores HDMI hasta rotuladores y carpetas para certificados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar sala de formación
Fijar la fecha de entrenamiento
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
Elaborar el programa de presentación
Recopilar las presentaciones de práctica
Imprimir material de formación
Preparar acreditaciones
Recopilar los archivos de la presentación
Confirmar las cantidades de catering
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Comprobar la sala de entrenamiento
Ventilar el espacio
Montar mesas
2 personas
Preparar las sillas
2 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Probar los archivos de la presentación
2 personas
Preparar las encimeras
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de recepción
Evento
Registrar a los participantes
2 personas
Dar la bienvenida a los participantes
Explicar los objetivos del entrenamiento
Tratar la estructura de la presentación
Practicar técnicas de presentación
Organizar la pausa del café
2 personas
Rellenar las bebidas
Coordinar las presentaciones de práctica
2 personas
Coordinar las rondas de feedback
2 personas
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Rellenar las bebidas
Grabar presentaciones
Dar feedback individual
2 personas
Realizar ejercicio final
Repartir certificados
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Empacar lo sobrante
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Devolver los objetos prestados
Guardar de forma segura los archivos de grabación
Enviar el material de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 24
- Perchero
- Mesa de recepción
- Papeleracant. 3
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Micrófono inalámbrico
- Trípode
- Videocámara
- Powerbankcant. 2
Material de presentación
- Atril de hojas
- Papel para rotafoliocant. 2
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 8
- Bolígrafoscant. 24
- Bloc de notascant. 24
- Tableros de trabajocant. 30
- Credencialescant. 24
- Carpetas para certificadoscant. 24
Vajilla
- Platos de cenacant. 24
- Tazones para sopacant. 24
- Vasoscant. 30
- Tazas de cafécant. 24
- Cubiertoscant. 24
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Cafetera
- Teterascant. 2
- Termoscant. 3
- Tazones para sopacant. 3
- Bandejas de serviciocant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Neveras portátilescant. 2
Limpieza
- Fregaderoscant. 2
- Cepillos para fregarcant. 2
- Paños de limpiezacant. 8
- Soportes para bolsas de basuracant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y la sala antes de enviar las invitaciones. Envía la información a los participantes con varios días de margen e incluye el programa, la hora de llegada y lo que deben preparar.
- Recoge las presentaciones de práctica antes del día del entrenamiento y prueba todos los archivos en el portátil y el proyector. Comprueba también el cable HDMI, los adaptadores, las regletas y los alargadores.
- Confirma las cantidades de catering después de cerrar las inscripciones y revisa las preferencias dietéticas. Enfría las bebidas con antelación y calcula el café, el té, los vasos y las tazas para todo el grupo.
- Prepara la recepción antes de que llegue la primera persona: mesa de recepción, acreditaciones, bolígrafos y lista de participantes. Así el registro no interrumpe la bienvenida ni el inicio del programa.
- Reserva tiempo para revisar físicamente la sala el mismo día. Ventila el espacio, coloca mesas y sillas, comprueba la conexión del equipo y deja preparados la pizarra, el papel de rotafolio, los rotuladores y los blocs de notas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un entrenamiento de presentación?
- Empieza al menos 2 semanas antes para reservar la sala, fijar la fecha y gestionar las inscripciones. Cierra las cantidades de catering y recopila los archivos de presentación varios días antes del entrenamiento.
- ¿Cuándo debo probar el proyector y las presentaciones?
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla y todos los archivos al menos 1 día antes. Haz una segunda comprobación al montar la sala, porque un adaptador HDMI o una regleta puede faltar o no funcionar.
- ¿Cuánto material de presentación necesito por participante?
- Prepara como mínimo 1 bloc de notas y 1 bolígrafo por persona, además de una acreditación. Añade papel de rotafolio y rotuladores para las actividades de trabajo en grupo.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering del entrenamiento?
- Confirma las cantidades entre 2 y 3 días antes, cuando las inscripciones estén cerradas. En ese momento revisa también las preferencias dietéticas y deja las bebidas enfriándose con suficiente antelación el día del entrenamiento.
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