Zo organiseer je een buurtpreventiebijeenkomst

Begin met het doel van de bijeenkomst en werk daarna in vaste volgorde: programma, locatie, sprekers en uitnodigingen. Reserveer de ruimte vroeg en bevestig de wijkagent en het gemeentecontact voordat je de uitnodiging verstuurt. Verzamel vooraf vragen van bewoners, dieetwensen en aanmeldingen, zodat je het gesprek en de catering kunt voorbereiden. Plan op de dag zelf tijd voor techniek, registratie, koffie en een controle van de nooduitgangen.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en tijden vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Wijkagent uitnodigen
4
Gemeentecontact uitnodigen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vragen van bewoners verzamelen
2 personen
10
Sprekers bevestigen
11
Gespreksvragen voorbereiden
2 personen
12
Hand-outs samenstellen
2 personen
13
Presentatie controleren
14
Materialen bestellen
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Aanwezigheidslijst afdrukken
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Hapjes en broodjes ophalen
2 personen
19
Aanmeldingen telefonisch bevestigen
2 personen
20
Materialen naar locatie brengen
3 personen
21
Locatie en nooduitgangen controleren
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Registratietafel inrichten
2 personen
24
Presentatiesysteem aansluiten
2 personen
25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
26
Hapjes en broodjes uitstallen
2 personen
27
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
31
Opening en veiligheidsuitleg
32
Presentatie buurtveiligheid verzorgen
2 personen
33
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
34
Koffiepauze serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Gesprekstafels begeleiden
6 personen
37
Broodjesbuffet serveren
3 personen
38
Actiepunten per tafel noteren
6 personen
39
Gezamenlijke afspraken vastleggen
2 personen
40
Afsluitende informatie uitdelen
2 personen
41
Informeel napraten begeleiden
3 personen
42
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Eten en drinken opruimen
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
47
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
48
Locatie schoonmaken
4 personen
49
Locatie afsluiten
2 personen
50
Materialen retourneren
2 personen
51
Actiepunten aan deelnemers sturen
2 personen
52
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerplateausaantal 8
Scharenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Presentatieklikker
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Presentatiemateriaal

Flip-oversaantal 6
Flip-overvellenaantal 6
Markeerstiftenaantal 24
Pennenaantal 80
Kleefbriefjesaantal 12
Kleefbandaantal 4
Klembordenaantal 6

Registratie

Naamkaartjesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Aanwezigheidsmappenaantal 2
Informatiefoldersaantal 80
Documentbakkenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de tijden eerst vast. Reserveer daarna de locatie en controleer of er genoeg tafels, stoelen en ruimte voor een registratietafel zijn.
Nodig de wijkagent en het gemeentecontact vroeg uit en bevestig hun komst uiterlijk één week vooraf. Zonder bevestigde sprekers blijft de uitnodiging te vaag.
Verstuur de uitnodiging met een duidelijke aanmeldtermijn, bijvoorbeeld 7 dagen voor de bijeenkomst. Verwerk daarna aanmeldingen, dieetwensen en vragen van bewoners in één overzicht.
Test presentatie, beamer, microfoon en luidsprekers vóór de start. Neem naast een laptop ook verlengsnoeren, stekkerdozen en een presentatieklikker mee; techniek wordt vaak pas bij binnenkomst gecontroleerd.
Plan op de dag zelf minimaal 60 minuten opbouwtijd. Richt registratie met aanwezigheidslijst, naamkaartjes en pennen in, zet koffie en thee klaar en controleer daarna de nooduitgangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een buurtpreventiebijeenkomst?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer dan de locatie en nodig de wijkagent en het gemeentecontact uit; verstuur de uitnodiging zodra programma en sprekers voldoende vaststaan.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de voorbereiding op de dag zelf?: Reken op minimaal 60 minuten voor tafels en stoelen, registratie, presentatiesysteem, koffie en thee. Plan extra tijd als je beamer, microfoon of luidsprekers op locatie nog moet aansluiten.
Wanneer moet je aanmeldingen en dieetwensen verzamelen?: Zet een sluitingsdatum 7 dagen voor de bijeenkomst. Dan kun je het aantal broodjes en hapjes bepalen, dieetwensen verwerken en mensen met onduidelijke aanmeldingen telefonisch bevestigen.
Wat moet je controleren voordat de bijeenkomst begint?: Controleer ongeveer 30 minuten voor aanvang de aanwezigheid van sprekers, de aanwezigheidslijst, naamkaartjes, presentatie en alle aansluitingen. Loop ook de locatie en nooduitgangen na voordat bewoners binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.