Zo organiseer je een inspiratiedag zonder last-minute stress

Begin met het doel, de datum en het programma van de inspiratiedag. Leg daarna de locatie, zaalindeling, sprekers en catering vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk met een aanmeldformulier, zodat je uiterlijk een week vooraf aantallen en dieetwensen kent. In de laatste dagen draait alles om controle: presentaties testen, sessiematerialen sorteren, naamkaartjes maken en techniek klaarzetten. Zo blijft er op de dag zelf tijd over voor deelnemers en inhoud.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
3
Sprekers en begeleiders benaderen
2 personen
4
Reserveringen voor locatie maken
5
Cateringafspraken vastleggen
2 personen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Parkeerinformatie versturen
12
Programma aan deelnemers sturen
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Presentaties verzamelen
15
Presentaties technisch controleren
2 personen
16
Werkvormen voorbereiden
3 personen
17
Hand-outs afdrukken
2 personen
18
Evaluatieformulieren afdrukken
19
Materialen per sessie sorteren
2 personen
20
Cateringhoeveelheden controleren
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Catering voorbereiden
3 personen
25
Locatiesleutels ophalen
26
Zaal en entree controleren
2 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Registratiebalie inrichten
2 personen
29
Presentatieruimte inrichten
3 personen
30
Projector en scherm testen
2 personen
31
Microfoons en speakers testen
2 personen
32
Flipovers en werktafels plaatsen
3 personen
33
Versiering en bewegwijzering ophangen
2 personen
34
Naamkaartjes klaarleggen
35
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
36
Buffet en borreltafel inrichten
3 personen
37
Hapjes voorbereiden
3 personen
38
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

39
Sprekers ontvangen
2 personen
40
Bezoekers registreren
3 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
43
Workshopruimtes begeleiden
4 personen
44
Materialen voor workshops uitdelen
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Pauzehapjes serveren
3 personen
47
Techniek tijdens sessies bedienen
2 personen
48
Vragen uit de zaal verzamelen
49
Dinerbuffet openen
3 personen
50
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
51
Borden en bestek aanvullen
2 personen
52
Koffie en dessert serveren
2 personen
53
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
54
Dranken en hapjes bijvullen
3 personen
55
Bedankwoord en afsluiting verzorgen
2 personen
56
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

57
Afval verzamelen
3 personen
58
Servies en glazen afruimen
3 personen
59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Meubilair terugplaatsen
4 personen
62
Materialen inventariseren
2 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Deelnemers bedankmail versturen
65
Foto's en presentaties delen
66
Evaluatieformulieren verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Statafelsaantal 8
Krukkenaantal 16
Kledingrek

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Bierglazenaantal 60
Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 8

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 60
Bloemstukkenaantal 8
Tafellopersaantal 12
Welkomstbord
Richtingbordenaantal 8
Plakgumaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 4
Noodlampenaantal 2

Presentatiemateriaal

Flipoversaantal 6
Flipoverblokkenaantal 8
Whiteboardsaantal 4
Whiteboardmarkersaantal 24
Post-itsaantal 20
Pennenaantal 70
Notitieblokkenaantal 60
Schrijfplankenaantal 30
Stickersetsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakkar
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de hoofdlijnen minimaal 8 weken vooraf: datum, programma, locatie, zaalindeling en sprekers bepalen de rest van je organisatie. Reserveer de locatie zodra deze onderdelen akkoord zijn.
Open het aanmeldformulier direct bij het versturen van de uitnodigingen en sluit het uiterlijk 7 dagen voor de inspiratiedag. Gebruik de aanmeldingen voor naamkaartjes, catering en een overzicht van dieetwensen.
Vraag presentaties uiterlijk 3 dagen vooraf op en test elk bestand op de laptop met de beamer, het projectiescherm, de HDMI-kabels en de presentatieklikker. Controleer ook het geluid met de draadloze microfoons en speakers.
Maak per sessie één materialenpakket en leg dat de dag ervoor klaar. Sorteer hand-outs, werkvormen en andere benodigdheden per onderdeel, zodat begeleiders niet tijdens het programma hoeven te zoeken.
Controleer catering en drank niet alleen op aantallen, maar ook op uitvoering: zet koffiezetapparaten en waterkokers klaar, koel dranken op tijd en richt een aparte registratietafel in. Verstuur parkeerinformatie en het definitieve programma uiterlijk 2 dagen vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een inspiratiedag organiseren?: Begin minimaal 8 weken van tevoren met datum, programma, locatie en sprekers. Reserveer de locatie en maak cateringafspraken zodra het verwachte aantal deelnemers bekend is; controleer alle praktische details opnieuw in de laatste week.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een inspiratiedag?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf, met een duidelijke sluitingsdatum voor aanmelden. Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor het evenement, zodat je aantallen, dieetwensen en naamkaartjes kunt verwerken.
Wanneer test je de techniek voor een inspiratiedag?: Test presentaties en apparatuur uiterlijk 3 dagen vooraf en doe op de locatie nog een korte controle op de ochtend zelf. Controleer per laptop de beamer, HDMI-kabel, microfoons, speakers, verlenghaspels en stekkerdozen.
Wat regel je de dag voor een inspiratiedag?: Sorteer de materialen per sessie, druk hand-outs en evaluatieformulieren af en maak de naamkaartjes klaar. Controleer daarnaast cateringhoeveelheden, zet dranken koud en leg de zaalindeling, registratietafel en presentatiematerialen vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.