Präsentationstraining organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege den Trainingsraum und das Datum mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. Prüfe dabei, ob ausreichend Tische, Stühle, Arbeitsflächen und ein Empfangstisch vorhanden sind.
• Verschicke die Einladungen spätestens 3 Wochen vor dem Training und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche fortlaufend. Teilnehmerinformationen und organisatorische Hinweise sollten spätestens 5 Tage vorher verschickt werden.
• Sammle Präsentationsdateien und Probedarbietungen mindestens 3 Tage vor dem Termin ein. Teste jede Datei anschließend auf dem vorgesehenen Laptop und Beamer, einschließlich HDMI-Kabel und passendem Adapter.
• Plane die Verpflegung nach der Teilnehmerzahl und bestätige die Mengen 2 bis 3 Tage vorher. Getränke sollten am Veranstaltungstag frühzeitig gekühlt werden; Kaffee und Tee bereitest du erst kurz vor dem Empfang vor.
• Komme mindestens 90 Minuten vor Beginn in den Raum. Lüfte, stelle Tische und Stühle auf, schließe die Präsentationstechnik an, prüfe Ton und Bild und lege Namensschilder, Stifte, Notizblöcke und Arbeitsblätter am Empfang bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Präsentationstraining organisieren?

Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Raum- und Terminplanung. Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Training verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.

Wann müssen die Präsentationsdateien vorliegen?

Fordere alle Präsentationsdateien und Probedarbietungen mindestens 3 Tage vor dem Termin an. So bleibt genug Zeit, jede Datei auf dem Laptop, dem Beamer und mit den vorhandenen HDMI-Adaptern zu testen.

Wie viel Zeit brauche ich am Tag des Präsentationstrainings für den Aufbau?

Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein. In dieser Zeit kannst du den Raum lüften, Möbel stellen, Technik anschließen, Dateien testen sowie Empfangstisch, Namensschilder und Arbeitsmaterialien vorbereiten.

Wann sollte ich Catering und Getränke für ein Präsentationstraining bestätigen?

Bestätige die Cateringmengen 2 bis 3 Tage vor dem Training anhand der aktuellen Teilnehmerzahl. Kühlt Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und bereitet Kaffee und Tee kurz vor dem Eintreffen der Teilnehmer vor.

Ähnliche Pläne

• Bewerbungstraining organisieren: die vollständige Checkliste
• Was du für ein Bewerbungstraining brauchst
• Bewerbungstraining Schritt für Schritt organisieren
• Inspirationstag organisieren: die vollständige Checkliste