Checklist voor een buurtpreventiebijeenkomst organiseren
Een buurtpreventiebijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een spreker. Leg eerst programma, tijden en locatie vast en nodig daarna de wijkagent en het gemeentecontact uit. Verzamel vooraf vragen, aanmeldingen en dieetwensen, zodat het gesprek aansluit op wat bewoners willen weten. Controleer op de dag zelf de nooduitgangen, presentatiesystemen en registratietafel. Met deze checklist werk je de 52 taken en 39 benodigde spullen in een logische volgorde af.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Wijkagent uitnodigen
Gemeentecontact uitnodigen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vragen van bewoners verzamelen
2 personen
Sprekers bevestigen
Gespreksvragen voorbereiden
2 personen
Hand-outs samenstellen
2 personen
Presentatie controleren
Materialen bestellen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes en broodjes ophalen
2 personen
Aanmeldingen telefonisch bevestigen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie en nooduitgangen controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Presentatiesysteem aansluiten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en broodjes uitstallen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Opening en veiligheidsuitleg
Presentatie buurtveiligheid verzorgen
2 personen
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gesprekstafels begeleiden
6 personen
Broodjesbuffet serveren
3 personen
Actiepunten per tafel noteren
6 personen
Gezamenlijke afspraken vastleggen
2 personen
Afsluitende informatie uitdelen
2 personen
Informeel napraten begeleiden
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Actiepunten aan deelnemers sturen
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Kapstokkenaantal 2
- Tafelkledenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 70
- Glazenaantal 70
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Serveerplateausaantal 8
- Scharenaantal 4
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Presentatieklikker
- Microfoonaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Presentatiemateriaal
- Flip-oversaantal 6
- Flip-overvellenaantal 6
- Markeerstiftenaantal 24
- Pennenaantal 80
- Kleefbriefjesaantal 12
- Kleefbandaantal 4
- Klembordenaantal 6
Registratie
- Naamkaartjesaantal 80
- Badgehoudersaantal 80
- Aanwezigheidsmappenaantal 2
- Informatiefoldersaantal 80
- Documentbakkenaantal 4
Verlichting
- Staande lampenaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Vloertrekkersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de uitnodigingen ruim vooraf en vraag bewoners meteen om hun vragen en dieetwensen. Bevestig aanmeldingen telefonisch zodra de bijeenkomst dichterbij komt, zodat je opkomst en catering beter kunt inschatten.
- Reserveer de locatie voordat je het programma definitief maakt. Controleer of er genoeg tafels, stoelen en kapstokken zijn en loop de nooduitgangen uiterlijk op de dag zelf na.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en luidsprekers vóór de start. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar; een presentatie die pas bij binnenkomst wordt getest zorgt snel voor vertraging.
- Richt de registratietafel in met de aanwezigheidslijst, naamkaartjes, badgehouders en pennen. Zet die tafel bij de ingang, zodat je bewoners direct kunt ontvangen en ontbrekende gegevens kunt aanvullen.
- Bereid koffie en thee voor aankomst en zet hapjes en broodjes op serveerplateaus. Neem per aangemelde deelnemer een kopje of glas mee en houd extra servies achter de hand voor onverwachte bezoekers.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een buurtpreventiebijeenkomst organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met programma, locatie en uitnodigingen. Nodig de wijkagent en het gemeentecontact meteen uit, zodat je hun beschikbaarheid tijdig kunt bevestigen.
- Wat bespreek je tijdens een buurtpreventiebijeenkomst?
- Werk vooraf een programma uit met ruimte voor vragen van bewoners, een toelichting van de wijkagent en informatie vanuit de gemeente. Verzamel vragen uiterlijk 1 week vooraf en gebruik ze om de gespreksvragen en presentatie gericht voor te bereiden.
- Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een buurtpreventiebijeenkomst?
- Reken voor de ontvangst op 1 kop koffie of thee per deelnemer en houd ongeveer 10 procent extra achter de hand. Zet daarnaast water en glazen klaar; niet iedereen drinkt koffie of thee.
- Wanneer controleer ik de techniek en de locatie?
- Controleer de nooduitgangen, opstelling en registratieplek op de dag zelf. Sluit laptop, beamer, scherm, microfoon en luidsprekers minimaal 60 minuten voor aanvang aan en test alles volledig.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!