Checklist voor een Pokémon-Go-wedstrijd organiseren

Een Pokémon-Go-wedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een speelgebied en deelnemers. Je regelt vooraf duidelijke wedstrijdregels, een veilige route, teams, scores en een manier om telefoons opgeladen en verbonden te houden. Op de wedstrijddag komen registratie, routebordjes, catering en materiaal op vaste momenten samen. Deze checklist bevat 41 taken en 40 spullen, zodat je van reservering tot prijsuitreiking niets op het laatste moment hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Route en speelgebied controleren
2 personen
PokéStops en gyms inventariseren
2 personen
Wedstrijdonderdelen bepalen
2 personen
Prijzen bestellen
Teamindeling voorbereiden
2 personen
Scoreformulieren maken
Deelnemerslijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Apparatuur opladen
2 personen
Wedstrijdpakketten samenstellen
3 personen
Tenten en tafels opstellen
4 personen
Stroom en oplaadpunt aansluiten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Routebordjes plaatsen
3 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Regels en veiligheidsafspraken uitleggen
2 personen
Teams en opdrachten bekendmaken
2 personen
Wedstrijd begeleiden
5 personen
Scoreformulieren innemen
2 personen
Scores controleren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Materialen afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en apparatuur schoonmaken
3 personen
Locatie schoon achterlaten
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 4

Apparatuur

Organisatorische smartphonesaantal 3
Powerbanksaantal 12
Oplaadkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare wifi-hotspotaantal 2
Draagbare speaker

Kantoor

Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 50
Watervaste markersaantal 6
Printpapieraantal 100
Naambadgehoudersaantal 50
Routebordjesaantal 12
Pijlenstickersaantal 30
Scorebox
Medaillesaantal 12
Wisselbekersaantal 3

Sportmateriaal

Fluohesjesaantal 8

Decoratie

Pokémonballonnenaantal 30
Tafelkledenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilset

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minstens één week vooraf en loop het speelgebied zelf na. Noteer PokéStops en gyms, test de mobiele verbinding en bepaal waar routebordjes en pijlenstickers nodig zijn.
Stuur uitnodigingen uiterlijk twee weken voor de wedstrijd en sluit de aanmelding enkele dagen vooraf. Dan heb je tijd om dieetwensen te verzamelen, teams te maken en deelnemerslijsten, naambadges en wedstrijdpakketten voor te bereiden.
Laad alle organisatorische smartphones, powerbanks en draagbare apparatuur de avond ervoor volledig op. Leg per registratie- of wedstrijdpost een oplaadkabel klaar en test de stekkerdozen, verlengkabels en wifi-hotspot.
Maak per deelnemer of team één wedstrijdpakket met scoreformulier, balpen en eventuele route-informatie. Print bovendien enkele extra scoreformulieren en deelnemerslijsten; reken op ongeveer 10 procent reserve.
Plan de opbouw minimaal 90 minuten voor de start. Zet eerst tenten, tafels, stroom en registratie klaar, test daarna geluid en microfoon en plaats routebordjes pas na een laatste controle van het speelgebied.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Pokémon-Go-wedstrijd organiseren?: Begin ongeveer vier weken vooraf met de locatie, wedstrijdregels en het speelgebied. Verstuur de uitnodigingen twee weken voor de wedstrijd en sluit de aanmeldingen bij voorkeur drie tot vijf dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een Pokémon-Go-wedstrijd?: Plan minimaal 90 minuten voor tenten, tafels, registratie, catering, stroom en routebordjes. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste test van smartphones, wifi, geluid en scoreformulieren.
Hoeveel powerbanks en oplaadkabels heb ik nodig voor Pokémon Go?: Voorzie minimaal één powerbank per vijf deelnemers en leg per organisatorische smartphone één passende oplaadkabel klaar. Neem daarnaast twee reservekabels mee voor defecte of vergeten kabels.
Wanneer moet ik de Pokémon-Go-route controleren?: Controleer de route uiterlijk één week vooraf en nogmaals op de wedstrijddag. Kijk dan naar bereikbaarheid, veiligheid, actuele PokéStops en gyms, weersomstandigheden en de zichtbaarheid van de routebordjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.