Animeconventie organiseren: checklist en planning

Een animeconventie organiseren vraagt om meer dan een programma en verklede bezoekers. Je moet workshops, wedstrijdonderdelen, standhouders en gastsprekers op elkaar afstemmen, terwijl techniek, catering en bewegwijzering op tijd klaarstaan. Begin met datum en locatie en werk daarna naar aanmeldingen, indeling en productie toe. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van naambadges en programmafolders tot microfoons, projectieschermen en materialen voor de cosplaywedstrijd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Workshops vastleggen
2 personen
Wedstrijdonderdelen vastleggen
2 personen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Gastsprekers uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Dranken bestellen
Techniek reserveren
2 personen
Fotograaf vastleggen
Plattegrond maken
2 personen
Standplaatsen indelen
2 personen
Wedstrijdjury bevestigen
Prijzen voor wedstrijden kopen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programmafolders drukken
2 personen
Bewegwijzering maken
2 personen
Spelmaterialen controleren
2 personen
Cosplaywedstrijd voorbereiden
3 personen
Quizvragen voorbereiden
2 personen
Muziek en video's testen
2 personen
Presentaties verzamelen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Entreebalie opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaatsen begeleiden
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Podium en scherm opbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties en video's testen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Registratielijst klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Badges uitdelen
3 personen
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
Workshops begeleiden
4 personen
Quiz presenteren
2 personen
Cosplaywedstrijd begeleiden
4 personen
Jurybriefing verzorgen
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Fotomoment begeleiden
2 personen
Avondprogramma presenteren
2 personen
Muziekprogramma bedienen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Standhouders laten afbouwen
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
5 personen
Restanten koelen
2 personen
Afval scheiden
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Standhouders informeren
Foto's en bestanden veiligstellen
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptiebalieaantal 2
Inklaptafelsaantal 24
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Partytentenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Vloermattenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerplateausaantal 20
Schaaltjesaantal 24

Decoratie

Animepostersaantal 30
Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 4
Cosplayachtergrondenaantal 3
Fotowand
Tafeldecoratiesaantal 24
Pijlbordenaantal 18
Achtergronddoekenaantal 4
Kostuumrekkenaantal 6
Kledinghangersaantal 60
Tafelnummersaantal 30
Naamkaartjes standhoudersaantal 40

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
Speakersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
HDMI-kabelsaantal 6
USB-sticksaantal 6
Labelprinter
Portofoonsaantal 8
Oplaadstationsaantal 3
Powerbanksaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksbroodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 12
Koekblikkenaantal 12
Voedselcontainersaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Keukenweegschalenaantal 2

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 12
LED-spotsaantal 8
Batterijlampenaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

Quizzoemersaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Prijzentafelsaantal 2
Decoratieve zwaardenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 8
Desinfectiepompjesaantal 12

Catering

Boodschappen

Registratie

Naambadgesaantal 350
Badgehoudersaantal 350
Polsbandjesaantal 350
Pennenaantal 40
Kassa'saantal 3
Geldkistjesaantal 3
Clipboardsaantal 12
Programmafoldersaantal 400
Inschrijfformulierenaantal 400
Polsbandjesscharenaantal 4

Kantoor

Printpapieraantal 10
Plakbandrollenaantal 12
Ducttapeaantal 8
Schaarsetsaantal 8
Snijmessenaantal 4
Nietmachinesaantal 4
Markeerstiftenaantal 24
Kleurstiftenaantal 24
Whiteboardstiftenaantal 12
Whiteboardsaantal 4
Lanyardsaantal 40
Badgeclipsaantal 40
Tijdschema'saantal 20

Tips

Leg programmaonderdelen zoals workshops, quiz en cosplaywedstrijd minimaal 8 weken vooraf vast. Zo houd je tijd over om sprekers, juryleden en benodigde techniek te bevestigen.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en sluit de inventarisatie uiterlijk 2 weken voor de conventie. Gebruik dat aantal voor catering, badges en programmamateriaal.
Test beamer, laptops, speakers, mengpaneel en draadloze microfoons minstens 1 dag vooraf op de echte locatie. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en de positie van microfoonstatieven.
Maak de plattegrond voordat je standplaatsen definitief indeelt. Plan looproutes rond receptiebalie, workshops, fotowand en wedstrijdruimte en zet pijlborden en afzetpalen klaar voor de opbouw.
Koop wedstrijdprijzen en controleer spelmaterialen uiterlijk 1 week vooraf. Leg cosplayachtergronden, animeposters, tafeldecoraties en andere decoratie per ruimte apart, zodat de opbouw niet op de wedstrijddag begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een animeconventie organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en programma. Nodig standhouders, gastsprekers en vrijwilligers uiterlijk 8 weken voor de conventie uit.
Hoeveel drank moet ik bestellen voor een animeconventie?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel vrijwilligers, sprekers en standhouders bij het bezoekersaantal op voordat je bestelt.
Wanneer moet ik de cosplaywedstrijd voorbereiden?: Leg wedstrijdonderdelen en jury minimaal 8 weken vooraf vast. Controleer prijzen, spelmaterialen, muziek, video's en microfoons uiterlijk 1 week vooraf en doe een volledige technische test op de laatste dag voor het evenement.
Wanneer moet ik programmafolders en naambadges laten maken?: Verzamel namen en programma-informatie uiterlijk 3 weken vooraf. Laat programmafolders drukken en bereid naambadges minimaal 1 week voor de conventie voor, zodat wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.