Checklist voor een goed georganiseerde pitchwedstrijd
Een pitchwedstrijd staat of valt met een strak format, duidelijke jurycriteria en techniek die vooraf is getest. Regel eerst de zaal, jury en inschrijving; werk daarna toe naar de deelnemersbevestiging en het draaiboek. Controleer pitchbestanden niet pas op de wedstrijddag en plan aparte briefings voor jury en presentator. Met deze checklist houd je registratie, presentaties, beoordeling, catering en publieksontvangst in dezelfde planning.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Jurycriteria opstellen
2 personen
Juryleden benaderen
Zaalreservering bevestigen
Inschrijfformulier maken
Wedstrijdinformatie publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Pitchbestanden ontvangen
Pitchbestanden controleren
2 personen
Deelnemers bevestigen
Publieksregistratie sluiten
Draaiboek uitwerken
2 personen
Programma opstellen
Pitchvolgorde loten
2 personen
Jurybriefing voorbereiden
Presentatorbriefing maken
Bewegwijzering ontwerpen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Juryformulieren afdrukken
Certificaten voorbereiden
Prijzen inkopen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Deelnemers herinneren
Bederfelijke boodschappen koelen
Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Event
Jurybriefing geven
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Pitchrondes begeleiden
3 personen
Pitchtijd bewaken
Presentaties bedienen
Juryformulieren innemen
Pauzedranken serveren
3 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Finalepitches begeleiden
3 personen
Juryberaad faciliteren
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Netwerkborrel serveren
3 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Deelnemers bedankbericht sturen
Jurycertificaten nasturen
Foto- en videobestanden archiveren
Prijswinnaars publiceren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 90
- Jurytafel
- Registratietafel
- Statafelsaantal 8
- Tafelkledenaantal 12
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptopaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 3
- HDMI-adaptersaantal 3
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Speakersaantal 2
- Audiomixer
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Presentatieklikkeraantal 2
- Stopwatchaantal 2
- USB-sticksaantal 4
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Batterijlampenaantal 6
Servies
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 80
- Messenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Serveerlepelsaantal 12
- Schaaltjesaantal 20
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Flessenopenersaantal 3
- Kurkentrekkersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
Decoratie
- Naamkaartjeshoudersaantal 90
- Tafelnummersaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Pitchbord
- Wegwijzerbordenaantal 12
- Stiftenaantal 12
- Kleefgumaantal 6
- Plakbandaantal 6
- Scharenaantal 4
- Klembordenaantal 12
Catering
- Prijzenaantal 3
- Certificaatmappenaantal 12
- Dienbladenaantal 6
- Servettenhoudersaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 3
- Handdoekdispensersaantal 3
Boodschappen
- Koffiebonen
- Cafeïnevrije koffie
- Zwarte thee
- Kruidenthee
- Suiker
- Zoetjes
- Melk
- Havermelk
- Koolzuurvrij water
- Bruiswater
- Cola
- Cola Zero
- Sinas
- Ginger ale
- Appelsap
- Sinaasappelsap
- Alcoholvrij bier
- Witbier
- Rode wijn
- Witte wijn
- Rosé
- Tonic
- Citroenen
- Limoenen
- IJsblokjes
- Mineraalwater voor jury
- Paprikachips
- Naturelchips
- Tortillachips
- Gezouten noten
- Olijven
- Druiven
- Appels
- Bananen
- Cherrytomaten
- Komkommers
- Worteltjes
- Paprika's
- Hummus
- Roomkaas
- Jonge kaas
- Brie
- Gekookte ham
- Gerookte kip
- Vegetarische spreads
- Stokbroden
- Mini sandwiches
- Wraps
- Bladerdeeghapjes
- Mini quiches
- Falafelballetjes
- Kruidenboter
- Mayonaise
- Ketchup
- Mosterd
- Zout
- Peper
- Olijfolie
- Dieetvriendelijke broodjes
- Glutenvrije crackers
- Veganistische snacks
- Notenvrije snacks
- Taartpunten
- Koekjes
- Brownies
- Servetten
- Papieren rietjes
- Koffiefilters
- Afvalzakken
- Keukenpapier
- Toiletpapier
- Afwasmiddel
- Allesreiniger
- Glasreiniger
- Sponsjes
- Microvezeldoeken
- Handdesinfectie
- Vloeibare handzeep
- Papieren handdoeken
Tips
- Leg per pitch een vaste spreektijd vast en gebruik een stopwatch tijdens de generale test. Zo kun je de pitchvolgorde en eventuele vragenronde realistisch in het programma verwerken.
- Vraag pitchbestanden uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf op. Controleer elk bestand op beeldverhouding, geluid, lettertypes en afspeelbaarheid op de laptop die je op locatie gebruikt.
- Plan de jurybriefing vóór de ontvangst van het publiek en deel de juryformulieren dan al uit. Bespreek de criteria, puntentoekenning en procedure bij een gelijke eindscore.
- Test beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, adapters, microfoons en speakers minimaal 2 uur voor aanvang. Leg een reserve-HDMI-kabel, adapter en USB-stick bij de techniektafel.
- Sluit de publieksregistratie op een vooraf gecommuniceerd tijdstip en maak naamkaartjes daarna definitief. Zet registratie-, jury- en presentatietafels zo neer dat deelnemers niet door de publieksrij hoeven.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een pitchwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het format, de zaal en de juryleden. Open de inschrijving daarna met minimaal 4 weken aanmeldtijd, zodat je deelnemers en pitchbestanden tijdig kunt bevestigen.
- Wanneer moeten deelnemers hun pitchbestand aanleveren?
- Vraag bestanden uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor de wedstrijd op. Controleer ze binnen 24 uur en meld technische problemen direct, zodat deelnemers nog tijd hebben om een nieuwe versie te sturen.
- Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de techniekcontrole?
- Plan minimaal 2 uur voor aanvang voor de volledige controle van beeld, geluid en presentaties. Test daarnaast elke pitch in de juiste volgorde en houd minstens 30 minuten buffer voor oplossingen.
- Wanneer sluit ik de publieksregistratie voor een pitchwedstrijd?
- Sluit de publieksregistratie uiterlijk 2 tot 3 werkdagen voor het evenement als je catering en naamkaartjes definitief moet bestellen. Communiceer de sluitingstijd duidelijk op het inschrijfformulier en in de uitnodiging.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!