Pitch-Wettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Pitch-Wettbewerb braucht mehr als gute Präsentationen: Format, Bewertung, Technik und Zeitplan müssen ineinandergreifen. Lege zuerst Regeln und Jurykriterien fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Raum, Teilnehmerverwaltung, Pitch-Dateien, Ablauf und Briefings. Plane außerdem einen Techniktest mit Beamer, Laptop, HDMI-Adaptern, Mikrofonen und Präsentationsklicker ein. Die Checkliste führt dich durch alle 72 Aufgaben und die benötigten 146 Gegenstände.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
Jurykriterien festlegen
2 Personen
Jurymitglieder ansprechen
Raumbuchung bestätigen
Anmeldeformular erstellen
Wettkampfinformationen veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Pitch-Dateien erhalten
Pitch-Dateien prüfen
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
Publikumsregistrierung schließen
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
Programm erstellen
Startreihenfolge auslosen
2 Personen
Jurybriefing vorbereiten
Moderator-Briefing erstellen
Beschilderung entwerfen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Juryeformulare drucken
Zertifikate vorbereiten
Preise einkaufen
Catering bestellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Geräte testen
2 Personen
Teilnehmer erinnern
Verderbliche Einkäufe kühlen
Location öffnen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Beleuchtung einrichten
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Anmeldematerial bereitlegen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Event
Jury-Briefing geben
2 Personen
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Pitchrunden betreuen
3 Personen
Pitch-Zeit überwachen
Präsentationen betreuen
Juryformulare einsammeln
Pausengetränke servieren
3 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
Finalpitches begleiten
3 Personen
Jurybesprechung moderieren
Gewinner bekanntgeben
Preise überreichen
2 Personen
Netzwerk-Getränke servieren
3 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
Juryzertifikate nachsenden
Foto- und Videodateien archivieren
Gewinner veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 90
- Jurytisch
- Registrierungstisch
- StehtischeAnz. 8
- TischdeckenAnz. 12
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LaptopAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Audiomischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PräsentationsklickerAnz. 2
- StoppuhrAnz. 2
- USB-SticksAnz. 4
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- BatterielampenAnz. 6
Geschirr
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 80
- MesserAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- SchälchenAnz. 20
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 3
- KorkenzieherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 90
- TischnummernAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- Pinnwand
- Wegweiser-SchilderAnz. 12
- StifteAnz. 12
- KlebestiftAnz. 6
- KlebebandAnz. 6
- ScherenAnz. 4
- KlemmbretterAnz. 12
Catering
- PreiseAnz. 3
- ZertifikatsmappenAnz. 12
- TablettsAnz. 6
- ServiettenhalterAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 3
- HandtuchspenderAnz. 3
Einkäufe
- Kaffeebohnen
- Koffeinfreier Kaffee
- Schwarzer Tee
- Kräutertee
- Zucker
- Süßstoff
- Milch
- Hafermilch
- Stilles Wasser
- Sprudelwasser
- Cola
- Cola Zero
- Sinas
- Ginger Ale
- Apfelsaft
- Orangensaft
- Alkoholfreies Bier
- Weißbier
- Rotwein
- Weißwein
- Rosé
- Tonic
- Zitronen
- Limetten
- Eiswürfel
- Mineralwasser für die Jury
- Paprikachips
- Naturelchips
- Tortilla-Chips
- Gesalzene Nüsse
- Oliven
- Trauben
- Äpfel
- Bananen
- Cherrytomaten
- Gurken
- Karotten
- Paprika
- Hummus
- Frischkäse
- Junger Käse
- Brie
- Gekochter Schinken
- Geräuchertes Hähnchen
- Vegetarische Aufstriche
- Baguettes
- Mini-Sandwiches
- Wraps
- Blätterteighäppchen
- Mini-Quiches
- Falafelbällchen
- Kräuterbutter
- Mayonnaise
- Ketchup
- Senf
- Salz
- Pfeffer
- Olivenöl
- Diätfreundliche belegte Brötchen
- Glutenfreie Cracker
- Vegane Snacks
- Nussfreie Snacks
- Tortenstücke
- Kekse
- Brownies
- Servietten
- Papierstrohhalme
- Kaffeefilter
- Müllsäcke
- Küchenpapier
- Toilettenpapier
- Spülmittel
- Allzweckreiniger
- Glasreiniger
- Schwämme
- Mikrofasertücher
- Handdesinfektionsmittel
- Flüssigseife
- Papierhandtücher
Tipps
- Lege das Wettkampfformat und die Jurykriterien fest, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. So kennen Teilnehmer frühzeitig Redezeit, Bewertung und Abgabefristen.
- Fordere Pitch-Dateien spätestens 3 bis 5 Werktage vor dem Wettbewerb an und prüfe jede Datei anschließend auf Format, Ton und korrekte Darstellung am Beamer.
- Plane für Registrierung und Namensschilder mindestens 30 Minuten vor Beginn. Schließe die Publikumsregistrierung rechtzeitig, damit Sitzplätze und Cateringzahlen feststehen.
- Führe den Techniktest nicht erst am Veranstaltungstag durch: Prüfe Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 24 Stunden vorher.
- Bereite Juryformulare, Zertifikate und Preise vor, bevor der erste Pitch startet. Für die Jury gehören außerdem ein eigener Tisch, Wasser und ein kurzes Briefing in den Ablauf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Pitch-Wettbewerb organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Format, Juryanfragen und Raumbuchung. Die Anmeldephase sollte mindestens 2 bis 3 Wochen dauern, damit genug Zeit für Rückfragen und die Teilnehmerauswahl bleibt.
- Wann müssen Teilnehmer ihre Pitch-Dateien abgeben?
- Fordere die Dateien 3 bis 5 Werktage vor dem Wettbewerb an. So kannst du Präsentationen prüfen, eine Startreihenfolge auslosen und bei fehlenden Formaten noch nachfassen.
- Wie viel Zeit braucht ein Pitch-Wettbewerb pro Teilnehmer?
- Rechne pro Person mit Pitchzeit plus 3 bis 5 Minuten für Wechsel, Fragen oder Bewertung. Bei 10 Teilnehmern solltest du dafür mindestens 60 bis 90 Minuten einplanen, zusätzlich zu Begrüßung und Siegerehrung.
- Wann sollte der Technikcheck stattfinden?
- Teste die komplette Technik spätestens 24 Stunden vor Beginn und wiederhole einen kurzen Funktionstest 60 bis 90 Minuten vor Einlass. Prüfe dabei auch Ersatzkabel, HDMI-Adapter, Mikrofone und die Stoppuhr.
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