Checklist para organizar un concurso de pitch

Un concurso de pitch necesita más coordinación que una simple sesión de presentaciones. Hay que cerrar el formato, seleccionar al jurado, gestionar las inscripciones y revisar cada archivo antes del día del evento. También debes controlar los tiempos, el orden de intervención, el equipo audiovisual y la recepción del público. Esta checklist reúne 72 tareas y 146 elementos para que puedas avanzar por fases y detectar a tiempo lo que suele olvidarse.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el formato de la competición
2 personas
Establecer criterios del jurado
2 personas
Contactar a los miembros del jurado
Confirmar reserva del salón
Crear el formulario de inscripción
Publicar la información de la competición
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recibir los archivos de la presentación
Comprobar los archivos de pitch
2 personas
Confirmar participantes
Cerrar el registro del público
Desarrollar el programa
2 personas
Elaborar el programa
Sortear el orden de las presentaciones
2 personas
Preparar la reunión del jurado
Preparar la reunión informativa del presentador
Diseñar la señalización
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir los formularios del jurado
Preparar los certificados
Comprar premios
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Probar el equipo
2 personas
Recordar a los participantes
Refrigerar los productos perecederos
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar el material de registro
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas

Evento

Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
Recepción de participantes
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Dar el discurso de apertura
Coordinar las rondas de pitch
3 personas
Controlar el tiempo de la presentación
Gestionar las presentaciones
Recoger los formularios del jurado
Servir bebidas del descanso
3 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Coordinar las pitches finales
3 personas
Facilitar la deliberación del jurado
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
2 personas
Servir el cóctel de networking
3 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar la sala
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
Reenviar los certificados del jurado
Archivar fotos y vídeos
Publicar a los ganadores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesa del jurado
Mesa de registro
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 12
Percheroscant. 2

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Clic de presentacióncant. 2
Cronómetrocant. 2
Memorias USBcant. 4

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Iluminación ambientalcant. 4
Lámparas de bateríacant. 6

Vajilla

Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 80
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharones de servircant. 12
Cuencoscant. 20

Cocina

Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Abrebotellascant. 3
Sacacorchoscant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Decoración

Portanombrescant. 90
Números de mesacant. 12
Arreglos floralescant. 8
Tablero de pitch
Señales de orientacióncant. 12
Rotuladorescant. 12
Masilla adhesivacant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Portapapelescant. 12

Catering

Premioscant. 3
Carpetas para certificadoscant. 12
Bandejascant. 6
Porta-servilletascant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de toallascant. 3

Compras

Granos de café
Café descafeinado
Té negro
Té de hierbas
Azúcar
Edulcorantes
Leche
Leche de avena
Agua sin gas
Agua con gas
Cola
Cola Zero
Naranja
Ginger ale
Zumo de manzana
Zumo de naranja
Cerveza sin alcohol
Cerveza blanca
Vino tinto
Vino blanco
Rosado
Tónica
Limones
Limas
Cubitos de hielo
Agua mineral para el jurado
Patatas fritas de pimiento
Patatas fritas naturales
Nachos
Frutos secos salados
Aceitunas
Uvas
Manzanas
Plátanos
Tomates cherry
Pepinos
Zanahorias baby
Pimientos
Hummus
Queso crema
Queso joven
Brie
Jamón cocido
Pollo ahumado
Untables vegetarianos
Baguettes
Mini sándwiches
Wraps
Bocaditos de hojaldre
Mini quiches
Bolitas de falafel
Mantequilla de hierbas
Mayonesa
Kétchup
Mostaza
Sal
Pimienta
Aceite de oliva
Bocadillos aptos para dietas especiales
Crackers sin gluten
Snacks veganos
Bocadillos sin frutos secos
Porciones de tarta
Galletas
Brownies
Servilletas
Pajitas de papel
Filtros de café
Bolsas de basura
Papel de cocina
Papel higiénico
Lavavajillas
Limpiador multiusos
Limpiacristales
Esponjas
Paños de microfibra
Desinfectante de manos
Jabón líquido para manos
Toallas de papel

Consejos

Define el formato y los criterios del jurado antes de publicar la convocatoria. Especifica la duración de cada pitch, el sistema de puntuación y qué ocurre en caso de empate.
Cierra las inscripciones con suficiente margen para revisar los archivos. Reserva al menos 7 días para comprobar las presentaciones, pedir correcciones y confirmar a los participantes.
No dejes el orden de presentación para el último momento. Haz el sorteo después de confirmar a los participantes y comunica el programa definitivo al menos 48 horas antes.
Prueba el equipo audiovisual en la misma sala y con el portátil que se usará durante el concurso. Comprueba proyector, pantalla, cables HDMI, adaptadores, micrófonos, altavoces y el clic de presentación.
Prepara por separado la mesa de registro, la mesa del jurado y la zona de catering. Ten listas las tarjetas de nombre, los formularios del jurado, los certificados y las opciones dietéticas antes de la llegada del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de pitch?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas captar participantes y coordinar un jurado. Reserva la sala y contacta con los miembros del jurado al inicio, antes de publicar la convocatoria.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un concurso de pitch?: Ciérralas entre 10 y 14 días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, revisar sus archivos, sortear el orden y preparar el programa.
¿Qué equipo técnico hace falta para un concurso de pitch?: Como mínimo, prepara un proyector, una pantalla, un portátil, cables HDMI, adaptadores, un clic de presentación, un cronómetro y micrófonos. Prueba todo entre 24 y 48 horas antes y lleva memorias USB como respaldo.
¿Cuándo hay que pedir el catering para un concurso de pitch?: Confirma el catering al menos 7 días antes, cuando ya conozcas el número de asistentes y sus preferencias dietéticas. Incluye bebidas y vajilla suficiente para el servicio previsto, además de una pequeña reserva.

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