Checklist pour organiser un concours de pitch

Un concours de pitch demande surtout une préparation précise du format, du jury et du déroulé. Cette checklist regroupe les étapes à suivre, des inscriptions jusqu’aux certificats et à la remise des prix. Prévois aussi un test complet de la projection, des micros et du chronomètre avant l’arrivée du public. Les détails souvent oubliés sont le format des fichiers, les besoins alimentaires et l’ordre de passage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Établir les critères du jury
2 personnes
Contacter les membres du jury
Confirmer la réservation de la salle
Créer le formulaire d'inscription
Publier les informations du match
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recevoir les fichiers de pitch
Vérifier les fichiers de pitch
2 personnes
Confirmer les participants
Clôturer l'enregistrement du public
Élaborer le déroulé
2 personnes
Élaborer le programme
Tirer au sort l'ordre de passage
2 personnes
Préparer le briefing du jury
Préparer le briefing du présentateur
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les feuilles de jury
Préparer les certificats
Acheter les prix
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Rappeler les participants
Réfrigérer les courses périssables
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

Briefing du jury
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer les tours de pitch
3 personnes
Surveiller le temps de pitch
Animer les présentations
Récupérer les formulaires du jury
Servir les boissons de pause
3 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Accompagner les présentations finales
3 personnes
Faciliter la délibération du jury
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Servir le cocktail réseau
3 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer le catering restant
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Renvoyer les certificats du jury
Archiver les fichiers photo et vidéo
Publier les gagnants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Table du jury
Table d'inscription
Tables hautesqté 8
Nappesqté 12
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Chronomètreqté 2
Clés USBqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à batterieqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Décoration

Porte-nomsqté 90
Numéros de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneau de pitch
Panneaux directionnelsqté 12
Marqueursqté 12
Pâte adhésiveqté 6
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Presse-papiersqté 12

Catering

Prixqté 3
Classeurs de certificatsqté 12
Plateauxqté 6
Porte-serviettesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de serviettesqté 3

Courses

Grains de café
Café décaféiné
Thé noir
Tisane
Sucre
Édulcorants
Lait
Lait d’avoine
Eau sans gaz
Eau pétillante
Cola
Cola Zero
Sinas
Ginger ale
Jus de pomme
Jus d’orange
Bière sans alcool
Bière blanche
Vin rouge
Vin blanc
Rosé
Tonic
Citrons
Citrons verts
Glaçons
Eau minérale pour le jury
Chips au paprika
Chips nature
Chips tortilla
Noix salées
Olives
Raisins
Pommes
Bananes
Tomates cerises
Concombres
Carottes
Poivrons
Houmous
Fromage frais
Jeune fromage
Brie
Jambon cuit
Poulet fumé
Tartinades végétariennes
Baguettes
Mini-sandwichs
Wraps
Feuilletés
Mini quiches
Boulettes de falafel
Beurre aux herbes
Mayonnaise
Ketchup
Moutarde
Sel
Poivre
Huile d’olive
Sandwichs adaptés aux régimes
Crackers sans gluten
Snacks véganes
Snacks sans noix
Parts de gâteau
Biscuits
Brownies
Serviettes
Pailles en papier
Filtres à café
Sacs poubelle
Essuie-tout
Papier toilette
Liquide vaisselle
Nettoyant multi-usages
Nettoyant pour vitres
Éponges
Chiffons microfibres
Gel hydroalcoolique
Savon liquide pour les mains
Essuie-tout

Conseils

Fixe le format et les critères du jury au moins 4 semaines avant l’événement. Les participants doivent connaître la durée exacte du pitch, le temps de questions et les règles de notation avant de s’inscrire.
Demande les fichiers de pitch avant la clôture des inscriptions, puis vérifie chaque présentation sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur prévus. Garde une copie sur au moins 2 clés USB et teste les adaptateurs HDMI.
Tire au sort l’ordre de passage avant le briefing et communique-le aux participants. Ajoute une marge de 5 à 10 minutes entre les passages pour gérer les changements de fichier, les questions et les imprévus.
Prépare séparément le briefing du jury et celui du présentateur. Le jury doit avoir ses feuilles de notation et ses critères, tandis que le présentateur doit disposer du déroulé, du chronomètre et des consignes de transition.
Confirme le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires, idéalement 7 jours avant le concours. Vérifie aussi le nombre final de participants et de spectateurs afin d’ajuster les verres, les tasses, les assiettes et les places assises.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de pitch ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour un concours avec inscriptions, jury et public. Les fichiers de pitch devraient être collectés et vérifiés au plus tard 7 jours avant l’événement.
Quel matériel faut-il prévoir pour un concours de pitch ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur, des câbles HDMI, des adaptateurs, un cliqueur, un chronomètre et un système audio avec microphones. Testez tout le matériel au moins 2 heures avant l’ouverture des portes.
Quand faut-il clôturer les inscriptions du public ?: Clôturez les inscriptions du public entre 3 et 7 jours avant le concours, selon la capacité de la salle. Utilisez le nombre confirmé pour finaliser les chaises, le catering et les badges.
Comment préparer le jury d’un concours de pitch ?: Envoyez les critères de notation et le déroulé au jury au moins 5 jours avant l’événement. Préparez une feuille par membre du jury, puis organisez un briefing de 15 à 30 minutes avant le premier passage.

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