LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Paasconcert organiseren: complete checklist

Een Paasconcert vraagt om meer dan musici en een programma. Je regelt tegelijk de locatie, repetitieruimte, bezoekersaanmeldingen, programmaboekjes, techniek en catering. Begin met datum en locatie, leg daarna optredens en musici vast en werk toe naar een technische test en een bijgewerkte bezoekerslijst. Deze checklist bevat 82 taken en 52 spullen, zodat je ook details zoals dieetmaaltijden, reservebatterijen en kabelgoten niet pas op de dag zelf ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

    2 personen

  • Reserveringen maken

  • Programma samenstellen

    2 personen

  • Musici bevestigen

  • Optredens vastleggen

    2 personen

  • Repetitieruimte reserveren

  • Uitnodigingen ontwerpen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldformulier openen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Bezoekerslijst bijwerken

  • Herinnering versturen

  • Programmaboekje opmaken

  • Programmaboekjes printen

  • Welkomsttekst schrijven

  • Nummers en teksten controleren

    2 personen

  • Muziekpartijen verzamelen

    2 personen

  • Technische wensen inventariseren

    2 personen

  • Techniek testen

    2 personen

  • Catering bestellen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Versproducten ophalen

    2 personen

  • Dieetmaaltijden markeren

    2 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Ruimtes controleren

    2 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Ontvangstbalie inrichten

    2 personen

  • Cateringtafel inrichten

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Koffie en thee klaarzetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Servies klaarzetten

    2 personen

  • Paasdecoratie plaatsen

    3 personen

  • Wegwijzers ophangen

    2 personen

  • Geluid aansluiten

    3 personen

  • Microfoons plaatsen

    2 personen

  • Noten en lessenaars plaatsen

    2 personen

  • Licht en verlichting testen

    2 personen

  • Brandroutes vrijmaken

    2 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

Event

  • Artiesten ontvangen

    2 personen

  • Artiesten aanmelden

  • Instrumenten uitladen

    3 personen

  • Soundcheck uitvoeren

    4 personen

  • Programma doornemen

    3 personen

  • Deuren openen

    3 personen

  • Bezoekers ontvangen

    4 personen

  • Aanmeldingen afvinken

    2 personen

  • Programmaboekjes uitdelen

    2 personen

  • Welkomstwoord verzorgen

  • Concertdeel één begeleiden

    2 personen

  • Pauze aankondigen

  • Koffie en thee serveren

    4 personen

  • Hapjes serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Servies ophalen

    2 personen

  • Concertdeel twee begeleiden

    2 personen

  • Afscheidswoord verzorgen

  • Artiesten bedanken

    2 personen

  • Informeel samenzijn begeleiden

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Catering afronden

    3 personen

  • Bezoekers uitgeleiden

    3 personen

  • Instrumenten inladen

    3 personen

Nazorg

  • Geluid uitschakelen

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Stoelen en tafels opruimen

    4 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Cateringruimte schoonmaken

    3 personen

  • Zaal schoonmaken

    3 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Techniek demonteren

    3 personen

  • Inventaris controleren

    2 personen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven boodschappen opslaan

    2 personen

  • Afval wegbrengen

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 130
  • Klaptafelsaantal 10
  • Ontvangsttafel
  • Cateringtafelsaantal 4
  • Kledingrekkenaantal 2

Servies

  • Koffiekopjesaantal 130
  • Waterglazenaantal 150
  • Wijnglazenaantal 130
  • Dinerbordenaantal 150
  • Gebaksbordenaantal 150
  • Vorkenaantal 150
  • Messenaantal 150
  • Theelepelsaantal 150
  • Serveerlepelsaantal 12

Apparatuur

  • Mengpaneel
  • Luidsprekersaantal 2
  • Subwoofersaantal 2
  • Microfoonsaantal 6
  • Microfoonstatievenaantal 6
  • Luidsprekerstatievenaantal 2
  • Muzieklessenaarsaantal 12
  • Koptelefoonaantal 2
  • DI-boxenaantal 4
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 8
  • XLR-kabelsaantal 12
  • Instrumentkabelsaantal 8
  • Kabelgotenaantal 12
  • Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

  • LED-spotsaantal 6
  • Sfeerlampenaantal 12
  • Lichtsnoerenaantal 6
  • Zaklampenaantal 4

Decoratie

  • Paastakkenaantal 6
  • Paaseierenaantal 60
  • Bloemstukkenaantal 8
  • Tafellopersaantal 10
  • Welkomstbord
  • Wegwijzerbordenaantal 8

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Koks messenaantal 4
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveerschalen met dekselaantal 8
  • Tangenaantal 8
  • Koelelementenaantal 16
  • Aluminiumfolieaantal 2
  • Vershoudbakkenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg musici, optredens en repetitieruimte vroeg vast. Controleer daarna of het programma, de muziekpartijen en de teksten bij elkaar passen voordat je het programmaboekje opmaakt.
  • Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma voldoende duidelijk zijn. Werk de bezoekerslijst wekelijks bij en verstuur uiterlijk enkele dagen vooraf een herinnering met praktische informatie.
  • Plan de techniek niet alleen op papier. Test mengpaneel, luidsprekers, microfoons, DI-boxen, kabels en LED-spots minimaal één keer vóór het concert en houd reservebatterijen achter de hand.
  • Maak catering op basis van de actuele bezoekerslijst en verzamel dieetwensen vóór je bestelt. Markeer dieetmaaltijden afzonderlijk en plan het ophalen van versproducten zo laat mogelijk, bij voorkeur op de dag zelf.
  • Tel stoelen, tafels, glazen en servies per onderdeel van het programma. Richt een ontvangsttafel en cateringtafels vooraf in en zorg dat kabels met kabelgoten uit de looproute blijven.

Veelgestelde vragen

Wanneer begin je met het organiseren van een Paasconcert?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, reserveringen en musici. Daarna volgen programma, uitnodigingen, aanmeldingen, techniek en catering in die volgorde.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een Paasconcert?
Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf, zodra datum, locatie en programma vaststaan. Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het concert af, zodat je bezoekerslijst en cateringbestelling kloppen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor een technische test?
Plan minimaal 2 uur voor het testen van mengpaneel, luidsprekers, microfoons, DI-boxen en bekabeling. Doe daarnaast op de concertdag nog een korte controle van ongeveer 30 minuten.
Wanneer bestel je catering voor een Paasconcert?
Bestel houdbare producten ongeveer 1 week vooraf en verwerk dieetwensen in dezelfde bestelling. Haal versproducten bij voorkeur 1 dag vooraf of op de dag van het concert op.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!