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Osterkonzert organisieren: die komplette Checkliste

Ein Osterkonzert steht und fällt mit drei Dingen: einem bestätigten Programm, verlässlicher Technik und einem Ablauf, den Publikum und Mitwirkende kennen. Plane zuerst Termin und Ort, danach Musiker, Auftritte und Proben. Sobald die Anmeldung läuft, brauchst du belastbare Zahlen für Sitzplätze, Programmhefte und Catering. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Empfang und hilft dir besonders bei den Punkten, die oft erst in der letzten Woche auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Musiker bestätigen

  • Auftritte festhalten

    2 Personen

  • Proberaum reservieren

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste aktualisieren

  • Erinnerung senden

  • Programmheft gestalten

  • Programmhefte drucken

  • Begrüßungstext schreiben

  • Nummern und Texte prüfen

    2 Personen

  • Musikpartituren sammeln

    2 Personen

  • Technische Anforderungen erfassen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Osterdekoration anbringen

    3 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Ton anschließen

    3 Personen

  • Mikrofone aufstellen

    2 Personen

  • Noten und Pulte aufstellen

    2 Personen

  • Licht und Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Fluchtwege freihalten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstler anmelden

  • Instrumente ausladen

    3 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Programm durchgehen

    3 Personen

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Konzertteil eins begleiten

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Kaffee und Tee servieren

    4 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr abholen

    2 Personen

  • Zweiter Teil des Konzerts begleiten

    2 Personen

  • Abschiedsrede halten

  • Künstler bedanken

    2 Personen

  • Lockeres Beisammensein betreuen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Catering abschließen

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Instrumente verladen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Ton ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Cateringbereich reinigen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Technik abbauen

    3 Personen

  • Inventar prüfen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe einlagern

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 130
  • KlappischeAnz. 10
  • Empfangstisch
  • Catering-TischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 130
  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 130
  • Dinner-TellerAnz. 150
  • KuchenplattenAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 150
  • TeelöffelAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • LautsprecherstativeAnz. 2
  • NotenpulteAnz. 12
  • KopfhörerAnz. 2
  • DI-BoxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • XLR-KabelAnz. 12
  • InstrumentenkabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 12
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • StimmungsleuchtenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 4

Dekoration

  • OsterzweigeAnz. 6
  • OstereierAnz. 60
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • TischläuferAnz. 10
  • Willkommensschild
  • Wegweiser-SchilderAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 8
  • ZangenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 16
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltedosenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Termin und Ort frühzeitig und halte Reservierungen schriftlich fest. Spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert sollten Musiker, Auftritte und Proberaum verbindlich zugesagt sein.
  • Öffne die Anmeldung nicht ohne Frist und Verantwortlichkeit: Setze eine Rückmeldefrist von etwa 10 bis 14 Tagen und aktualisiere die Besucherliste danach mindestens einmal pro Woche.
  • Sammle technische Anforderungen direkt bei den Musikern. Plane den Techniktest nicht am Konzerttag ein, sondern mindestens einen separaten Termin von 2 bis 3 Stunden für Mischpult, Mikrofone, Lautsprecher, Kabel und Monitorwege.
  • Drucke Programmhefte erst, wenn Nummern, Texte und Auftrittsreihenfolge geprüft sind. Rechne zusätzlich mit etwa 5 bis 10 Prozent Reserve, damit verspätete Gäste nicht ohne Programm bleiben.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und kennzeichne Diätmahlzeiten sichtbar. Bestelle Catering und frische Produkte erst nach dem Anmeldeschluss, aber spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Konzert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Osterkonzert organisieren?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Reservierungen. Musiker, Programm und technische Anforderungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Konzert feststehen.
Wann sollte ich die Einladungen für ein Osterkonzert verschicken?
Verschicke die Einladungen ungefähr 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Konzert, damit Sitzplätze, Programmhefte und Catering planbar sind.
Wie viel Zeit braucht der Techniktest für ein Osterkonzert?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für den Techniktest ein, zusätzlich zum Aufbau. Prüfe dabei Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, DI-Boxen, Kabel, Notenpulte und Ersatzbatterien.
Wie viele Programmhefte sollte man für ein Osterkonzert drucken?
Drucke ein Heft pro angemeldeter Person und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 100 Anmeldungen sind damit etwa 105 bis 110 Programmhefte sinnvoll.

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