Organiser un Concert de Pâques : la checklist complète

Un Concert de Pâques demande de coordonner les musiciens, les répétitions, l’accueil du public et le repas autour du programme musical. Commence par confirmer la date et la salle, puis avance vers les inscriptions, la technique et les livrets. Les derniers jours servent surtout à vérifier les partitions, les besoins alimentaires et le matériel de sonorisation. Cette checklist regroupe 82 tâches et 52 fournitures pour suivre la préparation sans rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Faire les réservations
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les musiciens
Enregistrer les prestations
2 personnes
Réserver la salle de répétition
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Envoyer un rappel
Mettre en page le programme
Imprimer les livrets du programme
Rédiger le texte de bienvenue
Vérifier les morceaux et les textes
2 personnes
Rassembler les partitions
2 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Marquer les repas diététiques
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer la décoration de Pâques
3 personnes
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
Brancher le son
3 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Installer les pupitres et les lutrins
2 personnes
Tester l’éclairage et les lumières
2 personnes
Dégager les voies d’évacuation
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Inscrire les artistes
Décharger les instruments
3 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Passer en revue le programme
3 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Encadrer la première partie du concert
2 personnes
Annoncer la pause
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Récupérer la vaisselle
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
Prononcer le mot de clôture
Remercier les artistes
2 personnes
Animer le moment informel
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Finaliser le catering
3 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Charger les instruments
3 personnes

Suivi

Couper le son
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Démonter l'équipement technique
3 personnes
Vérifier l’inventaire
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 130
Tables pliantesqté 10
Table d’accueil
Tables de cateringqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Assiettes de dînerqté 150
Assiettes à gâteauqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillères à caféqté 150
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Pieds de haut-parleurqté 2
Pupitres de musiqueqté 12
Casque audioqté 2
Boîtiers DIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles XLRqté 12
Câbles d'instrumentsqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Branches de Pâquesqté 6
Œufs de Pâquesqté 60
Compositions floralesqté 8
Chemins de tableqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 16
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et la salle avant de confirmer les musiciens : garde au moins une répétition complète dans la salle prévue, surtout si l’acoustique ou la scène diffère du lieu habituel.
Ouvre les inscriptions dès que le programme et les invitations sont prêts. Fixe une date de clôture au moins 7 jours avant le concert afin de finaliser la liste des visiteurs et les besoins alimentaires.
Teste toute la chaîne audio pendant une répétition : table de mixage, microphones, haut-parleurs, câbles, boîtiers DI et retours éventuels. Prévois des piles de rechange et des rallonges identifiées avant l’arrivée du public.
Imprime les livrets du programme plusieurs jours à l’avance, après une dernière vérification des morceaux, des textes et de l’ordre de passage. Prépare aussi le texte de bienvenue et quelques exemplaires supplémentaires.
Pour le catering, sépare clairement les repas adaptés dès la réception et marque-les avant le service. Fais les courses et récupère les produits frais assez tard pour préserver leur qualité, mais au moins 2 heures avant le repas.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Concert de Pâques ?: Commence au moins 8 semaines avant la date. Les réservations, la confirmation des musiciens, le programme et les invitations doivent être réglés avant de lancer les inscriptions.
Quand fermer les inscriptions pour un Concert de Pâques ?: Ferme le formulaire environ 7 jours avant le concert. Ce délai laisse le temps de traiter les inscriptions, de mettre à jour la liste des visiteurs et de transmettre les quantités au catering.
Combien de temps prévoir pour tester la technique ?: Prévois au minimum 2 heures sur place avant l’ouverture des portes, en plus d’un test pendant une répétition. Vérifie les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs, les câbles et l’alimentation électrique.
Quand imprimer les livrets du programme ?: Imprime-les 3 à 5 jours avant le concert, après la validation définitive des morceaux et des textes. Garde quelques exemplaires supplémentaires pour les visiteurs ajoutés à la dernière minute.

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