Checklist para organizar un Concierto de Pascua

Organizar un Concierto de Pascua requiere coordinar música, público, sala y recepción sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne 82 tareas y 52 materiales, desde confirmar la fecha y a los músicos hasta probar el sonido, preparar el programa y marcar las comidas especiales. Sigue el orden del plan para detectar a tiempo los datos que faltan, las necesidades técnicas y las preferencias dietéticas de los asistentes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Hacer reservas
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar a los músicos
Registrar las actuaciones
2 personas
Reservar la sala de ensayo
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Enviar recordatorio
Maquetar el programa
Imprimir los folletos del programa
Escribir el texto de bienvenida
Comprobar los números y textos
2 personas
Recopilar las partituras
2 personas
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Pedir el catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Marcar las comidas de dieta
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar la decoración de Pascua
3 personas
Colgar señalizadores
2 personas
Conectar el sonido
3 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Colocar atriles y pupitres
2 personas
Probar la iluminación y las luces
2 personas
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Comprobar los baños
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Inscribir artistas
Descargar instrumentos
3 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Repasar el programa
3 personas
Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir los programas
2 personas
Dar la bienvenida
Acompañar la primera parte del concierto
2 personas
Anunciar el descanso
Servir café y té
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
2 personas
Dar el discurso de despedida
Agradecer a los artistas
2 personas
Coordinar una reunión informal
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Cerrar el catering
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Cargar los instrumentos
3 personas

Seguimiento

Silenciar el sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la zona de catering
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Desmontar la técnica
3 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Guardar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 130
Mesas plegablescant. 10
Mesa de recepción
Mesas de cateringcant. 4
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 130
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 130
Platos de cenacant. 150
Platos para postrecant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharillascant. 150
Cucharones de servircant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Soportes para altavocescant. 2
Atriles de músicacant. 12
Auricularescant. 2
Cajas DIcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables XLRcant. 12
Cables de instrumentoscant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Luces decorativascant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 4

Decoración

Ramas de Pascuacant. 6
Huevos de Pascuacant. 60
Arreglos floralescant. 8
Manteles runnerscant. 10
Cartel de bienvenida
Señales de orientacióncant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 8
Pinzascant. 8
Acumuladores de fríocant. 16
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y las reservas antes de diseñar las invitaciones. Así el formulario de inscripción incluirá desde el principio la información correcta.
Confirma a cada músico y recopila las partituras con varias semanas de margen. Reserva también la sala de ensayo y registra las actuaciones previstas en el programa.
Haz una prueba técnica completa antes del concierto: comprueba mesa de mezclas, altavoces, micrófonos, soportes, cables, regletas y baterías de repuesto, no solo el sonido principal.
Envía el recordatorio cuando falten entre 3 y 5 días y usa la lista actualizada de visitantes para preparar sillas, recepción y materiales impresos. Separa las preferencias dietéticas antes de pedir el catering.
Imprime los folletos después de comprobar números y textos. Prepara una mesa de recepción y deja señaladas las comidas de dieta antes de que lleguen los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Concierto de Pascua?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del concierto, cuando la fecha, la ubicación y el programa provisional estén confirmados. Mantén abierto el formulario de inscripción durante al menos 2 semanas.
¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica?: Haz una prueba completa entre 1 y 3 días antes y repite una comprobación breve el mismo día. Reserva al menos 90 minutos para revisar conexiones, micrófonos, monitores, iluminación y baterías.
¿Cuántos folletos del programa hay que imprimir?: Imprime un folleto por visitante confirmado y añade un 10 % de margen. Si esperas 100 personas, prepara 110 ejemplares para cubrir cambios de última hora.
¿Cuándo hay que cerrar las preferencias dietéticas del catering?: Cierra la recogida de preferencias entre 5 y 7 días antes del concierto y entrega la lista final al servicio de catering. Marca las comidas especiales por separado antes de montar las mesas.

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