Paasconcert organiseren: checklist en planning
Een paasconcert vraagt om meer dan een programma en een podium. Je regelt tegelijk de concertdatum, locatie, repetitieruimte, optredende groepen, partituren, publieksaanmeldingen en techniek. Begin met de onderdelen die anderen moeten bevestigen en werk daarna toe naar drukwerk, catering en de opbouw. Deze checklist helpt je om 84 taken in de juiste volgorde af te werken, van de eerste reserveringen tot de pianostemming en geluidstest op de concertdag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Concertdatum bevestigen
2 personen
Locatie reserveren
2 personen
Repetitieruimte reserveren
Programma samenstellen
3 personen
Optredende groepen bevestigen
2 personen
Muziekstukken selecteren
3 personen
Partituren verzamelen
2 personen
Partituren kopiëren
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Entreeprijzen bepalen
2 personen
Contant geld voorbereiden
2 personen
Betaalwijze controleren
Catering reserveren
2 personen
Boodschappenlijst maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Instrumenten controleren
3 personen
Reserveonderdelen meenemen
2 personen
Geluidstest plannen
2 personen
Pianostemming controleren
Routebeschrijving versturen
Parkeerinformatie publiceren
Weersverwachting controleren
Ingang bewegwijzeren
2 personen
Event
Zaal openen
2 personen
Licht inschakelen
Ventilatie instellen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
5 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Piano controleren
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Paastafel inrichten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dieetopties markeren
Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Kaarten verkopen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Bezoekers naar plaatsen wijzen
3 personen
Optredens aankondigen
Muzikanten begeleiden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Pauzemuziek afspelen
Laatste optreden begeleiden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Garderobe opruimen
2 personen
Instrumenten inpakken
5 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Muzieklessenaars opruimen
3 personen
Stoelen opruimen
4 personen
Tafels opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 140
- Tafelsaantal 10
- Kassa tafel
- Kledingrekaantal 2
- Krukkenaantal 8
- Podiumdelenaantal 8
- Garderobehangersaantal 150
- Garderobenummersaantal 150
Apparatuur
- Muzieklessenaarsaantal 45
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 4
- Luidsprekersaantal 2
- Mengtafel
- Versterker
- Audiokabelsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Pianobank
- Metronoomaantal 2
- Reservebatterijenaantal 20
- Gereedschapskist
- Reservezekeringenaantal 10
- Notenstandaardsaantal 6
- Stemapparatenaantal 4
- Instrumentkoffersaantal 20
- Pauzemuziekspeler
Servies
- Koffiekopjesaantal 150
- Theeglazenaantal 100
- Waterglazenaantal 150
- Wijnglazenaantal 100
- Gebaksbordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerbladenaantal 12
- Schenk kannenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Serveertangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Schalenaantal 12
- Taartplateausaantal 4
Decoratie
- Paastakkenaantal 6
- Paaseieren decoratieaantal 60
- Bloemstukkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 10
- Welkomstbord
- Pijlbordenaantal 6
- Plakbandaantal 6
- Scharenaantal 4
- Touwaantal 2
Verlichting
- Ledspotsaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Lichtverlengkabelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
- Drankdispensersaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
- Kurketrekkersaantal 3
- Kassa
- Geldkist
- Betaalterminal
- Prijskaartjesaantal 30
- Allergenenkaartjesaantal 20
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Vuilnisbakkenaantal 8
- Afvalgrijpersaantal 2
Tips
- Leg datum, locatie en repetitieruimte eerst vast. Plan daarna pas uitnodigingen en online publicatie, zodat je geen programma verspreidt met een voorlopige zaal of tijd.
- Verzamel partituren ruim vóór de eerste gezamenlijke repetitie en controleer of elke groep dezelfde versie gebruikt. Houd kopieën achter de hand voor musici die hun partij vergeten.
- Plan de geluidstest niet op het laatste moment: controleer microfoons, standaards, luidsprekers, mengtafel, versterker, kabels en stekkerdozen minimaal één dag vóór het concert.
- Maak de publieksadministratie uiterlijk 7 dagen vooraf compleet. Verwerk aanmeldingen, noteer dieetwensen en wijs vrijwilligers toe voor ontvangst, kassa, catering en opruimen.
- Test betalingen en leg contant wisselgeld klaar vóór de deuren opengaan. Zet de kassa tafel, programma’s, entree-informatie en een vaste plek voor kleding en jassen klaar voordat bezoekers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een paasconcert organiseren?
- Leg de datum en locatie bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Bevestig optredende groepen en stel het programma uiterlijk 8 weken voor het concert samen, zodat partituren en uitnodigingen op tijd klaar zijn.
- Wanneer moet ik de partituren voor een paasconcert regelen?
- Verzamel en controleer de partituren minimaal 6 weken vooraf. Kopieer de partijen uiterlijk 3 weken voor de eerste gezamenlijke repetitie en bewaar enkele reservekopieën op de concertlocatie.
- Wanneer plan ik de geluidstest voor een paasconcert?
- Plan een volledige geluidstest uiterlijk 1 dag vóór het concert en doe op de dag zelf nog een korte controle. Test microfoons, luidsprekers, kabels en reservebatterijen voordat het publiek binnenkomt.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een paasconcert?
- Reserveer minimaal 3 uur voor stoelen, tafels, muzie lessenaars, instrumenten, techniek en catering. Plan daarna minstens 45 minuten voor de geluidstest en instrumentcontrole, inclusief de controle van de pianostemming.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!