Organiser un concert de Pâques sans rien oublier

Un concert de Pâques demande une coordination précise entre les groupes, la salle, les répétitions et l’accueil du public. Commence par fixer la date et réserver le lieu, puis avance vers le programme, les partitions et la communication. Dans les derniers jours, les détails techniques prennent le relais : accordage du piano, test sonore, câbles, micros et moyens de paiement. Cette checklist rassemble les 84 tâches et 70 articles nécessaires pour suivre le projet dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du concert
2 personnes
Réserver le lieu
2 personnes
Réserver la salle de répétition
Établir le programme
3 personnes
Confirmer les groupes participants
2 personnes
Sélectionner les morceaux de musique
3 personnes
Rassembler les partitions
2 personnes
Copier les partitions
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le concert en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Déterminer les prix d’entrée
2 personnes
Préparer l’argent liquide
2 personnes
Vérifier le mode de paiement
Réserver le catering
2 personnes
Faire la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les instruments
3 personnes
Emporter des pièces de rechange
2 personnes
Prévoir un test sonore
2 personnes
Vérifier l’accordage du piano
Envoyer les indications d'accès
Publier les informations de stationnement
Vérifier les prévisions météo
Signaler l’entrée
2 personnes

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Allumer les lumières
Régler la ventilation
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Installer les instruments
5 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Vérifier le piano
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager la table de Pessah
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en évidence les options diététiques
Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Vendre des billets
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Orienter les visiteurs vers leur place
3 personnes
Annoncer les spectacles
Accompagner les musiciens
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vider les poubelles
2 personnes
Diffuser la musique de pause
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger le vestiaire
2 personnes
Emballer les instruments
5 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger les pupitres à musique
3 personnes
Ranger les chaises
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tablesqté 10
Table de caisse
Portant à vêtementsqté 2
Tabouretsqté 8
Éléments de podiumqté 8
Cintres de vestiaireqté 150
Numéros de vestiaireqté 150

Équipement

Pupitres de musiqueqté 45
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Amplificateur
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Banc de piano
Métronomeqté 2
Piles de rechangeqté 20
Boîte à outils
Fusibles de secoursqté 10
Pupitres à partitionsqté 6
Boîtiers de voteqté 4
Valises d'instrumentsqté 20
Lecteur de musique pour les pauses

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettes à gâteauqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 6
Saladiersqté 12
Présentoirs à gâteauxqté 4

Décoration

Branches de Pâquesqté 6
Décoration d’œufs de Pâquesqté 60
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 6
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Cordeqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Rallonges électriquesqté 4

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Caisse
Caisse
Terminal de paiement
Étiquettes de prixqté 30
Cartes des allergènesqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 2

Conseils

Bloque la date et la salle plusieurs semaines à l’avance, puis réserve aussi la salle de répétition : elle est souvent oubliée alors que les groupes doivent encore travailler ensemble avant le concert.
Finalise le programme avant d’imprimer les partitions et les invitations. Prévois une version définitive au moins 7 jours avant le concert pour éviter de corriger les programmes déjà distribués.
Organise le test sonore avant l’arrivée du public, avec les microphones, pieds, haut-parleurs, câbles, rallonges et multiprises déjà installés. Vérifie aussi l’accordage du piano et garde des piles de rechange sur place.
Répartis les bénévoles par créneau : accueil, caisse, vestiaire, service et rangement. Prépare la table de caisse, l’argent liquide et le mode de paiement au moins 1 heure avant l’ouverture des portes.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires quelques jours avant l’événement, puis adapte les achats. Les tasses, verres, assiettes, couverts, plateaux, pichets, machines à café et bouilloires doivent être comptés avant le départ pour éviter un manque au service.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concert de Pâques ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer les groupes, construire le programme, préparer les partitions et envoyer les invitations.
Quand faut-il réserver la salle de répétition pour un concert de Pâques ?: Réserve-la dès que la date du concert est confirmée, idéalement au moins 4 semaines à l’avance. Prévois ensuite une répétition commune et vérifie que les pupitres, le banc de piano et les instruments nécessaires sont disponibles.
Quand faire le test sonore avant le concert ?: Fais le test sonore 2 à 3 heures avant l’ouverture des portes, une fois les haut-parleurs, microphones, câbles et amplificateur en place. Garde ensuite au moins 30 minutes pour corriger un niveau ou remplacer un câble.
Combien de boissons prévoir pour un concert de Pâques ?: Pour l’accueil et la pause, compte environ 2 boissons par personne, puis ajoute une marge de 10 %. Répartis les quantités entre eau, café, thé et autres boissons selon les inscriptions et les besoins alimentaires recueillis.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.