Checklist para organizar un Concierto de Pascua

Un Concierto de Pascua requiere coordinar música, lugar, público y recepción en un orden concreto. Empieza cerrando la fecha y el espacio; después confirma los grupos, prepara el programa y reserva los ensayos. En las semanas siguientes tendrás que gestionar invitaciones, inscripciones, entradas, catering y voluntarios. Esta checklist reúne 84 tareas y 70 artículos para que llegues al concierto con las partituras, el sonido, el piano y la zona de atención preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha del concierto
2 personas
Reservar el lugar
2 personas
Reservar la sala de ensayo
Elaborar el programa
3 personas
Confirmar los grupos que actúan
2 personas
Seleccionar piezas musicales
3 personas
Recopilar partituras
2 personas
Copiar partituras
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el concierto en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Establecer los precios de entrada
2 personas
Preparar efectivo
2 personas
Comprobar el método de pago
Reservar el catering
2 personas
Hacer la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar instrumentos
3 personas
Llevar repuestos
2 personas
Planificar la prueba de sonido
2 personas
Comprobar la afinación del piano
Enviar indicaciones
Publicar información de estacionamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Señalizar la entrada
2 personas

Evento

Abrir la sala
2 personas
Encender la luz
Ajustar la ventilación
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Colocar los atriles
3 personas
Preparar los instrumentos
5 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Comprobar el piano
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de Pascua
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Preparar los programas
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Marcar opciones dietéticas
Abrir las puertas
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir programas
2 personas
Vender entradas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Indicar a los visitantes sus lugares
3 personas
Anunciar las actuaciones
Acompañar a los músicos
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Comprobar los baños
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Poner música de pausa
Coordinar la última actuación
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Ordenar el guardarropa
2 personas
Empacar instrumentos
5 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger los atriles de música
3 personas
Recoger sillas
4 personas
Recoger las mesas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 140
Mesascant. 10
Mesa de caja
Percherocant. 2
Taburetescant. 8
Piezas de escenariocant. 8
Perchas para el guardarropacant. 150
Números de guardarropacant. 150

Equipo

Atriles de músicacant. 45
Micrófonoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Amplificador
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Banco de piano
Metrónomocant. 2
Baterías de repuestocant. 20
Caja de herramientas
Fusibles de repuestocant. 10
Expositores de frutos secoscant. 6
Dispositivos de votacióncant. 4
Maletines de instrumentoscant. 20
Reproductor de música para el descanso

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasos de técant. 100
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Platos para postrecant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Pinzas de servircant. 6
Cucharonescant. 6
Bandejascant. 12
Platos para tartascant. 4

Decoración

Ramas de Pascuacant. 6
Decoración de huevos de Pascuacant. 60
Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 10
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Cuerdacant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Cables alargadores de luzcant. 4

Catering

Compras
Dispensadores de bebidascant. 4
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3
Caja registradora
Caja registradora
Terminal de pago
Etiquetas de preciocant. 30
Tarjetas de alérgenoscant. 20

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Papelelerascant. 8
Pinzas para residuoscant. 2

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y la sala de ensayo antes de confirmar a los grupos. Reserva al menos un bloque de ensayo general y deja tiempo para ajustar el programa.
Prepara las partituras con margen: recopílalas, haz las copias y entrega una versión a cada músico. Lleva también un juego de repuesto para evitar interrupciones el día del concierto.
Planifica la prueba de sonido con una hora de margen antes de abrir las puertas. Comprueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, amplificador, cables y regletas, y revisa la afinación del piano.
No dejes las entradas y los pagos para el último día. Define los precios, comprueba el método de pago y prepara efectivo suficiente para dar cambio durante las primeras horas.
Confirma el catering y las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones. Cuenta tazas, vasos, copas, platos y cubiertos, y prepara termos, cafeteras, teteras y jarras antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Concierto de Pascua?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas confirma la fecha, el lugar, los grupos y la sala de ensayo; reserva el catering y comunica el programa con varias semanas de margen.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Concierto de Pascua?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del concierto. Mantén abiertas las inscripciones durante al menos 2 semanas para poder recoger preferencias dietéticas y calcular el catering.
¿Cuánto tiempo reservar para la prueba de sonido?: Reserva como mínimo 60 minutos antes de la apertura y añade otros 30 minutos si participan varios grupos. Comprueba cada micrófono, altavoz, cable y entrada de la mesa de mezclas antes de que llegue el público.
¿Qué hay que preparar el día del concierto?: Llega entre 2 y 3 horas antes. Ese margen permite montar sillas, mesas, atriles y sonido, comprobar la afinación del piano, colocar la mesa de caja, preparar el efectivo y dejar lista la zona de café y té.

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