Osterkonzert organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Osterkonzert steht und fällt mit einer sauberen Reihenfolge: Erst Termin, Ort und Mitwirkende festlegen, danach Programm, Noten und Einladungen vorbereiten. In den letzten zwei Wochen kommen Anmeldungen, Verpflegung, Helfer und Drucksachen zusammen. Am Veranstaltungstag zählen ein früher Soundcheck, funktionierende Instrumente und eine vorbereitete Kasse. Die Checkliste bündelt 84 Aufgaben und 70 benötigte Gegenstände, damit kleine Details nicht erst beim Einlass auffallen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Konzertdatum bestätigen
2 Personen
Location reservieren
2 Personen
Proberaum reservieren
Programm zusammenstellen
3 Personen
auftretende Gruppen bestätigen
2 Personen
Musikstücke auswählen
3 Personen
Noten zusammentragen
2 Personen
Noten kopieren
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Konzert online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Programm drucken
2 Personen
Eintrittspreise festlegen
2 Personen
Bargeld vorbereiten
2 Personen
Zahlungsart prüfen
Catering reservieren
2 Personen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Instrumente prüfen
3 Personen
Ersatzteile mitnehmen
2 Personen
Soundtest planen
2 Personen
Klavierstimmung prüfen
Wegbeschreibung versenden
Parkinformationen veröffentlichen
Wettervorhersage prüfen
Eingang ausschildern
2 Personen
Event
Saal öffnen
2 Personen
Licht einschalten
Belüftung einstellen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
Notenständer aufstellen
3 Personen
Instrumente bereitstellen
5 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Klavier prüfen
2 Personen
Beleuchtung einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Ostertisch einrichten
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Diätoptionen kennzeichnen
Türen öffnen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Tickets verkaufen
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Besucher zu den Plätzen weisen
3 Personen
Auftritte ankündigen
Musiker betreuen
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Mülleimer leeren
2 Personen
Pausenmusik abspielen
Letzten Auftritt begleiten
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Kasse abschließen
2 Personen
Garderobe aufräumen
2 Personen
Instrumente einpacken
5 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Musikpulte wegräumen
3 Personen
Stühle aufräumen
4 Personen
Tische aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 140
- TischeAnz. 10
- Kassentisch
- KleiderständerAnz. 2
- HockerAnz. 8
- BühnenelementeAnz. 8
- GarderobenbügelAnz. 150
- GarderobennummernAnz. 150
Ausstattung
- NotenpulteAnz. 45
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Verstärker
- AudiokabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Klavierbank
- MetronomAnz. 2
- ErsatzbatterienAnz. 20
- Werkzeugkiste
- ErsatzsicherungenAnz. 10
- NotenständerAnz. 6
- AbstimmgeräteAnz. 4
- InstrumentenkofferAnz. 20
- Pausenmusik-Player
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 150
- TeegläserAnz. 100
- WassergläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 100
- KuchenplattenAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServiertablettsAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
- SchüsselnAnz. 12
- KuchenständerAnz. 4
Dekoration
- OsterzweigeAnz. 6
- Ostereier-DekorationAnz. 60
- BlumenarrangementsAnz. 6
- TischdeckenAnz. 10
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 6
- KlebebandAnz. 6
- ScherenAnz. 4
- SeilAnz. 2
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- Verlängerungskabel für LichtAnz. 4
Catering
- Einkäufe
- GetränkespenderAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 3
- Kasse
- Geldkassette
- Kartenterminal
- PreisschilderAnz. 30
- AllergiekärtchenAnz. 20
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- MülleimerAnz. 8
- AbfallgreiferAnz. 2
Tipps
- Bestätige Termin, Veranstaltungsort und Proberaum möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Frage auftretende Gruppen zu diesem Zeitpunkt verbindlich an, damit das Programm nicht kurz vor Ostern neu zusammengestellt werden muss.
- Plane den Soundcheck mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Prüfe Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Verstärker, Audiokabel und Verlängerungskabel gemeinsam mit den Musikerinnen und Musikern.
- Sammle Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert ein und gib die Zahl an das Catering weiter. Für Kaffee, Tee und Wasser brauchst du außerdem Tassen, Gläser, Thermoskannen und Serviertabletts.
- Bereite Eintritt und Kasse am Vortag vor: Zahlungsart prüfen, Bargeld zählen und den Kassentisch einrichten. Lege gedruckte Programme, Anmeldeliste und Wechselgeld an einen festen Platz, damit der Einlass nicht stockt.
- Kontrolliere Instrumente und Zubehör spätestens am Tag vor dem Konzert. Nimm Ersatzteile, Ersatzbatterien, ein Metronom und eine passende Klavierbank mit; bei einem Klavier sollte die Stimmung frühzeitig geprüft werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Osterkonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert mit Termin, Location und auftretenden Gruppen. Programm, Noten und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vorher feststehen.
- Wann sollte das Programm für ein Osterkonzert gedruckt werden?
- Drucke das Programm 3 bis 5 Tage vor dem Konzert, wenn Änderungen bei Reihenfolge und Mitwirkenden geklärt sind. Halte zusätzlich einige Exemplare ohne Namen bereit, falls sich am Veranstaltungstag etwas ändert.
- Wie viel Zeit braucht der Soundcheck bei einem Osterkonzert?
- Plane mindestens 90 Minuten für den Soundcheck ein, bei mehreren Gruppen besser 2 Stunden. Teste jedes Mikrofon, alle Lautsprecher, das Mischpult und die Kabel vor dem Einlass.
- Wie viel Bargeld braucht man für die Konzertkasse?
- Lege das Wechselgeld nach den festgelegten Eintrittspreisen spätestens am Vortag bereit. Prüfe zusätzlich 1 bis 2 Tage vorher, ob Kartenzahlung oder eine andere Zahlungsart tatsächlich funktioniert.
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