Paardenshow organiseren: checklist van voorbereiding tot wedstrijddag
Een paardenshow vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een piste. Je regelt tegelijk deelnemers, paardenwelzijn, jury, veiligheid, publieksinformatie en de inrichting van het terrein. Begin met datum, terrein en vergunningen en werk daarna toe naar inschrijvingen, startvolgorde en materiaalcontrole. Deze checklist helpt je om ook de zaken af te vangen die vaak pas op de laatste dag opvallen, zoals paardenboxen, routeborden, geluidsapparatuur en een actuele weersverwachting.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en terrein reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Programma en disciplines vastleggen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
Wedstrijdjury vastleggen
Dierenarts vastleggen
Omroeper vastleggen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Paardenpaspoorten controleren
2 personen
Startvolgorde samenstellen
2 personen
Bezoekersinformatie publiceren
Reserveringen controleren
Prijzen en linten inkopen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Startnummers afdrukken
Weersverwachting controleren
Paardenboxen markeren
2 personen
Materialen naar terrein brengen
4 personen
Terrein en parkeerroute uitzetten
4 personen
Paardenboxen opbouwen
4 personen
Wedstrijdpiste afzetten
4 personen
Springparcours opbouwen
4 personen
Publiekshekken plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Prijzen en linten klaarleggen
2 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal plaatsen
2 personen
Jurytafel voorbereiden
2 personen
Microfoon en megafoon testen
2 personen
Piste en hindernissen controleren
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Paarden naar boxen begeleiden
4 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Opening aankondigen
Dressuuronderdeel begeleiden
4 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Springonderdeel begeleiden
5 personen
Hapjes en broodjes serveren
4 personen
Paarden en deelnemers verzorgen
3 personen
Finalisten verzamelen
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Paarden veilig laten vertrekken
4 personen
Nazorg
Restanten catering uitdelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Piste en hindernissen afbreken
4 personen
Paardenboxen afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen laden
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Hekken en tenten retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opbergen
2 personen
Borg en terrein opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Statafelsaantal 8
- Lange tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 100
- Barkrukkenaantal 8
- Registratietafel
- Jurytafel
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Wedstrijdhekkenaantal 40
- Pistelettersaantal 12
- Springstaandersaantal 16
- Springbalkenaantal 24
- Waterbak
- Dressuurhekjes
- Paardenboxenaantal 12
- Hooinettenaantal 12
- Waterbakken voor paardenaantal 12
- Kruiwagensaantal 2
- Vorkenaantal 4
- Scheppenaantal 3
- Hindernisnummersaantal 20
- Poetskistenaantal 4
- Halstersaantal 12
- Lijnteugelsaantal 12
- Nooddekens voor paardenaantal 6
Apparatuur
- Megafoonsaantal 2
- Draadloze microfoon
- Luidsprekeraantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Kassa
- Pinapparaat
- Prikbordaantal 2
Servies
- Glazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 120
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveerbestekaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Ballonnenaantal 100
- Rosettesaantal 30
- Prijzenbekersaantal 12
- Prijslintenaantal 30
Verlichting
- Led-lichtsnoerenaantal 6
- Led-lantaarnsaantal 8
Schoonmaak
- Bezemaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 20
- Handvegersaantal 4
- Poepzakken voor paardenaantal 200
- Papieren handdoekdispenseraantal 2
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Veiligheidsvestenaantal 12
- Zaklampenaantal 6
- Afzetlintaantal 6
- Verkeerskegelsaantal 20
Papierwaren
- Startnummersaantal 40
- Programmafoldersaantal 150
- Pennenaantal 20
- Klembordenaantal 8
- Naamstickersaantal 100
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg programma, disciplines en deelnemersvoorwaarden vast voordat je de inschrijvingen opent. Zo weet je vooraf welke gegevens je nodig hebt, waaronder paardenpaspoorten en eventuele dieetwensen voor de catering.
- Reserveer jury, dierenarts en omroeper ruim vóór de wedstrijddag. Plan daarnaast voldoende vrijwilligers voor registratie, pistebeheer, paardenboxen, parkeren en het begeleiden van deelnemers.
- Maak per zone een materiaalcontrole: registratie, jurytafel, piste, stallen en publieksruimte. Controleer onder meer wedstrijdhekken, pisteletters, springmateriaal, dressuurhekjes, hooinetten, waterbakken, kruiwagens en scheppen.
- Werk de bezoekersinformatie af zodra programma en route bekend zijn. Zet routeborden klaar en test megafoons, draadloze microfoon, luidspreker, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk de dag vóór het evenement.
- Controleer de weersverwachting opnieuw op de laatste werkdag en pas de terreinindeling daarop aan. Markeer paardenboxen vooraf en breng materialen gebundeld per zone naar het terrein, zodat je op de wedstrijddag niet hoeft te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een paardenshow organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, terrein, vergunningen en verzekering. Open de inschrijvingen pas nadat programma, deelnemersvoorwaarden en de belangrijkste officials zijn vastgelegd.
- Welke officials heb ik nodig voor een paardenshow?
- Leg minimaal een wedstrijdjury, dierenarts en omroeper vast. Regel dit idealiter 8 tot 12 weken vooraf, zodat hun beschikbaarheid onderdeel kan zijn van de definitieve planning.
- Wanneer controleer ik paardenpaspoorten en maak ik de startvolgorde?
- Controleer paardenpaspoorten zodra de inschrijvingen sluiten en verwerk ontbrekende gegevens direct. Stel de startvolgorde daarna uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór de show samen, zodat deelnemers de informatie op tijd ontvangen.
- Wanneer moet het materiaal naar het terrein worden gebracht?
- Breng materiaal dat niet weersgevoelig is bij voorkeur de dag vóór de paardenshow naar het terrein. Test geluidsapparatuur dan meteen en controleer op de wedstrijddag zelf nog de piste, paardenboxen, water- en voervoorzieningen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!