Checklist pour organiser un spectacle équestre

Un spectacle équestre demande de coordonner les cavaliers, les chevaux, le site et le public dans un ordre précis. Commencez par réserver la date, vérifier les autorisations et l’assurance, puis fixez les disciplines et les conditions de participation. Les inscriptions, le jury, le vétérinaire et les bénévoles doivent être confirmés avant de préparer les boxes, les équipements de piste et l’accueil. Cette checklist rassemble 68 tâches et 73 fournitures pour suivre l’organisation jusqu’au jour du spectacle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la date et le site
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Définir le programme et les disciplines
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Désigner le jury du concours
Faire appel à un vétérinaire
Réserver un animateur
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les passeports des chevaux
2 personnes
Établir l’ordre de départ
2 personnes
Publier les informations aux visiteurs
Vérifier les réservations
Acheter les prix et les rubans
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Imprimer les dossards
Vérifier les prévisions météo
Marquer les boxes pour chevaux
2 personnes
Transporter le matériel sur le site
4 personnes
Délimiter le terrain et l’itinéraire de stationnement
4 personnes
Monter les boxes pour chevaux
4 personnes
Délimiter la piste de compétition
4 personnes
Monter le parcours de saut
4 personnes
Installer des barrières de foule
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer les prix et les rubans
2 personnes
Installer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
Préparer la table du jury
2 personnes
Tester le micro et le mégaphone
2 personnes
Contrôler la piste et les obstacles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Conduire les chevaux aux boxes
4 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Encadrer l’épreuve de dressage
4 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer l'épreuve de saut
5 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
4 personnes
Prendre soin des chevaux et des participants
3 personnes
Rassembler les finalistes
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Faire partir les chevaux en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Distribuer les restes de catering
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter la piste et les obstacles
4 personnes
Démonter les boxes à chevaux
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner les barrières et les tentes
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Remettre la caution et le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 8
Longues tablesqté 10
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 8
Table d'inscription
Table du jury
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Barrières de compétitionqté 40
Lettres de pisteqté 12
Bâtons de sautqté 16
Poutres d'équilibreqté 24
Bac à eau
Barrières de dressage
Boxes pour chevauxqté 12
Filets à foinqté 12
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Brouettesqté 2
Fourchettesqté 4
Pellesqté 3
Numéros d’obstaclesqté 20
Kits de nettoyageqté 4
Licolsqté 12
Rênes de longeqté 12
Couvertures d’urgence pour chevauxqté 6

Équipement

Mégaphonesqté 2
Micro sans fil
Haut-parleurqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Caisse
Terminal de paiement
Panneau d’affichageqté 2

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Rosettesqté 30
Coupes de prixqté 12
Rubans de prixqté 30

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lanternes LEDqté 8

Nettoyage

Balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 4
Sacs à crottes pour chevauxqté 200
Distributeur d’essuie-tout en papierqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20

Papeterie

Numéros de départqté 40
Brochures du programmeqté 150
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8
Étiquettes nominativesqté 100

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le site et les démarches administratives en premier : vérifiez les autorisations nécessaires et l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions, idéalement plusieurs semaines à l’avance.
Fixez rapidement le programme, les disciplines et les conditions de participation. Prévoyez ensuite le jury, le vétérinaire, l’animateur et les bénévoles afin que chaque rôle soit attribué avant le traitement des inscriptions.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et contrôlez les passeports des chevaux avant d’établir l’ordre de départ. Cette vérification évite les changements de dernière minute dans les boxes et le programme.
Préparez la signalétique et l’accueil séparément de la piste : table d’inscription, dossards, panneaux de direction et informations visiteurs doivent être prêts avant l’arrivée du premier participant.
Vérifiez la météo avant le montage et transportez le matériel en prévoyant les équipements souvent oubliés : rallonges, multiprises, mégaphones, trousses de nettoyage, brouettes, pelles et couvertures d’urgence pour chevaux.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle équestre ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le site, obtenir les autorisations, assurer l’événement et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les réservations, l’ordre de départ, la météo et le matériel.
Quand ouvrir les inscriptions pour un spectacle équestre ?: Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant le spectacle, après avoir défini les disciplines et les conditions de participation. Fixez une date de clôture au moins 10 jours avant l’événement pour traiter les dossiers et établir l’ordre de départ.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un spectacle équestre ?: Pour un petit spectacle, prévoyez au minimum 6 à 8 bénévoles répartis entre l’accueil, la piste, les boxes, la restauration et l’orientation du public. Ajoutez 2 personnes de réserve si plusieurs disciplines se déroulent le même jour.
Quand vérifier les passeports des chevaux ?: Contrôlez les passeports dès la réception des inscriptions et terminez la vérification au plus tard 7 jours avant le spectacle. Gardez la liste validée avec les informations des chevaux pour préparer les boxes et l’ordre de départ.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.