Checklist voor een G-toernooi organiseren

Een G-toernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen teams en velden regelen. Je moet aanmeldingen verwerken, dieetwensen verzamelen, wedstrijdbegeleiding vastleggen en zorgen dat spelers, begeleiders en vrijwilligers weten waar ze moeten zijn. Deze checklist bevat 73 taken en 92 benodigdheden, van de eerste datumbevestiging tot de toernooikisten, certificaten en gekoelde dranken. Werk in vaste volgorde: eerst deelnemers en locatie, daarna planning en bezetting, en in de laatste week materiaal, catering en informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum bevestigen
Deelnemende teams uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamgegevens controleren
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Scheidsrechters vastleggen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Locatie reserveren
Kleedkamers reserveren
Wedstrijdbegeleiding bevestigen
Parkeerinformatie versturen
Toernooi-informatie versturen
Deelnemerslijst afdrukken
Wedstrijdformulieren afdrukken
Certificaten voorbereiden
2 personen
Boodschappen bestellen
Sportmateriaal controleren
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Catering portioneren
2 personen
Toernooikisten samenstellen
2 personen
Veldindeling uitzetten
4 personen
Doelen plaatsen
4 personen
Veldlijnen controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbalie inrichten
3 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluid testen
2 personen
Toernooimaterialen klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Scheidsrechters instrueren
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Teams registreren
3 personen
Teambegeleiders ontvangen
2 personen
Wedstrijdschema toelichten
Opening verzorgen
2 personen
Wedstrijden begeleiden
6 personen
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
Wedstrijdtijden omroepen
Ballenkarren verplaatsen
2 personen
Waterpunten controleren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Maaltijden uitgeven
4 personen
Dieetmaaltijden apart houden
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Afsluiting omroepen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Velden opruimen
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen veilig opbergen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opruimen
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Deelnemers informeren over gevonden spullen
Foto's met deelnemers delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Teamtafelsaantal 8
Bankjesaantal 12
Partytentenaantal 2
Kapstokkenaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 16
Reservevoetballenaantal 4
Mini-doelenaantal 8
Pionnenaantal 60
Veldmarkeringshoedjesaantal 40
Afschermnettenaantal 4
Reservehesjesaantal 40
Aanvoerdersbandenaantal 8
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Wedstrijdklokkenaantal 4
Ballennettenaantal 4
Pompenaantal 3
Reservebalnaaldenaantal 10
Trainingsladderaantal 2
Kleedkamerhangersaantal 80

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Toernooihekdoekenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Teamtafelbordjesaantal 8
Welkomstbord
Pennenbakjesaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Droogdoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Wegwerpwashandjesaantal 100

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Deelnemerslijstenaantal 10
Wedstrijdformulierenaantal 80
Programmaboekjesaantal 120
Pennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12
Klembordenaantal 12
Certificatenaantal 120
Prijzenaantal 8
Puntenkaartenaantal 20
Polsbandjesaantal 150
Naamstickersaantal 150
Routebordjesaantal 12
Inschrijfformulierenaantal 30

Veiligheid

Koelkompressenaantal 12
Reddingsdekensaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6
Nooddekensaantal 4
Afzetlintaantal 4
Kabelgotenaantal 20
Antislipmattenaantal 8

Tips

Bevestig de toernooidatum en locatie eerst en reserveer tegelijk de kleedkamers. Verstuur parkeer- en toernooi-informatie uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat teams niet op de wedstrijddag nog naar de ingang of kleedkamer hoeven te zoeken.
Verwerk aanmeldingen niet alleen op teamnaam. Controleer per team de contactgegevens, spelersinformatie en dieetwensen en maak de deelnemerslijst minstens 2 dagen vooraf definitief.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de teams zijn gecontroleerd. Leg scheidsrechters, wedstrijdbegeleiding en vrijwilligers uiterlijk 1 week vooraf vast en geef iedereen een eigen tijdstip en taak.
Tel sportmateriaal op locatie na: naast voetballen heb je ook reservevoetballen, pionnen, hesjes, fluitjes, stopwatches en scoreborden nodig. Controleer ballen, pompen en reservebalnaalden minimaal 1 dag vooraf.
Portioneer hapjes en catering voordat de teams arriveren en koel dranken op tijd. Zet per team een tafel of herkenbare plek klaar en leg certificaten, wedstrijdformulieren en een deelnemerslijst in de toernooikist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een G-toernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, locatie en uitnodiging van teams. Reserveer scheidsrechters, wedstrijdbegeleiding en vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor het toernooi.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema van een G-toernooi maken?: Maak het schema nadat de aanmeldingen zijn gesloten en de teamgegevens zijn gecontroleerd, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Druk wedstrijdformulieren en het definitieve schema uiterlijk 2 dagen voor de wedstrijddag af.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een G-toernooi?: Plan minimaal 1 coördinator, 1 aanspreekpunt voor wedstrijdbegeleiding en per wedstrijd of veld een begeleider. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en zorg voor reservebezetting bij uitval.
Wanneer regel ik eten en drinken voor een G-toernooi?: Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bestel de boodschappen uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Haal verse producten op de dag ervoor of op de toernooidag op tijd op, koel dranken en portioneer hapjes vóór de eerste teams arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.