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Pferdeshow organisieren: Was du wann erledigen musst

Eine Pferdeshow steht und fällt mit einem klaren Ablauf für Menschen und Pferde. Reserviere Gelände und Datum frühzeitig, kläre Genehmigungen und Versicherung und lege danach Disziplinen, Teilnahmebedingungen und Programm fest. Kurz vor dem Termin zählen vollständige Anmeldungen, kontrollierte Pferdepässe, eine belastbare Startreihenfolge und deutlich markierte Boxen. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Gelände reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Programm und Disziplinen festlegen

    2 Personen

  • Teilnahmebedingungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Wettkampfjury festlegen

  • Tierarzt festlegen

  • Ansager buchen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Pferdepässe kontrollieren

    2 Personen

  • Startreihenfolge zusammenstellen

    2 Personen

  • Besucherinformationen veröffentlichen

  • Reservierungen prüfen

  • Preise und Bänder einkaufen

  • Einkaufsliste abschließen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Startnummern drucken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Pferdeboxen markieren

    2 Personen

  • Materialien zum Gelände bringen

    4 Personen

  • Gelände und Parkroute abstecken

    4 Personen

  • Pferdeboxen aufbauen

    4 Personen

  • Wettkampfstrecke absperren

    4 Personen

  • Springparcours aufbauen

    4 Personen

  • Publikumsabsperrungen aufstellen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Preise und Schleifen bereitlegen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe- und Sicherheitsmaterial bereitstellen

    2 Personen

  • Jurytisch vorbereiten

    2 Personen

  • Mikrofon und Megafon testen

    2 Personen

  • Bahn und Hindernisse prüfen

    3 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Pferde zu den Boxen begleiten

    4 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Startnummern ausgeben

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Dressurprüfung begleiten

    4 Personen

  • Pausengetränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Sprungteil betreuen

    5 Personen

  • Snacks und Brötchen servieren

    4 Personen

  • Pferde und Teilnehmer betreuen

    3 Personen

  • Finalisten sammeln

    2 Personen

  • Preisverleihung betreuen

    3 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Pferde sicher abreisen lassen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Catering-Reste verteilen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Strecke und Hindernisse abbauen

    4 Personen

  • Pferdeboxen abbauen

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien verladen

    4 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Zäune und Zelte zurückgeben

    2 Personen

  • Unbenutzte Einkäufe verstauen

    2 Personen

  • Kaution und Gelände übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • StehtischeAnz. 8
  • Lange TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 100
  • BarhockerAnz. 8
  • Registrierungstisch
  • Jurytisch
  • AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

  • WettkampfzäuneAnz. 40
  • Bahn-BuchstabenAnz. 12
  • FederständerAnz. 16
  • SprungbalkenAnz. 24
  • Wasserbecken
  • Dressurhindernisse
  • PferdeboxenAnz. 12
  • HeunetzeAnz. 12
  • Wassertröge für PferdeAnz. 12
  • SchubkarrenAnz. 2
  • GabelnAnz. 4
  • SchöpferAnz. 3
  • HindernisnummernAnz. 20
  • PutzkästenAnz. 4
  • HalfterAnz. 12
  • LeinenzügelAnz. 12
  • Notdecke für PferdeAnz. 6

Ausstattung

  • MegafoneAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • Kasse
  • Kartenterminal
  • PinnwandAnz. 2

Geschirr

  • GläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 120

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierbesteckAnz. 12

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 10
  • BallonsAnz. 100
  • RosettenAnz. 30
  • PokalpreiseAnz. 12
  • PreisbänderAnz. 30

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LaternenAnz. 8

Reinigung

  • BesenAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • HandfegerAnz. 4
  • PferdekotbeutelAnz. 200
  • PapierhandtuchspenderAnz. 2

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 4
  • SicherheitswestenAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 6
  • AbsperrbandAnz. 6
  • VerkehrskegelAnz. 20

Papierwaren

  • StartnummernAnz. 40
  • ProgrammhefteAnz. 150
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 8
  • NamensaufkleberAnz. 100

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Gelände und Datum möglichst mehrere Monate im Voraus. Prüfe direkt danach Genehmigungen, Versicherung und die Bedingungen für die geplanten Disziplinen, damit du bei Auflagen noch Zeit für Änderungen hast.
  • Öffne die Anmeldungen erst, wenn Teilnahmebedingungen, Jury, Tierarzt und Ansager feststehen. Setze eine klare Anmeldefrist und erfasse Ernährungswünsche spätestens beim Anmeldeschluss.
  • Plane die Helfer nicht nur für den Showtag ein: Für Registrierung, Stallbereich, Parcours, Jurytisch und Besucherfragen brauchst du getrennte Zuständigkeiten. Lege außerdem fest, wer Pferdepässe kontrolliert und die Startreihenfolge erstellt.
  • Bereite Beschilderung und Unterlagen mindestens eine Woche vorher vor. Dazu gehören Routenschilder, Startnummern, Besucherinformationen sowie eine Liste für Reservierungen und die markierten Pferdeboxen.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und bringe Materialien nicht erst am Veranstaltungstag aufs Gelände. Zelte, Tische, Sitzplätze, Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel müssen vor dem ersten Pferd einsatzbereit sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Pferdeshow organisieren?
Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Gelände, Datum, Genehmigungen und Versicherung. Programm, Jury und Teilnahmebedingungen sollten spätestens acht Wochen vor der Show feststehen.
Wann sollte man die Anmeldungen für eine Pferdeshow schließen?
Schließe die Anmeldung etwa zwei bis drei Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 10 bis 14 Tage für Rückfragen, Pferdepässe, Startnummern und die Startreihenfolge.
Was muss man für Pferde bei einer Show vorbereiten?
Plane für jedes angemeldete Pferd eine gekennzeichnete Box oder einen festgelegten Stellplatz sowie Heunetze und Wassertröge ein. Halfter, Leinenzügel, Putzkästen und eine Notdecke sollten vor dem Aufbau kontrolliert werden.
Wann sollte man die Pferdeshow-Ausrüstung aufbauen?
Bringe die Materialien möglichst am Vortag aufs Gelände und stelle Zäune, Bahn-Buchstaben, Hindernisse, Boxen und Technik vor dem Einlass auf. Rechne für die Funktionsprüfung von Mikrofon, Lautsprechern und Megafonen mindestens zwei Stunden ein.

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