Checklist para organizar un espectáculo ecuestre

Un espectáculo ecuestre requiere coordinar competición, caballos, participantes y visitantes en un mismo recinto. Este plan reúne 68 tareas y 73 elementos para avanzar en el orden adecuado, desde reservar la fecha y comprobar permisos hasta preparar boxes, dorsales y el orden de salida. También contempla detalles que suelen resolverse tarde, como el veterinario, el seguro, las preferencias dietéticas y la previsión meteorológica. Usa la checklist para comprobar cada punto antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la fecha y el recinto
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Establecer el programa y las disciplinas
2 personas
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Designar al jurado de la competición
Confirmar veterinario
Contratar al presentador
Reclutar voluntarios
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los pasaportes de los caballos
2 personas
Preparar el orden de salida
2 personas
Publicar información para visitantes
Comprobar las reservas
Comprar premios y cintas
Finalizar la lista de compras
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Imprimir los dorsales
Comprobar el pronóstico del tiempo
Marcar los boxes de los caballos
2 personas
Llevar los materiales al recinto
4 personas
Delimitar el recinto y la ruta de aparcamiento
4 personas
Montar las cuadras
4 personas
Delimitar la pista de competición
4 personas
Montar el recorrido de salto
4 personas
Colocar vallas para el público
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar los premios y las cintas
2 personas
Colocar el material de primeros auxilios y seguridad
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Probar el micrófono y el megáfono
2 personas
Comprobar el recorrido y los obstáculos
3 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Guiar a los caballos a los boxes
4 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Anunciar la apertura
Coordinar la prueba de doma
4 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar la prueba de salto
5 personas
Servir aperitivos y bocadillos
4 personas
Cuidar de los caballos y los participantes
3 personas
Reunir a los finalistas
2 personas
Coordinar la entrega de premios
3 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Hacer salir a los caballos de forma segura
4 personas

Seguimiento

Repartir los sobrantes del catering
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar la pista y los obstáculos
4 personas
Desmontar los boxes para caballos
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Cargar los materiales
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver vallas y carpas
2 personas
Guardar los víveres no utilizados
2 personas
Entregar la fianza y el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas altascant. 8
Mesas largascant. 10
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 8
Mesa de registro
Mesa del jurado
Papeleracant. 8

Material deportivo

Vallas de competicióncant. 40
Letras de pistacant. 12
Soportes plegablescant. 16
Vigas de saltocant. 24
Bebedero
Vallas de doma
Boxes para caballoscant. 12
Redes para henocant. 12
Bebederos para caballoscant. 12
Carretillascant. 2
Tenedorescant. 4
Palascant. 3
Números de obstáculoscant. 20
Cajas de limpiezacant. 4
Cabestroscant. 12
Riendas de cuerdacant. 12
Mantas de emergencia para caballoscant. 6

Equipo

Megáfonoscant. 2
Micrófono inalámbrico
Altavozcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Caja registradora
Máquina de sellado
Tablón de anuncioscant. 2

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas de servircant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cubiertos de serviciocant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Rosettescant. 30
Trofeoscant. 12
Cintas de premiocant. 30

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Faroles LEDcant. 8

Limpieza

Escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Escobas de manocant. 4
Bolsas para excrementos de caballoscant. 200
Dispensador de papel de manoscant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 6
Cinta de balizamientocant. 6
Conos de tráficocant. 20

Artículos de papel

Dorsalescant. 40
Folletos del programacant. 150
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 8
Pegatinas con nombrecant. 100

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el recinto, los permisos y el seguro. Sin esas cuatro confirmaciones no conviene publicar las condiciones de participación ni abrir las inscripciones.
Define el programa y las disciplinas antes de preparar el orden de salida. Así podrás informar a los participantes con tiempo y evitar cambios de última hora en la mesa del jurado.
Confirma el veterinario, el jurado, el presentador y los voluntarios con antelación. El día del espectáculo necesitas cubrir simultáneamente registro, pista, boxes, megafonía y atención al público.
Comprueba los pasaportes de los caballos durante la gestión de inscripciones, no al llegar al recinto. Marca también los boxes y prepara bebederos, redes para heno, cabestros y material de limpieza antes de recibir a los animales.
Revisa la previsión meteorológica y lleva el material al recinto antes de la apertura. Las carpas, los cables alargadores, las regletas, la señalización de ruta y las mantas de emergencia no deberían quedar para la última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo ecuestre?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar recinto, comprobar permisos y seguro, definir el programa y abrir inscripciones. Deja la última semana para confirmar reservas, compras, dorsales, boxes y previsión meteorológica.
¿Qué hay que preparar para los caballos en un espectáculo ecuestre?: Prepara boxes identificados, bebederos, redes para heno, cabestros, riendas de cuerda, cajas de limpieza y mantas de emergencia. Comprueba los pasaportes durante la inscripción y confirma el veterinario antes del evento.
¿Cuándo se prepara el orden de salida?: El orden de salida se prepara después de cerrar o revisar las inscripciones y las preferencias de los participantes. Publícalo con antelación y lleva una copia para la mesa del jurado y otra para el equipo de pista.
¿Qué material de competición necesita un espectáculo ecuestre?: Según las disciplinas, revisa vallas de competición, letras de pista, soportes plegables, vigas de salto, números de obstáculos y vallas de doma. Comprueba cada pieza antes de transportarla al recinto y añade megáfonos, micrófono, altavoz y cables para la coordinación.

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