Zo organiseer je een paardenmarkt

Een paardenmarkt organiseren begint niet bij de kraampjes, maar bij een duidelijke indeling van terrein, dieren, bezoekers en verkeer. Bevestig eerst datum en locatie, leg verkoopvoorwaarden vast en nodig standhouders op tijd uit. Daarna verwerk je aanmeldingen, wijs je paardenplaatsen en parkeerplekken toe en maak je een plattegrond met routebeschrijving. In de laatste week controleer je registraties, noodcontacten, weersverwachting en materialen. Op de dag zelf draait alles om een veilige opbouw, duidelijke bewegwijzering en een actuele deelnemerslijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Verkoopvoorwaarden vastleggen
2 personen
3
Standhouders uitnodigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Standplaatsen indelen
2 personen
8
Paardenplaatsen toewijzen
2 personen
9
Parkeerplaatsen indelen
2 personen
10
Reserveringen maken
11
Routebeschrijving opstellen
12
Plattegrond maken
2 personen
13
Bezoekersinformatie publiceren
14
Standhouderslijst controleren
2 personen
15
Dierenregistraties controleren
2 personen
16
Noodcontacten verzamelen
17
Weersverwachting controleren
18
Bevestiging versturen
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Materialen ophalen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Inschrijfformulieren klaarleggen
24
Terrein controleren
3 personen
25
Verkeersborden plaatsen
3 personen
26
Partytenten opbouwen
6 personen
27
Kraamtafels opstellen
4 personen
28
Dranghekken plaatsen
4 personen
29
Paardenboxen opbouwen
6 personen
30
Drinkpunten installeren
3 personen
31
Hooi en stro klaarzetten
3 personen
32
Stroomvoorziening controleren
2 personen
33
Verlichting ophangen
3 personen
34
Decoratie ophangen
3 personen
35
Wegwijzers plaatsen
2 personen
36
Kassa inrichten
2 personen
37
Informatietafel inrichten
2 personen
38
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
39
Hapjes voorbereiden
4 personen
40
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

41
Standhouders ontvangen
4 personen
42
Paarden veilig begeleiden
4 personen
43
Aanwezigheid registreren
2 personen
44
Bezoekers ontvangen
4 personen
45
Programma toelichten
46
Kassa bemannen
2 personen
47
Informatietafel bemannen
2 personen
48
Standhouders ondersteunen
2 personen
49
Paardenverkeer begeleiden
3 personen
50
Dierenwelzijn controleren
2 personen
51
Dranken serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet aanvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
Paarden water geven
3 personen
58
Stro bijvullen
2 personen
59
Terreinrondes lopen
2 personen
60
Laatste verkoop aankondigen
61
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
62
Paarden terug begeleiden
4 personen

Nazorg

63
Kassa afsluiten
2 personen
64
Catering opruimen
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Paardenplaatsen schoonmaken
5 personen
67
Afval verzamelen
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
69
Dranghekken afbreken
4 personen
70
Paardenboxen afbreken
5 personen
71
Tenten afbreken
6 personen
72
Terrein schoonmaken
5 personen
73
Verlichting verwijderen
3 personen
74
Wegwijzers verwijderen
2 personen
75
Materialen reinigen
4 personen
76
Materialen opslaan
4 personen
77
Materialen retourneren
3 personen
78
Verloren voorwerpen sorteren
79
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Kraamtafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 10
Krukkenaantal 20
Kassatafel
Informatietafel
Kledingrekkenaantal 6
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Paardenboxenaantal 12
Zadelrekkenaantal 8
Hooiruivenaantal 12
Waterbakkenaantal 12
Afzethekkenaantal 40
Dranghekkenaantal 30
Pionnenaantal 30
Parasolsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerplateausaantal 20
Schaaltjesaantal 30

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 8
Koelkastenaantal 2
Pinautomatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Handlampenaantal 8
Megafoon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Jerrycansaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Marktkrijtbordenaantal 10
Pijlbordenaantal 18
Programmapostersaantal 20
Standnummerbordenaantal 24

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
Ledlampenaantal 12
Batterijenaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 18
Dweilsetsaantal 4
Bezemsetsaantal 6
Schoffelsaantal 4
Scheppenaantal 6
Poepkruiwagensaantal 3
Poepgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg verkoopvoorwaarden en aanmeldtermijnen direct schriftelijk vast. Vraag standhouders tegelijk naar het aantal paarden, gewenste standruimte, dieetwensen en een noodcontact, zodat je later geen losse gegevens hoeft na te jagen.
Maak één plattegrond waarop standplaatsen, paardenboxen, zadelrekken, waterbakken, hoo_contenten, parkeerplaatsen en publieksroutes staan. Houd dierenverkeer en bezoekersstromen zoveel mogelijk gescheiden.
Controleer dierenregistraties niet pas bij aankomst. Plan een eerste controle na de aanmeldingen en een tweede controle uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de paardenmarkt; ontbrekende gegevens kun je dan nog opvragen.
Regel verkeer en bewegwijzering vóór de opbouwdag. Zet verkeersborden, pionnen, afzethekken en dranghekken klaar op basis van de routebeschrijving en wijs iemand aan die de parkeerindeling bewaakt.
Maak 1 week vooraf een materiaaltelling en herhaal die de dag vóór het evenement. Controleer onder meer paardenboxen, hoo_contenten, waterbakken, tenten, tafels, pinautomaten, koelmiddelen en herbruikbare bekers; spullen die je moet ophalen plan je niet op dezelfde ochtend als de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paardenmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, verkoopvoorwaarden en uitnodigingen. Plan de definitieve indeling, registratiecontrole en bezoekersinformatie in de laatste 2 weken.
Hoe deel ik een terrein voor een paardenmarkt in?: Maak uiterlijk 2 weken vooraf een plattegrond met aparte zones voor paarden, standhouders, bezoekers en parkeren. Houd een vrije doorgang voor hulpdiensten en controleer de indeling nogmaals tijdens de terreincontrole.
Wanneer moet ik standhouders voor een paardenmarkt uitnodigen?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 8 weken vooraf en geef een duidelijke aanmeldtermijn van 3 tot 4 weken. Verstuur daarna uiterlijk 5 dagen voor de markt een bevestiging met standplaats, route en praktische informatie.
Wat moet ik de dag voor een paardenmarkt controleren?: Controleer de weersverwachting, deelnemers- en dierenregistraties, noodcontacten, plattegrond, verkeersborden en boodschappenlijst. Zet dranken koud en leg inschrijfformulieren klaar; reserveer op de ochtend zelf alleen nog tijd voor terreincontrole en opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.