Pferdemarkt organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Pferdemarkt braucht zwei Pläne gleichzeitig: einen für Besucher und Händler, einen für Pferde, Fahrzeuge und Sicherheit. Beginne mit Datum und Ort, lege danach Verkaufsbedingungen und Anmeldefristen fest. Erst wenn Standbetreiber und Tiere erfasst sind, lassen sich Plätze, Parkflächen und der Lageplan sinnvoll einteilen. Kurz vor dem Termin prüfst du Wetter, Notfallkontakte, Gelände, Beschilderung und die komplette Ausstattung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Verkaufsbedingungen festlegen
2 Personen
3
Standbetreiber einladen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Standplätze einteilen
2 Personen
8
Pferdeplätze zuweisen
2 Personen
9
Parkplätze einteilen
2 Personen
10
Reservierungen vornehmen
11
Wegbeschreibung erstellen
12
Lageplan erstellen
2 Personen
13
Besucherinformationen veröffentlichen
14
Liste der Standbetreiber prüfen
2 Personen
15
Tieranmeldungen prüfen
2 Personen
16
Notfallkontakte sammeln
17
Wettervorhersage prüfen
18
Bestätigung senden
2 Personen
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Materialien abholen
3 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Anmeldeformulare bereitlegen
24
Gelände kontrollieren
3 Personen
25
Verkehrsschilder aufstellen
3 Personen
26
Partyzelte aufbauen
6 Personen
27
Standtische aufstellen
4 Personen
28
Absperrgitter aufstellen
4 Personen
29
Pferdeboxen aufbauen
6 Personen
30
Getränkestationen einrichten
3 Personen
31
Heu und Stroh bereitstellen
3 Personen
32
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Wegweiser aufstellen
2 Personen
36
Kasse einrichten
2 Personen
37
Infotisch einrichten
2 Personen
38
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
39
Snacks vorbereiten
4 Personen
40
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen

Event

41
Aussteller empfangen
4 Personen
42
Pferde sicher begleiten
4 Personen
43
Anwesenheit erfassen
2 Personen
44
Besucher empfangen
4 Personen
45
Programm vorstellen
46
Kasse bedienen
2 Personen
47
Infotisch betreuen
2 Personen
48
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
49
Pferdeverkehr begleiten
3 Personen
50
Tierschutz kontrollieren
2 Personen
51
Getränke servieren
3 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Buffet auffüllen
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten kontrollieren
2 Personen
57
Pferde tränken
3 Personen
58
Stroh nachfüllen
2 Personen
59
Geländerunden gehen
2 Personen
60
Letzten Verkauf ankündigen
61
Besucher verabschieden
4 Personen
62
Pferde zurückbegleiten
4 Personen

Nachbereitung

63
Kasse abschließen
2 Personen
64
Catering aufräumen
4 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Pferdeställe reinigen
5 Personen
67
Abfall sammeln
4 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
69
Absperrgitter abbauen
4 Personen
70
Pferdeboxen abbauen
5 Personen
71
Zelte abbauen
6 Personen
72
Gelände reinigen
5 Personen
73
Beleuchtung entfernen
3 Personen
74
Wegweiser entfernen
2 Personen
75
Materialien reinigen
4 Personen
76
Materialien einlagern
4 Personen
77
Materialien zurückgeben
3 Personen
78
Fundsachen sortieren
79
Gelände übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MessetischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 10
HockerAnz. 20
Kassatisch
Infotisch
KleiderständerAnz. 6
StehtischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 24
PferdeboxenAnz. 12
SattelständerAnz. 8
HeuraufenAnz. 12
WasserbehälterAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 40
AbsperrgitterAnz. 30
KegelAnz. 30
SonnenschirmeAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 100
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
ServierplattenAnz. 20
SchälchenAnz. 30

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 8
KühlschränkeAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HandlampenAnz. 8
Megafon

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
KühlelementeAnz. 30
KanisterAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
MarkttafelnAnz. 10
WegweiserAnz. 18
Programmatische PosterAnz. 20
StandnummernschilderAnz. 24

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LampenAnz. 12
BatterienAnz. 40

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 18
WischsetsAnz. 4
BesensetsAnz. 6
HackenAnz. 4
SchöpferAnz. 6
KotkarreAnz. 3
KotgreiferAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Anmeldefrist für Standbetreiber und Tiere mindestens 14 Tage vor dem Pferdemarkt fest. So bleibt Zeit, Angaben zu prüfen und fehlende Informationen nachzufordern.
Teile zuerst die Pferdeplätze und Zufahrten ein, danach Verkaufsstände und Besucherparkplätze. Plane Wege für Anhänger und Notfallfahrzeuge mit Absperrgittern und Kegeln frei.
Verschicke die Bestätigung spätestens 5 bis 7 Tage vorher mit Wegbeschreibung, Standnummer, Pferdeplatz und Parkhinweisen. Viele Rückfragen entstehen, wenn diese Angaben getrennt verschickt werden.
Erstelle den Lageplan erst nach Abschluss der Anmeldungen und veröffentliche ihn spätestens 3 Tage vor dem Termin. Markiere Stände, Pferdeboxen, Infotisch, Kassenbereich, Toiletten und Ausgänge eindeutig.
Kontrolliere am Vortag Wettervorhersage, Kühlung und Getränke sowie Formulare und Kartenterminals. Am Veranstaltungstag sollte das Gelände mindestens 2 Stunden vor dem Einlass fertig geprüft sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Pferdemarkt anmelden?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Organisation. Standbetreiber und Tieranmeldungen sollten spätestens 14 Tage vor dem Termin vorliegen, damit die Platzverteilung noch geändert werden kann.
Wann sollte man die Standplätze auf einem Pferdemarkt einteilen?: Teile die Standplätze nach Ablauf der Anmeldefrist ein, idealerweise 10 bis 14 Tage vorher. Pferdeplätze, Zufahrten und Parkflächen sollten dabei zuerst feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Pferdemarkts?: Plane mindestens 2 Stunden für Geländeprüfung, Zelte, Tische, Absperrungen, Beschilderung und Anmeldebereich ein. Bei vielen Pferdeboxen oder getrennten Parkflächen sind 3 bis 4 Stunden realistischer.
Wann müssen Besucherinformationen verschickt werden?: Sende Wegbeschreibung, Lageplan und Einlassinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Pferdemarkt. Änderungen durch Wetter oder Zufahrten kannst du am Vortag zusätzlich bestätigen.

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