Organiser un marché aux chevaux, étape par étape

Un marché aux chevaux se prépare d’abord avec un cadre clair pour les vendeurs, les animaux et les visiteurs. Fixez la date et le lieu, définissez les conditions de vente, puis ouvrez les inscriptions assez tôt pour répartir les stands, les boxes et le stationnement. Les dernières semaines servent à vérifier les documents, le plan et la sécurité. La veille, contrôlez le site, installez la signalétique et préparez l’accueil sans laisser les équipements pour chevaux au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir les conditions de vente
2 personnes
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Répartir les emplacements
2 personnes
8
Attribuer les emplacements pour les chevaux
2 personnes
9
Répartir les places de parking
2 personnes
10
Faire les réservations
11
Établir l’itinéraire
12
Créer le plan
2 personnes
13
Publier les informations aux visiteurs
14
Vérifier la liste des exposants
2 personnes
15
Vérifier les enregistrements des animaux
2 personnes
16
Recueillir les contacts d'urgence
17
Vérifier les prévisions météo
18
Envoyer la confirmation
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Récupérer le matériel
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les formulaires d'inscription
24
Contrôler le site
3 personnes
25
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
26
Monter les tentes de réception
6 personnes
27
Installer les tables de stand
4 personnes
28
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
29
Monter les boxes pour chevaux
6 personnes
30
Installer les points de boisson
3 personnes
31
Préparer le foin et la paille
3 personnes
32
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Installer la décoration
3 personnes
35
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
36
Installer la caisse
2 personnes
37
Aménager le stand d’information
2 personnes
38
Monter le buffet traiteur
4 personnes
39
Préparer les en-cas
4 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

41
Accueillir les exposants
4 personnes
42
Guider les chevaux en toute sécurité
4 personnes
43
Enregistrer la présence
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Présenter le programme
46
Tenir la caisse
2 personnes
47
Tenir le stand d’information
2 personnes
48
Soutenir les exposants
2 personnes
49
Encadrer la circulation des chevaux
3 personnes
50
Vérifier le bien-être animal
2 personnes
51
Servir les boissons
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
2 personnes
57
Abreuver les chevaux
3 personnes
58
Refaire le stock de paille
2 personnes
59
Faire des rondes sur le site
2 personnes
60
Annoncer la dernière vente
61
Reconduire les visiteurs
4 personnes
62
Reconduire les chevaux
4 personnes

Suivi

63
Clôturer la caisse
2 personnes
64
Ranger le service traiteur
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer les box à chevaux
5 personnes
67
Rassembler les déchets
4 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
69
Démonter les barrières de sécurité
4 personnes
70
Démonter les boxes à chevaux
5 personnes
71
Démonter les tentes
6 personnes
72
Nettoyer le site
5 personnes
73
Retirer l'éclairage
3 personnes
74
Retirer les panneaux indicateurs
2 personnes
75
Nettoyer le matériel
4 personnes
76
Stocker le matériel
4 personnes
77
Retourner les matériels
3 personnes
78
Trier les objets perdus
79
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de standqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 10
Tabouretsqté 20
Table de caisse
Table d'information
Portants à vêtementsqté 6
Tables hautesqté 8
Nappesqté 24
Boxes pour chevauxqté 12
Râteliers à vélosqté 8
Râteliers à foinqté 12
Bacs à eauqté 12
Barrières de sécuritéqté 40
Barrières de fouleqté 30
Cônesqté 30
Parasolsqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 20
Petits bolsqté 30

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 8
Réfrigérateursqté 2
Distributeurs automatiquesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes de pocheqté 8
Mégaphone

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 8
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 30
Jerricansqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux ardoise de marchéqté 10
Panneaux indicateursqté 18
Affiches du programmeqté 20
Panneaux numérotés des standsqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 18
Sets de serpillièreqté 4
Sets de balaiqté 6
Binettesqté 4
Pellesqté 6
Brouettes à crottesqté 3
Ramasse-crottesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 6 à 8 semaines avant le marché. Demandez dès le départ les coordonnées de chaque exposant, les besoins alimentaires et les informations nécessaires pour vérifier l’enregistrement des animaux.
Répartissez séparément les emplacements des stands, des chevaux et des véhicules. Gardez une voie clairement identifiable pour les arrivées, les départs et les interventions d’urgence, puis envoyez le plan avec la confirmation.
Prévoyez les équipements de sécurité avant de réserver le mobilier : barrières, cônes et zones séparées pour les chevaux ne se remplacent pas au dernier moment. Contrôlez aussi l’état des boxes, des râteliers à foin et des bacs à eau.
Publiez l’itinéraire et les informations pratiques au moins 10 jours avant l’événement. Indiquez les horaires, le stationnement, l’accès des exposants et les documents à présenter afin de réduire les questions le jour même.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis faites un dernier contrôle du site la veille. Les tentes, parasols, glacières et boissons doivent être prêts avant l’installation des exposants, pas pendant leur arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché aux chevaux ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, inviter les exposants et traiter les inscriptions. Un délai de 3 mois laisse davantage de temps pour vérifier les animaux, établir le plan et réserver le matériel.
Quand faut-il inviter les exposants à un marché aux chevaux ?: Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant l’événement pour pouvoir attribuer les stands, les boxes et les places de parking.
Quels documents vérifier pour les chevaux présentés à la vente ?: Vérifiez l’enregistrement de chaque animal avant d’envoyer la confirmation définitive. Demandez aussi un contact d’urgence par exposant et terminez ce contrôle au plus tard 7 jours avant le marché.
Quand installer la signalétique et les barrières ?: Installez les panneaux, les cônes et les barrières la veille si le site est accessible, ou au moins 2 heures avant l’ouverture. Contrôlez ensuite les accès, les zones réservées aux chevaux et le cheminement des visiteurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.