Cómo organizar un mercado de caballos sin dejar cabos sueltos

Organizar un mercado de caballos empieza mucho antes de montar las carpas. Primero se cierran la fecha, el recinto y las condiciones de venta; después se confirma la participación y se distribuyen los puestos, los boxes y el aparcamiento. La documentación de los animales, los contactos de emergencia y las indicaciones de ruta deben estar listos antes de publicar la información para visitantes. En los últimos días, el trabajo se concentra en revisar el recinto, la previsión meteorológica, las compras y la señalización.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Fijar las condiciones de venta
2 personas
3
Invitar a los expositores
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Asignar puestos
2 personas
8
Asignar los puestos para caballos
2 personas
9
Distribuir los aparcamientos
2 personas
10
Hacer reservas
11
Elaborar las indicaciones de ruta
12
Hacer el plano
2 personas
13
Publicar información para visitantes
14
Comprobar la lista de expositores
2 personas
15
Comprobar los registros de animales
2 personas
16
Recopilar contactos de emergencia
17
Comprobar el pronóstico del tiempo
18
Enviar la confirmación
2 personas
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Recoger los materiales
3 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Dejar listos los formularios de inscripción
24
Inspeccionar el recinto
3 personas
25
Colocar señales de tráfico
3 personas
26
Montar las carpas
6 personas
27
Montar las mesas del puesto
4 personas
28
Colocar vallas
4 personas
29
Montar las cuadras
6 personas
30
Instalar puntos de bebida
3 personas
31
Preparar el heno y la paja
3 personas
32
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
33
Colgar la iluminación
3 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Colocar señalizadores
2 personas
36
Preparar la caja
2 personas
37
Montar la mesa de información
2 personas
38
Montar el bufé de catering
4 personas
39
Preparar aperitivos
4 personas
40
Preparar café y té
2 personas

Evento

41
Recibir a los expositores
4 personas
42
Guiar a los caballos con seguridad
4 personas
43
Registrar la asistencia
2 personas
44
Recibir a los visitantes
4 personas
45
Presentar el programa
46
Atender la caja
2 personas
47
Atender la mesa de información
2 personas
48
Apoyar a los expositores
2 personas
49
Guiar el tránsito de caballos
3 personas
50
Comprobar el bienestar animal
2 personas
51
Servir las bebidas
3 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer el bufé
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños
2 personas
57
Dar agua a los caballos
3 personas
58
Reponer paja
2 personas
59
Hacer rondas por el recinto
2 personas
60
Anunciar la última venta
61
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas
62
Guiar a los caballos de vuelta
4 personas

Seguimiento

63
Cerrar la caja
2 personas
64
Recoger el catering
4 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Limpiar los boxes de caballos
5 personas
67
Recoger la basura
4 personas
68
Recoger mesas y sillas
5 personas
69
Desmontar vallas de control
4 personas
70
Desmontar los boxes para caballos
5 personas
71
Desmontar las tiendas
6 personas
72
Limpiar el recinto
5 personas
73
Retirar la iluminación
3 personas
74
Retirar los carteles indicativos
2 personas
75
Limpiar los materiales
4 personas
76
Guardar materiales
4 personas
77
Devolver los materiales
3 personas
78
Clasificar los objetos perdidos
79
Entregar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas de puestocant. 18
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 10
Taburetescant. 20
Mesa de caja
Mesa de información
Percheroscant. 6
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 24
Boxes para caballoscant. 12
Portabicicletascant. 8
Rastros de henocant. 12
Bandejas de aguacant. 12
Vallas de separacióncant. 40
Vallas de control de multitudescant. 30
Conoscant. 30
Sombrillascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Bandejas para servircant. 20
Cuencoscant. 30

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 8
Neverascant. 2
Cajeros automáticoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Linternas de manocant. 8
Megáfono

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Pinzas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8
Acumuladores de fríocant. 30
Bidonescant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Pizarras de mercadocant. 10
Carteles direccionalescant. 18
Pósteres del programacant. 20
Carteles con número de standcant. 24

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 12
Bateríascant. 40

Limpieza

Papeleracant. 18
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 6
Azadascant. 4
Palascant. 6
Carretillas de excrementoscant. 3
Recogedores de excrementoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y las condiciones de venta antes de invitar a los expositores. Si cambias alguno de estos datos después, tendrás que corregir invitaciones, inscripciones, puestos y aparcamientos.
Pide los datos de expositores y caballos con antelación y revísalos dos veces: una al cerrar las inscripciones y otra antes de abrir el recinto. Guarda también un contacto de emergencia por cada participante.
Dibuja el plano antes de asignar los puestos. Separa los boxes para caballos de la zona de visitantes y reserva espacio para circulación, aparcamiento, vallas de control y señales de tráfico.
Publica las indicaciones de ruta y la información para visitantes cuando la distribución esté confirmada, no el día anterior. Incluye dónde aparcar, dónde registrarse y a quién acudir al llegar.
Haz la inspección final del recinto el día anterior o la mañana del mercado. Comprueba las vallas, los conos, el agua y el heno para los caballos, las mesas de información y caja, y enfría las bebidas con tiempo suficiente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de caballos?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar el recinto, invitar a los expositores y gestionar las inscripciones. Reserva la última semana para cerrar el plano, comprobar los registros y preparar la señalización.
¿Cuándo hay que asignar los puestos y los boxes para caballos?: Asígnalos cuando las inscripciones estén cerradas y hayas comprobado la lista de expositores y animales, normalmente entre 7 y 10 días antes. Envía la confirmación con el puesto, el box y el aparcamiento asignados.
¿Qué documentación hay que pedir para un mercado de caballos?: Recoge los datos de inscripción, los registros de los animales y un contacto de emergencia por participante. Comprueba toda la documentación al menos 3 días antes para poder resolver errores antes de la llegada.
¿Qué se prepara el día antes del mercado de caballos?: Inspecciona el recinto, coloca o deja listas las señales, revisa vallas, boxes, agua y heno, y confirma las compras. Enfría las bebidas y prepara los formularios de inscripción antes de que llegue el primer expositor.

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