Oriëntatieloop organiseren: checklist en planning

Een oriëntatieloop staat of valt met een duidelijk parcours en een strakke uitvoering op de dag zelf. Leg eerst start, finish, controlepunten en alternatieve routes vast; regel daarna vergunningen, terreinbeheer en vrijwilligers. Deelnemers hebben ruim vóór de start informatie nodig over tijden, route, medische gegevens en wat ze meenemen. Deze checklist helpt je bovendien om materiaal zoals prisma’s, kompassen, scorekaarten, afzetlint en communicatieapparatuur op tijd klaar te zetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Parcoursconcept vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie bepalen
2 personen
Vergunningen controleren
Terreinbeheer informeren
Reservering locatie bevestigen
Parcours op kaart uitwerken
2 personen
Controlepunten nummeren
2 personen
Parcoursrisico's inspecteren
2 personen
Alternatieve route uitwerken
2 personen
Verkeerspunten markeren
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Weerscenario bepalen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Vrijwilligersinstructie versturen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Starttijden indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Medische contactgegevens verzamelen
Controleposten voorbereiden
3 personen
Kaarten en scorekaarten drukken
2 personen
Startnummers maken
2 personen
Prijzen en medailles ophalen
Boodschappen doen
2 personen
Materiaal controleren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Startpakket sorteren
3 personen
Weersverwachting controleren

Event

Terrein vrijmaken
4 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
Controleposten uitzetten
6 personen
Routepijlen plaatsen
4 personen
Veiligheidsmaterialen klaarzetten
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Controleposten bemannen
8 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Startbriefing geven
2 personen
Deelnemers laten starten
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Scorekaarten controleren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
EHBO-materiaal controleren
2 personen
Vermiste deelnemers opvolgen
2 personen
Parcours vrijgeven na afloop
4 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
4 personen
Controleposten ophalen
6 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Deelnemersfoto's delen
Uitslag publiceren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2

Sportmateriaal

Controlepostbordenaantal 25
Oriëntatieprisma'saantal 25
Kompasaantal 30
Reservekompassenaantal 10
Scorekaarthoudersaantal 120
Startnummersaantal 120
Pionnenaantal 40
Lintenaantal 10
Routepijlenaantal 80
Afzetlintaantal 6
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 10
Handstempelsaantal 25
Reservepennenaantal 30
Prijzenaantal 12
Medaillesaantal 30

Apparatuur

Luidspreker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Rekenmachinesaantal 3
Portofoonsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koekblikkenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaklampenaantal 10
Nooddekensaantal 4

Decoratie

Startfinishboog
Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Afwasbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Werk het parcours uiterlijk enkele weken vooraf uit op kaart en nummer alle controlepunten. Loop daarna elke route na: noteer risicoplekken, verkeerspunten en plekken waar routepijlen of linten nodig zijn.
Plan starttijden in blokken zodra de aanmeldingen binnen zijn. Zo voorkom je opstoppingen bij de start en kun je deelnemersinformatie, startnummers en scorekaarten per groep klaarleggen.
Wijs per controlepost minimaal één verantwoordelijke aan en geef vrijwilligers vóór de dag een korte schriftelijke instructie. Laat hen weten wanneer ze aanwezig moeten zijn, welke materialen ze ophalen en wie ze bellen bij een incident.
Maak naast het normale parcours een alternatieve route en leg vooraf vast wat er gebeurt bij slecht weer. Controleer ook of vergunningen, terreinbeheer en de reservering van de locatie uiterlijk vóór de opbouw rond zijn.
Tel het materiaal per post en neem reserveonderdelen mee: reservekompassen, reservepennen, extra scorekaarthouders en powerbanks voorkomen dat één klein defect een hele startgroep ophoudt. Test luidspreker, draadloze microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een oriëntatieloop organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met het parcours, de locatie, vergunningen en terreinbeheer. Regel vrijwilligers en uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je 2 weken voor de loop de starttijden en deelnemersinformatie kunt versturen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een oriëntatieloop?: Reken minimaal één vrijwilliger per controlepost, plus mensen voor start, finish, registratie en algemene coördinatie. Tel daarnaast 1 à 2 reserves mee, zodat ziekte of een verplaatsing van een post niet direct voor problemen zorgt.
Wat moet ik meenemen naar een oriëntatieloop?: Zorg in elk geval voor controlepostborden, oriëntatieprisma’s, kompassen en reservekompassen, scorekaarthouders, startnummers, pionnen, linten, routepijlen en afzetlint. Neem ook reservepennen, stopwatches, fluitjes, handstempels en opgeladen powerbanks mee.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een oriëntatieloop?: Stuur de informatie uiterlijk 7 dagen voor de start, zodra starttijden en routegegevens definitief zijn. Vermeld daarin de meldtijd, starttijd, locatie, medische contactgegevens, kledingadvies en wat deelnemers bij de start ophalen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.