Organiser une course d’orientation : la checklist complète

Une course d’orientation se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les autorisations, puis la sécurité, les inscriptions et les postes de contrôle. Cette checklist regroupe 75 tâches et 59 fournitures, des cartes de score aux prismes, en passant par les chronomètres et la signalétique. Elle vous aide à répartir le travail entre organisateurs et bénévoles, sans oublier les informations médicales, les besoins alimentaires ou le scénario prévu en cas de météo défavorable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept du parcours
2 personnes
Déterminer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Vérifier les autorisations
Informer la gestion du site
Confirmer la réservation du lieu
Élaborer le parcours sur la carte
2 personnes
Numéroter les points de contrôle
2 personnes
Inspecter les risques du parcours
2 personnes
Élaborer un itinéraire alternatif
2 personnes
Marquer les points de circulation
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Définir le scénario météo
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les consignes aux bénévoles
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les heures de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Collecter les coordonnées médicales
Préparer les postes de contrôle
3 personnes
Imprimer les billets et les cartes de score
2 personnes
Créer les dossards
2 personnes
Récupérer les prix et les médailles
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Trier le kit de départ
3 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Dégager le site
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les postes de contrôle
6 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Affecter du personnel aux points de contrôle
8 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les kits de départ
3 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Faire démarrer les participants
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Vérifier les feuilles de score
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
Relancer les participants absents
2 personnes
Libérer le parcours après l’épreuve
4 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Récupérer les postes de contrôle
6 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Partager les photos des participants
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 4
Portantsqté 2

Matériel de sport

Panneaux des postes de contrôleqté 25
Prismes d’orientationqté 25
Boussoleqté 30
Boussoles de secoursqté 10
Porte-cartes de scoreqté 120
Numéros de départqté 120
Cônesqté 40
Rubansqté 10
Flèches de directionqté 80
Ruban de balisageqté 6
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 10
Tampons manuelsqté 25
Stylos de réserveqté 30
Prixqté 12
Médaillesqté 30

Équipement

Haut-parleur
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externes rechargeablesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Calculatricesqté 3
Talkies-walkiesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Louchesqté 8
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Boîtes à biscuitsqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 10
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 10
Couvertures de survieqté 4

Décoration

Arche de départ et d'arrivée
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Nappesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par valider le lieu de départ et d’arrivée, puis demandez les autorisations avant de finaliser la carte. Prévoyez cette vérification plusieurs semaines à l’avance : une modification du parcours à la dernière minute peut rendre les panneaux et les cartes inutilisables.
Inspectez chaque portion du parcours à pied et notez les zones à risque, les points de circulation et un itinéraire alternatif. Faites cette reconnaissance au moins 7 jours avant la course, puis contrôlez à nouveau le balisage le matin même.
Répartissez les bénévoles par poste avec un responsable identifié pour chacun. Envoyez les consignes au moins 3 jours avant le départ, en précisant l’heure d’arrivée, le matériel à récupérer et la procédure en cas de participant en retard ou perdu.
Échelonnez les départs plutôt que de faire partir tout le monde en même temps. Gardez une marge d’au moins 10 minutes entre les groupes si plusieurs postes doivent enregistrer les passages ou tamponner les cartes de score.
Préparez un exemplaire de secours pour les cartes, les numéros de départ, les stylos, les boussoles et les chronomètres. Regroupez le matériel par poste dans des caisses séparées afin que les bénévoles puissent s’installer sans rechercher chaque élément sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’orientation ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, obtenir les autorisations, construire et tester le parcours, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il tester le parcours d’une course d’orientation ?: Faites un premier test complet au moins 14 jours avant l’événement. Réalisez ensuite une dernière inspection 24 heures avant, notamment après de fortes pluies ou une modification de l’accès au site.
Combien de bénévoles faut-il pour une course d’orientation ?: Comptez au minimum 1 bénévole par poste de contrôle, puis ajoutez 2 à 4 personnes pour les départs, les arrivées, l’accueil et la sécurité. Pour 10 postes, prévoyez donc généralement 14 à 18 bénévoles.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les horaires de départ, le lieu, les consignes de sécurité et la liste du matériel personnel 5 à 7 jours avant la course. Renvoyez un rappel la veille avec les éventuels changements liés à la météo.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.