Checklist para organizar una carrera de orientación

Organizar una carrera de orientación requiere coordinar el recorrido, los puntos de control y la salida sin dejar cabos sueltos. Empieza por definir el mapa, la meta y las zonas de riesgo; después confirma permisos, reserva y plan de seguridad. En las semanas previas tendrás que reclutar voluntarios, abrir las inscripciones y preparar dorsales, tarjetas y horarios. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para que el día de la prueba cada puesto sepa qué hacer.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar el concepto del recorrido
2 personas
Definir la salida y la meta
2 personas
Comprobar permisos
Informar a gestión del recinto
Confirmar la reserva del recinto
Trazar el recorrido en el mapa
2 personas
Numerar los puntos de control
2 personas
Inspeccionar los riesgos del recorrido
2 personas
Planificar ruta alternativa
2 personas
Señalizar los puntos de tráfico
2 personas
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Definir el escenario meteorológico
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar instrucciones a los voluntarios
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Distribuir los horarios de salida
2 personas
Enviar información a los participantes
Recopilar datos de contacto médicos
Preparar los puestos de control
3 personas
Imprimir tarjetas y hojas de puntuación
2 personas
Crear dorsales
2 personas
Recoger los premios y medallas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el material
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar el kit inicial
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

Despejar el recinto
4 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar el arco de salida y meta
3 personas
Colocar los puestos de control
6 personas
Colocar flechas de ruta
4 personas
Preparar los materiales de seguridad
2 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Inscribir voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Cubrir los puestos de control
8 personas
Recepción de participantes
4 personas
Repartir los kits de inicio
3 personas
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
Hacer comenzar a los participantes
3 personas
Registrar a los finalistas
3 personas
Comprobar las tarjetas de puntuación
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer fruta y snacks
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
2 personas
Dar seguimiento a los participantes desaparecidos
2 personas
Liberar el recorrido al finalizar
4 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Entregar premios
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
2 personas

Seguimiento

Retirar las flechas de ruta
4 personas
Recoger los puestos de control
6 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Recoger objetos perdidos
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Compartir fotos de los participantes
Publicar los resultados
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 2

Material deportivo

Carteles de los puestos de controlcant. 25
Prismas de orientacióncant. 25
Brújulacant. 30
Brújulas de repuestocant. 10
Porta tarjetas de puntuacióncant. 120
Dorsalescant. 120
Conoscant. 40
Cintascant. 10
Flechas de rutacant. 80
Cinta de balizamientocant. 6
Cronómetroscant. 8
Silbatoscant. 10
Sellos de manocant. 25
Bolígrafos de repuestocant. 30
Premioscant. 12
Medallascant. 30

Equipo

Altavoz
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externas recargablescant. 6
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Calculadorascant. 3
Walkie-talkiescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Cucharonescant. 8
Jarras para servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Latas para galletascant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 10
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 10
Mantas de emergenciacant. 4

Decoración

Arco de salida y meta
Guirnaldascant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Paneles informativoscant. 6
Mantelescant. 10

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Fregaderoscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recorrido antes de publicar las inscripciones. Numera los puntos de control en el mapa y prepara una ruta alternativa por si una zona queda bloqueada o cambia el tiempo.
Revisa permisos, reserva y comunicación con la gestión del recinto al menos 4 semanas antes. Una autorización pendiente puede impedir señalizar el recorrido o utilizar la salida y la meta.
Asigna cada puesto de control a una persona concreta y envía sus instrucciones 7 días antes. Incluye la hora de llegada, el material que debe recoger y a quién llamar ante una incidencia.
Envía a los participantes el horario de salida y la información médica solicitada al menos 3 días antes. Lleva las tarjetas, hojas de puntuación y dorsales ordenados por participante para evitar colas.
Comprueba el material de orientación la víspera: brújulas de repuesto, cronómetros, silbatos, bolígrafos y señales. Monta la zona de salida con tiempo suficiente para probar el altavoz, el micrófono y los cables.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de orientación?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas reservar un recinto, tramitar permisos y reclutar voluntarios. Deja la última semana para confirmar el recorrido, enviar instrucciones y revisar el material.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de orientación?: El número depende de los puntos de control y del recorrido, pero asigna como mínimo una persona responsable por puesto y reserva 2 personas para salida, meta e incidencias. Confirma las asignaciones 7 días antes.
¿Cuándo se deben enviar los horarios de salida a los participantes?: Envíalos al menos 3 días antes de la carrera, junto con las indicaciones del recinto y la información sobre la salida. Así puedes corregir duplicidades antes del día del evento.
¿Qué material hay que preparar para una carrera de orientación?: Prepara prismas, carteles de control, brújulas, tarjetas de puntuación, dorsales, conos, cintas, flechas, cronómetros y silbatos. Revisa todo 24 horas antes y añade brújulas, bolígrafos y baterías de repuesto.

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