LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een openluchtconcert organiseren

Een openluchtconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium boeken. Regel vergunningen, stroom, geluid, toiletten en beveiliging in een vaste volgorde, zodat leveranciers en crew op tijd kunnen werken. Controleer vooraf hoeveel publiek je verwacht en stem daarop je dranghekken, afvalbakken, zitplaatsen en EHBO af. Gebruik deze checklist om van de eerste reserveringen tot de opbouw op de dag zelf niets te missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

    2 personen

  • Vergunningen aanvragen

  • Artiesten reserveren

  • Geluidsapparatuur reserveren

  • Podium reserveren

  • Beveiliging reserveren

  • EHBO regelen

  • Toiletten reserveren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Programma publiceren

  • Weersverwachting controleren

  • Alternatief weerplan bevestigen

    2 personen

  • Artiesteninformatie versturen

  • Crewrooster maken

  • Leveringen bevestigen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken gekoeld opslaan

    2 personen

  • Locatie afzetten

    3 personen

  • Podium opbouwen

    6 personen

  • Geluidsinstallatie plaatsen

    4 personen

  • Lichtinstallatie plaatsen

    3 personen

  • Stroomvoorziening aansluiten

    3 personen

  • Tenten opzetten

    4 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen plaatsen

    4 personen

  • Drankuitgifte inrichten

    3 personen

  • Cateringbuffet inrichten

    3 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Afvalpunten plaatsen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Artiesten ontvangen

    2 personen

  • Artiestencatering klaarzetten

    2 personen

  • Geluidscheck uitvoeren

    4 personen

  • Lichttest uitvoeren

    3 personen

  • Veiligheidscontrole uitvoeren

    3 personen

  • Kassa en betaalterminal testen

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

Event

  • Publieksingang openen

    4 personen

  • Bezoekers ontvangen

    4 personen

  • Programma en route uitleggen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    4 personen

  • Dranken serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    3 personen

  • Buffetvoorraad aanvullen

    2 personen

  • Publieksruimte schoonhouden

    3 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Artiesten begeleiden

    2 personen

  • Optredens aankondigen

  • Publieksveiligheid bewaken

    4 personen

  • EHBO aanspreekpunt bemannen

    2 personen

  • Geluidsniveau controleren

  • Licht bedienen

    2 personen

  • Laatste optreden begeleiden

    3 personen

  • Publiek naar uitgang begeleiden

    4 personen

  • Drankverkoop afsluiten

    2 personen

Nazorg

  • Apparatuur uitschakelen

    3 personen

  • Terrein ontruimen

    5 personen

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Catering afbouwen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    5 personen

  • Podium laten afbouwen

    6 personen

  • Geluidsapparatuur laten afbouwen

    4 personen

  • Lichtapparatuur laten afbouwen

    3 personen

  • Tenten en meubilair afbreken

    5 personen

  • Materialen sorteren

    3 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 4
  • Biertafelsaantal 10
  • Klaptafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 150
  • Barkrukkenaantal 12
  • Afvalbakkenaantal 12
  • Dranghekkenaantal 30
  • Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

  • Podium
  • Podiumtrapaantal 2
  • Frontspeakersaantal 4
  • Subwoofersaantal 2
  • Monitorspeakersaantal 4
  • Mengtafel
  • Draadloze microfoonsaantal 4
  • Bedrade microfoonsaantal 4
  • Microfoonstatievenaantal 8
  • DI-boxenaantal 4
  • XLR-kabelsaantal 16
  • Jackkabelsaantal 10
  • Stroomhaspelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 12
  • Kabelmattenaantal 20
  • Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

  • LED-spotsaantal 8
  • Lichtstatievenaantal 4
  • Lichtcontroller
  • Prikkabelsaantal 6
  • Bouwlampenaantal 4
  • Zaklampenaantal 6

Servies

  • Herbruikbare drinkbekersaantal 400
  • Wijnglazenaantal 100
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Bordenaantal 250
  • Vorkenaantal 250
  • Messenaantal 250
  • Lepelsaantal 150
  • Serveerbladenaantal 12
  • Scharenaantal 4

Keuken

  • Koelboxenaantal 6
  • Thermoskannenaantal 6
  • Waterkokersaantal 3
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Snijplankenaantal 6
  • Koks- en broodmessenaantal 8
  • Tangenaantal 8
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Voedselbakkenaantal 20

Decoratie

  • Podiumdoekenaantal 4
  • Vlaggenlijnenaantal 12
  • Ballonnenaantal 150
  • Tafelkledenaantal 18
  • Programmabordenaantal 6
  • Pijlbordenaantal 12
  • Polsbandjesaantal 350
  • Naamstickersaantal 100

Schoonmaak

  • Stofzuiger
  • Bezemsetsaantal 4
  • Vloertrekkersaantal 3
  • Emmersaantal 6
  • Dweilenaantal 6
  • Toiletborstelsaantal 4
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en vergunningen. Reserveer daarna meteen artiesten, podium, geluidsapparatuur, beveiliging, EHBO en toiletten; populaire leveranciers zijn snel bezet.
  • Plan stroom vóór je licht en geluid vastlegt. Tel de aansluitingen voor mengtafel, speakers, LED-spots, lichtcontroller en koelingen op en leg voldoende stroomhaspels, stekkerdozen en kabelmatten klaar.
  • Maak uiterlijk 2 weken vooraf een crewrooster met aparte verantwoordelijken voor ontvangst, artiesten, bar, techniek, veiligheid en opruimen. Stuur artiesteninformatie met tijden, route, contactpersoon en technische afspraken.
  • Controleer de weersverwachting 48 en 24 uur vooraf en bevestig dan je alternatief weerplan. Partytenten, kabelmatten, podiumtrap en bescherming voor apparatuur moeten vóór de eerste levering beschikbaar zijn.
  • Plan de opbouw achteruit vanaf het moment dat bezoekers binnenkomen. Zet eerst het terrein af en bouw podium en stroom op; plaats daarna geluid, licht, tafels, stoelen, afvalbakken en bewegwijzering, met minimaal 60 minuten voor een volledige soundcheck.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtconcert organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Vergunningen, artiesten, podium, geluid, toiletten en beveiliging moeten dan nog beschikbaar zijn en kunnen tijdig worden bevestigd.
Hoeveel toiletten heb ik nodig bij een openluchtconcert?
Reken als praktische start op 1 toilet per 50 bezoekers, dus 4 toiletten bij 200 bezoekers. Controleer daarnaast de lokale voorschriften en reserveer extra capaciteit bij een lange programmering of veel alcoholgebruik.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een openluchtconcert controleren?
Controleer het weer 72 uur, 48 uur en 24 uur vooraf. Neem uiterlijk 24 uur voor aanvang een besluit over partytenten, bescherming van geluid en licht en het bevestigen van je alternatieve weerplan.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een openluchtconcert?
Plan voor een klein openluchtconcert minstens 4 tot 6 uur opbouw en voeg minimaal 60 minuten toe voor testen en soundcheck. Podium, stroom, geluid en licht moeten eerst veilig staan voordat je decoratie en publieksmeubilair plaatst.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!