Checklist para organizar un concierto al aire libre

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Solicita los permisos antes de cerrar todos los contratos: algunos trámites necesitan varias semanas y pueden condicionar la fecha o la ubicación. Confirma también por escrito las condiciones de uso del espacio.
• Reserva con antelación el escenario, el equipo de sonido, la iluminación, la seguridad, los aseos y los primeros auxilios. El montaje necesita coordinación, así que no basta con que cada proveedor conozca únicamente su propia hora de llegada.
• Define el plan por mal tiempo antes de publicar el programa. Decide con antelación si se aplaza, se cancela o se traslada, y comunica quién toma la decisión y por qué canal se informará al público.
• Prepara un horario único para el equipo con montaje, pruebas de sonido, entregas, apertura de puertas y desmontaje. Incluye teléfonos de contacto y deja margen para retrasos de al menos 30 minutos.
• Comprueba la alimentación eléctrica antes del montaje y protege los cables en las zonas de paso. Haz una revisión final de micrófonos, cajas DI, regletas, baterías de repuesto, iluminación y linternas antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto al aire libre?

Empieza entre 8 y 12 semanas antes si el concierto incluye permisos, artistas, escenario, sonido, seguridad y aseos. Deja las últimas 2 semanas para confirmar entregas, horarios, compras y el plan alternativo por lluvia.

¿Qué permisos hacen falta para un concierto al aire libre?

Depende del recinto y de la normativa local, pero normalmente debes consultar permisos para actividad, ruido, ocupación del espacio y electricidad. Solicítalos al menos 6 semanas antes y confirma por escrito qué documentación exige cada autoridad.

¿Cuándo hay que reservar el equipo de sonido y el escenario?

Resérvalos entre 6 y 10 semanas antes, especialmente si el concierto coincide con temporada alta. Confirma la entrega, el montaje y la prueba de sonido al menos 7 días antes del evento.

¿Qué hacer si llueve el día del concierto?

Define el procedimiento como mínimo 72 horas antes, revisando el pronóstico y las condiciones del recinto. Comunica la decisión al público y al equipo en una hora concreta, y no esperes a que empiece la lluvia para proteger el escenario y el sistema eléctrico.

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