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Open-Air-Konzert organisieren: die komplette Checkliste

Ein Open-Air-Konzert braucht deutlich mehr Vorbereitung als Bühne und Band. Genehmigungen, Strom, Beschallung, Toiletten und Sicherheitsdienst müssen früh verbindlich gebucht werden. Kurz vor dem Termin entscheidet ein belastbarer Wetterplan, ob Aufbau und Programm funktionieren. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminbestätigung bis zum Abbau durch die nötigen Schritte und hilft dabei, Lieferungen, Crew und Technik nicht erst am Veranstaltungstag zu koordinieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Künstler reservieren

  • Tonanlage reservieren

  • Bühne reservieren

  • Sicherheit buchen

  • Erste Hilfe organisieren

  • Toiletten reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm veröffentlichen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Alternativen Wetterplan bestätigen

    2 Personen

  • Künstlerinformationen versenden

  • Crewplan erstellen

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke gekühlt lagern

    2 Personen

  • Ort absperren

    3 Personen

  • Bühne aufbauen

    6 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    4 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    3 Personen

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Getränkeausgabe einrichten

    3 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Catering für Künstler bereitstellen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Lichttest durchführen

    3 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    3 Personen

  • Kasse und Zahlungsterminal testen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Publikumseingang öffnen

    4 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Programm und Route erläutern

    2 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Buffetvorräte auffüllen

    2 Personen

  • Publikumsbereich sauber halten

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Künstler betreuen

    2 Personen

  • Auftritte ankündigen

  • Publikumssicherheit überwachen

    4 Personen

  • Erste-Hilfe-Anlaufstelle besetzen

    2 Personen

  • Lautstärke kontrollieren

  • Licht steuern

    2 Personen

  • Letzten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    4 Personen

  • Getränkeverkauf abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    3 Personen

  • Gelände räumen

    5 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Catering abbauen

    3 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Bühne abbauen lassen

    6 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen lassen

    4 Personen

  • Lichttechnik abbauen lassen

    3 Personen

  • Zelte und Möbel abbauen

    5 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • BiertischeAnz. 10
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 150
  • BarhockerAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbsperrgitterAnz. 30
  • GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

  • Bühne
  • BühnentreppeAnz. 2
  • FrontlautsprecherAnz. 4
  • SubwooferAnz. 2
  • MonitorlautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • KabelmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 8
  • DI-BoxenAnz. 4
  • XLR-KabelAnz. 16
  • JackkabelAnz. 10
  • KabeltrommelnAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelmattenAnz. 20
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • Lichtcontroller
  • LichterkettenAnz. 6
  • BaustrahlerAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 400
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 250
  • GabelnAnz. 250
  • MesserAnz. 250
  • LöffelAnz. 150
  • ServiertablettsAnz. 12
  • ScherenAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • ZangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • LebensmittelboxenAnz. 20

Dekoration

  • BühnentücherAnz. 4
  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonsAnz. 150
  • TischdeckenAnz. 18
  • ProgrammschilderAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12
  • ArmbänderAnz. 350
  • NamensaufkleberAnz. 100

Reinigung

  • Staubsauger
  • BesensetsAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 3
  • EimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage Genehmigungen und bestätige den Veranstaltungsort möglichst mehrere Wochen vor dem Konzert. Kläre dabei auch Zufahrt, Aufbauzeiten und die erlaubte Lautstärke.
  • Plane die Technik als zusammenhängendes System: Bühne, Front- und Monitorlautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel und Stromversorgung müssen für den Aufbau vollständig vor Ort sein.
  • Bestätige Toiletten, Erste Hilfe und Sicherheitsdienst spätestens vor dem Versand der Einladungen. So kannst du die erwartete Besucherzahl realistisch berücksichtigen und Engpässe vermeiden.
  • Lege einen Wetter-Stichtag fest, zum Beispiel 48 Stunden vor dem Konzert. Dann sollten Alternativplan, Zelte, Absperrungen und die Information an Künstler, Crew und Gäste bereits geklärt sein.
  • Erstelle für den Veranstaltungstag einen Crewplan mit Uhrzeiten für Lieferungen, Bühnenaufbau, Soundcheck, Einlass und Abbau. Prüfe außerdem Ersatzbatterien, Kabeltrommeln, Verlängerungen, Kabelmatten und Taschenlampen vor dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Open-Air-Konzert anmelden?
Beginne mit den erforderlichen Genehmigungen mehrere Wochen vor dem Termin. Sobald Datum und Ort feststehen, solltest du Zuständigkeiten, Fristen, Lautstärkeauflagen und Aufbauzeiten klären.
Wann sollte man Bühne und Tonanlage für ein Open-Air-Konzert buchen?
Bühne und Tonanlage sollten mehrere Wochen vorher reserviert werden, besonders wenn du eine größere Beschallung mit Subwoofern, Monitoren und Mischpult benötigst. Vereinbare zusätzlich eine feste Liefer- und Aufbauzeit.
Wie viele Toiletten braucht ein Open-Air-Konzert?
Die benötigte Anzahl hängt von der erwarteten Besucherzahl und der Veranstaltungsdauer ab. Kläre die Dimensionierung bei der Reservierung und bestätige die Lieferung spätestens einige Tage vor dem Konzert.
Was muss 48 Stunden vor einem Open-Air-Konzert geprüft werden?
Prüfe die Wettervorhersage, bestätige den Alternativplan und informiere Künstler sowie Crew über Änderungen. Kontrolliere außerdem Lieferungen, gekühlte Getränke, Strom, Sicherheitsdienst und den aktuellen Aufbauplan.

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