Checklist pour organiser un concert en plein air

Un concert en plein air se prépare dans un ordre précis : le lieu et les autorisations d’abord, puis les artistes, la technique et l’accueil du public. Cette checklist couvre les 71 tâches et 64 éléments nécessaires, de la réservation de la scène au branchement électrique. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les livraisons, le programme, les inscriptions et le plan météo. Le jour du concert, le balisage, le montage et la coordination de l’équipe doivent être terminés avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Demander les autorisations
Réserver les artistes
Réserver le matériel de sonorisation
Réserver la scène
Réserver la sécurité
Organiser les premiers secours
Réserver les toilettes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
Établir le planning de l’équipe
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le point de distribution des boissons
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Préparer le catering des artistes
2 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Effectuer le test d’éclairage
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir l'entrée du public
4 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Expliquer le programme et le parcours
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Annoncer les spectacles
Veiller à la sécurité du public
4 personnes
Tenir le point de contact des premiers secours
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Gérer l’éclairage
2 personnes
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
Clôturer la vente de boissons
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Évacuer le site
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le catering
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Faire démonter la scène
6 personnes
Faire démonter la sono
4 personnes
Faire démonter l'installation lumière
3 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 10
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 150
Tabourets de barqté 12
Poubellesqté 12
Barrières de fouleqté 30
Portantsqté 2

Équipement

Scène
Escalier de podiumqté 2
Enceintes avantqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Microphones filairesqté 4
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 16
Câbles jackqté 10
Enrouleurs électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 20
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 250
Fourchettesqté 250
Couteauxqté 250
Cuillèresqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Bacs alimentairesqté 20

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Nappesqté 18
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Braceletsqté 350
Étiquettes nominativesqté 100

Nettoyage

Aspirateur
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Demande les autorisations dès que la date et le lieu sont confirmés : les délais varient selon la commune et peuvent dépasser plusieurs semaines. Sans accord écrit, ne réserve pas définitivement la scène ni la sonorisation.
Verrouille la technique au moins 2 à 3 semaines avant le concert. Confirme la scène, les enceintes, les retours, la table de mixage, les microphones, les câbles et les besoins électriques avec les artistes et le prestataire.
Prépare le plan météo de secours avant de publier le programme. Vérifie les prévisions 5 à 7 jours avant, puis de nouveau le matin même, en précisant qui décide d’un report ou d’une adaptation.
Ne garde pas les livraisons pour le jour du concert : confirme-les 48 à 72 heures avant. Les boissons doivent être stockées au frais suffisamment tôt et les courses vérifiées avant l’ouverture du site.
Fais un planning d’équipe avec des horaires précis pour le montage de la scène, du son et de l’éclairage. Ajoute une personne responsable du balisage, des câbles, des barrières, des toilettes, des premiers secours et de la coordination avec les artistes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert en plein air ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour un petit concert, surtout si des autorisations, une scène et des prestataires techniques sont nécessaires. Commencez plus tôt si la date est très demandée ou si la procédure administrative est longue.
Quand demander les autorisations pour un concert en plein air ?: Déposez les demandes dès que le lieu et la date sont confirmés, idéalement 2 à 3 mois avant l’événement. Vérifiez ensuite les éventuelles exigences concernant le bruit, la sécurité, l’électricité et l’accueil du public.
Quand réserver la scène et la sonorisation ?: Réservez-les au moins 6 à 8 semaines à l’avance, puis reconfirmez les détails 2 à 3 semaines avant. Faites valider les horaires de livraison, de montage, de balance et de démontage par chaque prestataire.
Que faire s’il pleut le jour du concert ?: Décidez du scénario météo au plus tard 5 à 7 jours avant et désignez une personne responsable de la décision finale. Prévoyez une nouvelle vérification le matin même, ainsi qu’une communication prête à envoyer aux artistes, à l’équipe et au public.

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