Openluchtconcert organiseren: checklist en planning

Een openluchtconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en geluid regelen. Je moet vroeg duidelijkheid hebben over vergunningen, stroom, publieksstromen, toiletten en wat er gebeurt bij regen of wind. Werk van buiten naar binnen: leg eerst locatie, veiligheid en programma vast, regel daarna leveranciers en materialen. In deze checklist staan 82 taken en 65 spullen in een praktische volgorde, zodat je op de dag zelf niet nog moet improviseren met kabels, pinapparaten of informatie voor artiesten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunningen controleren
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Weersverwachting controleren
Noodscenario vastleggen
2 personen
Artiesten bevestigen
Programma definitief maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Leveranciers bevestigen
Inkooplijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Artiënteninformatie delen
Routebeschrijving versturen
Parkeerplan maken
2 personen
Terrein indelen
2 personen
Publieksstroom bepalen
2 personen
Barassortiment bepalen
2 personen
Horecaprijzen vaststellen
2 personen
Kassasysteem testen
2 personen
Contactlijst afdrukken
Briefing voorbereiden
Terrein afzetten
4 personen
Podium opbouwen
5 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
4 personen
Lichtapparatuur plaatsen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Kassa inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers briefen
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Garderobe openen
2 personen
Entree bemannen
3 personen
Publiek verwijzen
2 personen
Parkeerplaats begeleiden
2 personen
Programma aankondigen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
Optredens begeleiden
3 personen
Artiënten wisselen
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten bijvullen
Publieksveiligheid controleren
2 personen
Eindtijd aankondigen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Overgebleven voorraad tellen
2 personen
Bar afbreken
3 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels opruimen
3 personen
Stoelen opruimen
3 personen
Podium afbouwen
5 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
Stroom uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen verpakken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 150
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 4
Podiumdelenaantal 12
Podiumtrap
Barbladenaantal 3

Apparatuur

Mengtafel
Speakersaantal 4
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DIXI-toilettenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Kassaboxenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 20

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 8
Prikkabelsaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Serveerbladenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 20
Menubordenaantal 4
Pijlbordenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Poetsdoekenaantal 20

Veiligheid

Afzethekkenaantal 20
Markeerlintaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Hesjesaantal 12

Overig

Geldkistjesaantal 2
Polsbandjesaantal 300
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Ducttapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Paraplu'saantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen en locatievoorwaarden uiterlijk 8 tot 12 weken voor het concert. Vraag ook na hoeveel bezoekers, geluidsniveau, eindtijd en tijdelijke bouwwerken zijn toegestaan.
Maak minstens 7 dagen vooraf een terreinplan met podium, bar, toiletten, garderobe, publieksruimte en kabelroutes. Zo zie je op tijd waar podiumdelen, kabelgoten, partytenten en nooduitgangen moeten komen.
Bevestig artiesten, programma en technische informatie uiterlijk 2 weken vooraf. Deel routebeschrijving, parkeerplan, opbouwtijd en contactpersonen opnieuw in één document met iedere artiest en leverancier.
Test kassaboxen en pinapparaten minimaal 1 dag vooraf en tel per verkooppunt een reserveoplossing mee. Koelkasten en koelboxen moeten vóór opening op temperatuur zijn; herbruikbare bekers en glaswerk leg je per bar klaar.
Leg een weer- en noodscenario vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Bepaal vooraf bij welke wind, regen of onweersdreiging je het programma stillegt, wie beslist en hoe je publiek en artiesten informeert.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een openluchtconcert organiseren?: Begin minstens 8 tot 12 weken vooraf met vergunningen, locatiebezoek en leveranciers. Zet artiesten en programma uiterlijk 6 weken vooraf vast, zodat uitnodigingen en parkeerinformatie op tijd kunnen worden verstuurd.
Hoeveel toiletten heb ik nodig bij een openluchtconcert?: Reken als praktische start op 1 toilet per 50 bezoekers, en plan extra capaciteit bij een lange avond of veel drankverkoop. Controleer daarnaast of er minimaal één toegankelijk toilet nodig is en leg de toiletten vóór de terreinindeling vast.
Wanneer moet ik het geluid en de stroom voor een openluchtconcert regelen?: Bevestig geluid, mengtafel, speakers, microfoons en stroomvoorziening minimaal 4 weken vooraf. Test alle kabels, stekkerdozen en pinapparaten uiterlijk 1 dag voor het concert en houd kabels buiten looproutes in kabelgoten.
Wat doe ik bij slecht weer tijdens een openluchtconcert?: Neem 48 uur vooraf een definitieve weerbeslissing en wijs één verantwoordelijke aan. Leg vooraf vast wanneer je tenten gebruikt, het programma onderbreekt of afgelast; bij onweer en harde wind krijgen veiligheid en ontruiming voorrang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.