Checklist para organizar un concierto al aire libre

Organizar un concierto al aire libre exige coordinar el recinto, los artistas, el sonido, el público y el servicio de bar en un orden claro. Empieza por los permisos y la visita al lugar; después cierra el programa, los proveedores y la distribución del terreno. El plan incluye 82 tareas y 65 elementos, desde escenarios, micrófonos y monitores hasta baños, luces, cajas y vasos reutilizables. Así puedes comprobar cada detalle antes de abrir y dejar previsto el cierre.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Comprobar permisos
Realizar una visita al lugar
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Definir el escenario de emergencia
2 personas
Confirmar a los artistas
Definir el programa final
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Confirmar proveedores
Revisar la lista de compras
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Compartir información de los artistas
Enviar indicaciones
Hacer el plan de aparcamiento
2 personas
Distribuir el terreno
2 personas
Determinar el flujo del público
2 personas
Definir la variedad de bar
2 personas
Fijar los precios de hostelería
2 personas
Probar el sistema de caja
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Preparar la sesión informativa
Cerrar el recinto
4 personas
Montar el escenario
5 personas
Colocar el equipo de sonido
4 personas
Colocar el equipo de iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la barra
3 personas
Preparar la caja
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Informar a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Abrir el guardarropa
2 personas
Atender la entrada
3 personas
Guiar al público
2 personas
Acompañar al parking
2 personas
Anunciar el programa
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Realizar la comprobación de luces
2 personas
Coordinar las actuaciones
3 personas
Cambiar de artistas
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir café y té
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Reponer los baños
Comprobar la seguridad del público
2 personas
Anunciar la hora de finalización
Guiar al público hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Contar el stock restante
2 personas
Desmontar el bar
3 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Recoger las mesas
3 personas
Recoger sillas
3 personas
Desmontar el escenario
5 personas
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
Cortar la electricidad
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la barra
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Retirar los residuos
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Empaquetar los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 150
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 2
Percheroscant. 4
Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenario
Bandejas de barcant. 3

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
DIXI toiletscant. 4
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cajas de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 20

Iluminación

Barras de luz LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de obracant. 4
Linternascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 200
Cubiertoscant. 200
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 8
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 20
Carteles del menúcant. 4
Carteles direccionalescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Paños de limpiezacant. 20

Seguridad

Vallas de separacióncant. 20
Cinta de señalizacióncant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecoscant. 12

Otros

Cajas de caudalescant. 2
Pulserascant. 300
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6
Cinta americanacant. 8
Bridascant. 200
Paraguascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Haz la visita al lugar antes de confirmar la distribución: comprueba dónde irán el escenario, las carpas, los baños DIXI, el bar, los accesos y las zonas de aparcamiento. Mide también las distancias para cables y alargadores.
Cierra el programa final y confirma a cada artista antes de enviar las indicaciones. Comparte horarios, acceso, aparcamiento, necesidades técnicas y una persona de contacto para evitar cambios el mismo día.
Prueba el sistema de caja antes de abrir: revisa las cajas, los datáfonos y la conexión, e imprime la lista de contactos. Define también los precios del bar y la variedad de bebidas antes de hacer la compra.
Prepara una alternativa para la lluvia y el viento, no solo un pronóstico. Decide con antelación qué ocurre con el escenario, los equipos eléctricos, las carpas, el público y la actuación si el tiempo cambia.
Haz una sesión informativa antes de la apertura y asigna responsables para público, artistas, bar, aparcamiento y cierre. Reserva tiempo para recoger materiales, revisar cables y cerrar el recinto cuando termine la música.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto al aire libre?: Empieza como mínimo 8 semanas antes para tramitar permisos, confirmar artistas y reservar proveedores. Deja la última semana para revisar compras, indicaciones, previsión meteorológica y contactos.
¿Cuántos baños DIXI necesito para un concierto al aire libre?: Como referencia inicial, calcula 1 baño por cada 50 asistentes durante un evento de hasta 4 horas. Añade unidades si esperas más público, si el recinto no tiene baños cercanos o si el concierto dura toda la tarde.
¿Cuántas bebidas debo comprar para un concierto?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 bebida por persona por cada hora adicional. Ajusta la compra según la duración, la temperatura y si habrá comida o alternativas sin alcohol.
¿Qué hay que revisar el día del concierto?: Entre 4 y 6 horas antes, comprueba escenario, sonido, monitores, micrófonos, iluminación, cables, bar, baños, cajas y señalización. Después haz una sesión informativa breve y confirma el plan de emergencia antes de abrir las puertas.

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