Babybeurs organiseren: checklist van voorbereiding tot opbouw

Een babybeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen exposanten en bezoekers uitnodigen. Je regelt tegelijk standplaatsen, programma, catering, bezoekersinformatie en voorzieningen zoals verschoontafels, voedingsstoelen en kinderstoelen. Begin met de datum, aanmeldingen en exposantenindeling; bestel daarna drukwerk en materialen. In de laatste week controleer je boodschappen, techniek en dieetwensen. Op de beursdag zelf draait alles om een vrije laadzone, een duidelijke informatiebalie en een vaste opbouwvolgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Deelnemers bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Exposantenlijst opstellen
2 personen
Standplaatsen indelen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
Reserveringen maken
Catering bestellen
2 personen
Drukwerk bestellen
Badges voorbereiden
2 personen
Bezoekersinformatie mailen
Exposantenbriefing mailen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelwaren inkopen
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Laadzone vrijmaken
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Beursstands opbouwen
6 personen
Informatiebalie opbouwen
2 personen
Verschoonruimte inrichten
2 personen
Voedingsruimte inrichten
2 personen
Kinderhoek inrichten
2 personen
bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten helpen inrichten
4 personen
Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Kinderhoek begeleiden
2 personen
Verschoonruimte controleren
Voedingsruimte controleren
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad aanvullen
2 personen
Workshops aankondigen
Workshops ondersteunen
2 personen
Fotopunt begeleiden
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Exposanten laten afbouwen
3 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen tellen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursschottenaantal 24
Standtafelsaantal 24
Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Kleedtafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 4
Opbergkastenaantal 4
Loungezetelsaantal 4
Kinderstoelenaantal 4
Verschoontafelsaantal 3
Voedingsstoelenaantal 4
Afzetpaaltjesaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadstationsaantal 2
Kassaboxenaantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 8
Koelcontainersaantal 4

Decoratie

Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 36
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Decoratieve slingersaantal 12
Standbordenaantal 24
Naamplaathoudersaantal 30
Krijtbordenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12
Speelgoedaantal 30
Speelmattenaantal 6
Babyboekenaantal 20

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 8
Bureaulampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuiger
Handvegersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Desinfectiepompenaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Programmafoldersaantal 300
Naamkaartjesaantal 100
Polsbandjesaantal 300
Inschrijfformulierenaantal 150
Feedbackkaartenaantal 150
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 8
Notitieblokkenaantal 12
A4-papieraantal 2
Plakbandaantal 12
Etikettenaantal 300
Pijlenstickersaantal 40

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Nooduitgangbordjesaantal 6
Afzetlintaantal 4
Branddekensaantal 2

Overig

Handkarrenaantal 2
Opbergboxenaantal 12
Gereedschapskoffersaantal 2
Scharenaantal 12
Tie-wrapsaantal 200
Reservebatterijenaantal 24
Paraplubakkenaantal 2

Tips

Plan de indeling zodra de exposantenlijst grotendeels vaststaat. Houd naast standtafels en beursschotten ook ruimte vrij voor de informatiebalie, loungezetels, kapstokken en looproutes met kinderwagens.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de bevestiging van deelnemers en geef het aantal door aan de catering. Bestel servies niet alleen voor bezoekers: reken ook op exposanten, sprekers en medewerkers tijdens het eerste en laatste uur.
Test microfoons, luidsprekers, laptop, beamer en projectiescherm minimaal 1 dag vooraf. Leg verlengkabels en stekkerdozen per stand klaar; zo voorkom je dat de techniek pas tijdens de opbouw wordt uitgezocht.
Regel babyvoorzieningen vóór de laatste boodschappenronde. Verschoontafels, voedingsstoelen en kinderstoelen worden snel vergeten, terwijl bezoekers ze vanaf de opening nodig hebben.
Maak een tijdschema voor de beursdag met afzonderlijke blokken voor locatie openen, laadzone vrijmaken, tafels en stoelen plaatsen, stands opbouwen en de informatiebalie inrichten. Laat minstens 30 minuten tussen de geplande eindtijd van de opbouw en de opening.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een babybeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, exposanten en programma. Open aanmeldingen zodra de basisinformatie vaststaat en verstuur bezoekersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs.
Wanneer moet ik exposanten voor een babybeurs bevestigen?: Bevestig exposanten bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, zodat je standplaatsen en het programma kunt vastleggen. Stuur de exposantenbriefing uiterlijk 7 dagen voor de opbouw of beursdag.
Wat moet er op een babybeurs aanwezig zijn voor jonge ouders?: Plan naast stands en zitplaatsen minimaal een informatiebalie, kinderstoelen, verschoontafels en voedingsstoelen. Controleer deze voorzieningen uiterlijk 1 dag vooraf en zet ze vóór de opening op hun plaats.
Wanneer moet je catering voor een babybeurs bestellen?: Bestel catering ongeveer 2 tot 3 weken vooraf, zodra het verwachte bezoekersaantal en de deelnemerslijst bekend zijn. Geef dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf door en controleer koelwaren op de dag vóór de beurs.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.