Bevrijdingsfestival organiseren: checklist en planning

Een Bevrijdingsfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en wat muziek. Je regelt een locatie, vergunningen, verzekering, leveranciers en voldoende vrijwilligers voordat de eerste bezoeker komt. Daarna moeten techniek, stroom, catering en routing op elkaar aansluiten. Met deze checklist werk je van datum en locatie naar draaiboek, boodschappen en de laatste test op de dag zelf. Zo zie je op tijd wat nog bevestigd, gekocht, gekoeld of klaargezet moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
3 personen
Muzikanten bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Leveranciers bevestigen
2 personen
Plattegrond uitwerken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Routebeschrijving versturen
Stroompunten controleren
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Voorraad tellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes inkopen
2 personen
Groenten wassen
2 personen
Sausjes portioneren
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Vrijwilligersinstructies uitdelen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomkabels beveiligen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Vlaggen plaatsen
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
EHBO-koffer klaarzetten
Programma ophangen
2 personen
Laatste geluidscheck uitvoeren
2 personen

Event

Deuren en entree openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma toelichten
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
Tafels schoonhouden
2 personen
Fotohoek begeleiden
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Lichtshow bedienen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Bar sluiten
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Eten veilig opbergen
3 personen
Dranken opruimen
2 personen
Servies verzamelen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein vegen
3 personen
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
Apparatuur demonteren
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tenten afbreken
6 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restvoorraad opbergen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 100
Biertafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 12
Kleedjesaantal 12
Podiumdelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Drankkrattenaantal 12
Chafing dishesaantal 4
Buffetbakkenaantal 8
Serveertangenaantal 10
Barbladenaantal 3
Waterkannenaantal 8
Boodschappen

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekerkabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Laptop

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtslingersaantal 10
Buitenlampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 12
Bevrijdingsvlaggenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Tafeldecoratieaantal 12
Programmapostersaantal 10
Informatiebordenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesse naantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Koekenpannenaantal 2
Warmhoudplatenaantal 4
Flessenopenersaantal 6
Kurketrekkersaantal 3

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Afzetlintaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Overig

Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Partytentgewichtenaantal 16

Tips

Controleer vergunningen, verzekering en stroompunten uiterlijk enkele weken vooraf. Op een festivaldag ontdek je een ontbrekende aansluiting of voorwaarde te laat om nog rustig bij te sturen.
Bevestig muzikanten, leveranciers en reserveringen voordat je het definitieve programma verstuurt. Zet per onderdeel een contactpersoon en aankomsttijd in het draaiboek.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok, niet alleen per onderdeel. Zorg dat iedereen vóór de start een korte instructie krijgt over ontvangst, catering, techniek en opruimen.
Test actieve speakers, mengpaneel, microfoons en luidsprekerkabels vóór de opbouw klaar is. Controleer ook waar kabels lopen, zodat bezoekers niet over aansluitingen struikelen.
Tel servies, drank en cateringvoorraad vóór het boodschappen doen opnieuw. Koel dranken pas nadat je de aantallen hebt gecontroleerd en zet hapjes, sausjes en gewassen groenten per serveermoment klaar.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Bevrijdingsfestival organiseren en plannen?: Leg datum en locatie bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer daarna direct vergunningen, verzekering, programma en leveranciers, zodat je nog tijd hebt voor aanpassingen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Bevrijdingsfestival?: Maak per actief onderdeel minimaal één verantwoordelijke en plan daarnaast een kleine wisselploeg voor ontvangst, catering en opruimen. Reken erop dat vrijwilligers vóór de start aanwezig zijn voor instructies en tijdens langere programmaonderdelen pauzes nodig hebben.
Wanneer moet ik de techniek voor een Bevrijdingsfestival testen?: Test speakers, mengpaneel, microfoons en kabels uiterlijk de dag vóór het festival als dat kan, en herhaal de controle tijdens de opbouw. Noteer waar de stroompunten liggen voordat je de plattegrond definitief maakt.
Hoeveel drank en hapjes moet ik inkopen voor een Bevrijdingsfestival?: Gebruik de aanmeldingen en verzamelde dieetwensen als basis en tel daarna per serveermoment. Koop niet pas op de festivaldag: controleer de voorraad vooraf, koel dranken tijdig en portioneer sausjes en hapjes vóór de drukte begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.