Open-Air-Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Open-Air-Konzert müssen Bühne, Strom, Besucherwege, Ausschank und Wetterplanung zusammenpassen. Beginne früh mit Genehmigungen, Ortstermin und Künstlerverträgen; vieles lässt sich erst danach verbindlich buchen. In den letzten 14 Tagen geht es vor allem um Anmeldungen, Lieferanten, Programm und Logistik. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Zuständigkeiten, getestete Kassen und einen abgesperrten, beleuchteten Veranstaltungsbereich.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Genehmigungen prüfen
Ortstermin durchführen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Notfallszenario festlegen
2 Personen
Künstler bestätigen
Programm finalisieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
Lieferanten bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Künstlerinformationen teilen
Wegbeschreibung versenden
Parkplan erstellen
2 Personen
Gelände einteilen
2 Personen
Besucherfluss festlegen
2 Personen
Barangebot festlegen
2 Personen
Catering-Preise festlegen
2 Personen
Kassensystem testen
2 Personen
Kontaktliste ausdrucken
Briefing vorbereiten
Gelände absperren
4 Personen
Bühne aufbauen
5 Personen
Tonanlage aufbauen
4 Personen
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
Stromversorgung anschließen
3 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Bar einrichten
3 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Garderobe öffnen
2 Personen
Eingang besetzen
3 Personen
Publikum leiten
2 Personen
Parkplatz begleiten
2 Personen
Programm ankündigen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Lichtcheck durchführen
2 Personen
Auftritte betreuen
3 Personen
Künstler wechseln
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Toiletten auffüllen
Publikumssicherheit überprüfen
2 Personen
Endzeit ankündigen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Verbliebenen Bestand zählen
2 Personen
Bar abbauen
3 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Tische aufräumen
3 Personen
Stühle aufräumen
3 Personen
Bühne abbauen
5 Personen
Tonanlage abbauen
4 Personen
Lichttechnik abbauen
3 Personen
Strom ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Bar reinigen
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Materialien verpacken
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 150
BarhockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 2
KleiderständerAnz. 4
BühnenelementeAnz. 12
Bühnentreppe
BarunterlagenAnz. 3

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 4
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DIXI-ToilettenAnz. 4
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
KassenboxenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 20

Beleuchtung

LED-LichtleistenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BaustrahlerAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 200
BestecksetsAnz. 200
ServiertablettsAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BühnentücherAnz. 4
TischdeckenAnz. 20
MenükartenAnz. 4
WegweiserAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2
PutztücherAnz. 20

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
WarnwestenAnz. 12

Sonstiges

GeldkassettenAnz. 2
ArmbänderAnz. 300
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6
GewebeklebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 200
RegenschirmeAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane den Ortstermin mindestens 8 Wochen vor dem Konzert ein. Prüfe dabei Zufahrten, Stromanschlüsse, Fluchtwege, Toilettenstandorte und die Position von Bühne, Bar und Sitzplätzen.
Lege spätestens 14 Tage vorher ein Wetterszenario fest. Entscheide konkret, wann Partyzelte, zusätzliche Beleuchtung oder eine Verschiebung nötig werden und wer diese Entscheidung bekannt gibt.
Teste Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone und Kartenlesegeräte vor dem Einlass. Für die Kasse solltest du zusätzlich eine Kontaktliste und eine funktionsfähige Alternative bei Netzausfall bereithalten.
Plane Besucher- und Lieferantenwege getrennt. Kabelkanäle müssen vor dem Einlass liegen; Taschenlampen und Baustrahler gehören an dunkle Übergänge, Toilettenwege und Notausgänge.
Bestätige Mengen und Lieferzeiten für Getränke, Mehrwegbecher, Kühlung und Catering spätestens 7 Tage vorher. Berücksichtige Anmeldungen und Ernährungswünsche, statt erst beim Aufbau nachzubestellen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Open-Air-Konzert anmelden?: Prüfe Genehmigungen mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Je nach Ort können zusätzlich Angaben zu Musik, Ausschank, Lärm, Sicherheit und Verkehr verlangt werden.
Wie viele Toiletten brauche ich bei einem Open-Air-Konzert?: Die benötigte Anzahl hängt von Besucherzahl, Dauer und örtlichen Vorgaben ab. Kläre die Berechnung spätestens 6 Wochen vorher und plane kurze, beleuchtete Wege zu den DIXI-Toiletten ein.
Wann sollte ich die Wettervorhersage für ein Open-Air-Konzert prüfen?: Prüfe die Vorhersage 7 Tage, 48 Stunden und am Veranstaltungstag erneut. Lege spätestens 14 Tage vorher fest, wer bei Regen, Sturm oder Gewitter über Schutzmaßnahmen oder Absage entscheidet.
Wie viel Vorlauf brauchen Bühne und Tontechnik?: Bestätige Bühne, Mischpult, Lautsprecher, Monitore und Mikrofone mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. Der Technikcheck sollte am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass abgeschlossen sein.

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