Checklist pour organiser un concert en plein air

Un concert en plein air demande une préparation précise, car le site, la météo et les prestataires influencent directement le déroulement de la journée. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations et de la visite du terrain jusqu’au briefing de l’équipe. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard : accès des artistes, circulation du public, toilettes, alimentation électrique, paiements et plan d’urgence. Le plan complet regroupe 82 tâches et 65 équipements à prévoir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier les autorisations
Effectuer une visite du site
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Consigner le scénario d'urgence
2 personnes
Confirmer les artistes
Finaliser le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Confirmer les fournisseurs
Vérifier la liste d’achats
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Partager les informations sur les artistes
Envoyer les indications d'accès
Établir le plan de stationnement
2 personnes
Aménager le terrain
2 personnes
Définir la circulation du public
2 personnes
Définir l’assortiment du bar
2 personnes
Fixer les prix de restauration
2 personnes
Tester le système de caisse
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Préparer le briefing
Balisage du site
4 personnes
Monter la scène
5 personnes
Installer le matériel sonore
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Ouvrir le vestiaire
2 personnes
Tenir l'entrée
3 personnes
Orienter le public
2 personnes
Encadrer le parking
2 personnes
Annoncer le programme
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
Accompagner les spectacles
3 personnes
Alterner les artistes
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Vérifier la sécurité du public
2 personnes
Annoncer l'heure de fin
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Compter le stock restant
2 personnes
Démonter le bar
3 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Ranger les chaises
3 personnes
Démonter la scène
5 personnes
Démonter l’équipement sonore
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Couper l’électricité
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 150
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 2
Porte-manteauxqté 4
Éléments de podiumqté 12
Escalier de podium
Sous-mains de barqté 3

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Toilettes DIXIqté 4
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 20

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 20
Panneaux de menuqté 4
Panneaux indicateursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Giletsqté 12

Autre

Caisses à monnaieqté 2
Braceletsqté 300
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200
Parapluiesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les autorisations et la visite du site au moins 8 à 12 semaines avant le concert. Vérifiez sur place les accès, les zones de stationnement, l’emplacement de la scène et les besoins en alimentation électrique.
Confirmez les artistes et le programme avant d’envoyer les invitations. Demandez les informations techniques de chaque groupe au plus tard 4 semaines avant l’événement afin d’adapter la table de mixage, les microphones, les retours et les enceintes.
Préparez un plan du terrain avec les flux du public, le balisage, le bar, les toilettes et les sorties. Faites-le relire à l’équipe au minimum 7 jours avant, puis imprimez plusieurs exemplaires pour les responsables sur place.
Ne laissez pas la météo au dernier moment : consultez les prévisions 72 heures avant et de nouveau le matin même. Prévoyez une décision claire pour les tentes, le matériel électrique et l’évacuation, puis consignez le scénario d’urgence.
Testez la caisse, les terminaux de paiement, les réfrigérateurs et l’éclairage avant l’ouverture des portes. Comptez au moins 60 minutes pour le briefing final et gardez une liste imprimée des contacts, fournisseurs et artistes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert en plein air ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour obtenir les autorisations, confirmer les artistes et réserver les fournisseurs. Les derniers contrôles du site, de la météo et du matériel se font pendant les 72 heures précédentes.
Quand faut-il vérifier les prévisions météo pour un concert en plein air ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une nouvelle 72 heures avant et le matin de l’événement. Utilisez ces échéances pour décider du maintien des tentes, de la protection du matériel et du plan d’urgence.
Que faut-il prévoir pour la sonorisation d’un concert en plein air ?: Prévoyez une table de mixage, des enceintes, des moniteurs de scène, des microphones et des pieds de micro adaptés aux artistes confirmés. Organisez un test complet avant l’ouverture des portes et gardez au moins 60 minutes pour corriger les problèmes de câblage ou de réglage.
Quand faut-il préparer le plan de circulation du public ?: Définissez les accès, le stationnement, les zones de bar, les toilettes et les sorties au plus tard 2 semaines avant le concert. Installez ensuite le balisage et vérifiez le parcours sur place le jour du montage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.