Open repetitie organiseren: checklist en planning
Een open repetitie vraagt meer voorbereiding dan een gewone repetitie: je maakt niet alleen ruimte voor spelers, maar ook voor publiek. Leg datum, programma en repetitietijden eerst vast en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en techniek. Op de dag zelf moeten publieksstoelen, repetitievloer, geluidsapparatuur, verlichting en catering elkaar niet in de weg zitten. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde uit te voeren, van reservering tot technische doorloop.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimte en repetitietijden reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Publiekslijst controleren
Programma afdrukken
Technische benodigdheden testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Catering voorbereiden
2 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Ruimte openen en ventileren
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Publieksstoelen opstellen
3 personen
Repetitievloer vrijmaken
2 personen
Podium- en speelvlak markeren
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Decor en rekwisieten klaarzetten
3 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Informatietafel inrichten
Programma's en naambadges klaarleggen
Technische doorloop uitvoeren
4 personen
Pauzehapjes voorbereiden
2 personen
Event
Acteurs en crew ontvangen
2 personen
Aanwezigheid van deelnemers registreren
Licht en geluid klaarzetten
2 personen
Repetitie met acteurs uitvoeren
8 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Programma kort toelichten
Open repetitie uitvoeren
8 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Vragen van publiek beantwoorden
2 personen
Publiek uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Rekwisieten en decor opruimen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Stoelen en tafels terugplaatsen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen inladen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Overgebleven catering opslaan
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 50
- Klaptafelsaantal 6
- Kapstokkenaantal 2
- Garderoberek
- Krukkenaantal 8
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Audiomixer
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Gaffer tapeaantal 4
- Flip-over
- Flip-overstiften
Verlichting
- LED-spotsaantal 4
- Lichtstatievenaantal 2
- Werklampenaantal 2
Decoratie
- Welkomstbord
- Programmastandaard
- Naambadgesaantal 50
- Badgehoudersaantal 50
- Pijlbordenaantal 6
- Tafelkledenaantal 6
- Garderobenummersaantal 50
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerlepelsaantal 8
- Koffiekannenaantal 3
- Waterkannenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Keukenmessenaantal 2
- Schaaltjesaantal 8
- Tangenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Vuilniszakhoudersaantal 4
- Schoonmaakemmeraantal 2
- Dweilmoppenaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de technische doorloop minimaal 60 minuten vóór de deuren opengaan. Test microfoons, speakers, audiomixer, verlichting en alle verlengkabels terwijl het speelvlak al is gemarkeerd.
- Controleer de publiekslijst uiterlijk 2 dagen vooraf en noteer dieetwensen bij de catering. Leg programma’s, naambadges en een duidelijke informatietafel klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt.
- Houd de repetitievloer volledig vrij van publieksstoelen, catering en losse kabels. Zet de stoelen pas op nadat het speelvlak, de decorstukken en de looproutes zijn bepaald.
- Koel dranken enkele uren vóór aanvang en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Zet herbruikbare bekers, koffie, borden en bestek op één vaste cateringtafel.
- Open en ventileer de ruimte minstens 30 minuten vóór ontvangst. Controleer daarna kapstokken, garderobenummers, pijlborden en het welkomstbord, omdat deze zaken vaak pas bij binnenkomst worden gemist.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een open repetitie organiseren?
- Leg de datum, ruimte en repetitietijden bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de open repetitie, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
- Wanneer moet ik de techniek voor een open repetitie testen?
- Test apparatuur thuis of voorafgaand aan de opbouw en doe op locatie een volledige technische doorloop minimaal 60 minuten voor de deuren opengaan. Controleer niet alleen microfoons en speakers, maar ook stekkerdozen, verlengkabels, lichtstatieven en werklampen.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een open repetitie?
- Zet voor elke bevestigde bezoeker één stoel klaar en houd 5 tot 10 extra stoelen achter de hand. Plaats publieksstoelen pas nadat de repetitievloer en het gemarkeerde speelvlak zijn vrijgemaakt.
- Wanneer moet ik catering en drank klaarzetten?
- Bereid pauzehapjes en de catering op de dag zelf zo veel mogelijk 1 tot 2 uur vóór aanvang voor. Koel dranken enkele uren vooraf en zet de cateringtafel pas neer nadat de publieks- en looproutes zijn ingericht.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!